Có những loại hóa đơn điện tử nào theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP?

1. Các loại hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

1.1. Hóa đơn giá trị gia tăng

Khoản 1 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức kinh tế khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:”

Theo đó, hóa đơn giá trị gia tăng được sử dụng đối với các hoạt động:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
• Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài;
• Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác của nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.

Đối tượng sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng là tổ chức kinh tế khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, đối với những hoạt động được liệt kê tại khoản 1 Điều 8 Nghị định, cụ thể bao gồm:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
• Thực hiện hoạt động vận tải quốc tế;
• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
• Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài;
• Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác của nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.

1.2. Hóa đơn bán hàng

Khoản 2 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hóa đơn bán hàng dành cho tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong những trường hợp cụ thể.

Đối với tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, hóa đơn bán hàng được sử dụng khi:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
• Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

Đối với tổ chức kinh tế, cá nhân trong khu phi thuế quan, hóa đơn bán hàng được sử dụng khi:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa;
• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giữa các tổ chức kinh tế, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau;
• Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

Trong các trường hợp này, hóa đơn phải ghi rõ:

“Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”

Ngoài ra, khoản 2 Điều 8 còn quy định riêng đối với doanh nghiệp chế xuất có hoạt động kinh doanh khác ngoài hoạt động chế xuất:

• Nếu khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng hóa đơn bán hàng.
• Nếu khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng.

1.3. Hóa đơn thương mại điện tử

Theo khoản 3 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn thương mại điện tử áp dụng đối với:

• Tổ chức kinh tế có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài;
• Hộ kinh doanh có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài;
• Cá nhân kinh doanh có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

Để sử dụng loại hóa đơn này, người xuất khẩu phải đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.

Đồng thời, khoản 3 Điều 8 Nghị định quy định:

“Trường hợp người xuất khẩu không đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế thì lựa chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.”

Như vậy, trường hợp không đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại điện tử đến cơ quan thuế, người xuất khẩu sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử theo quy định.

1.4. Hóa đơn điện tử bán tài sản công

Khoản 4 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Hóa đơn điện tử bán tài sản công được sử dụng khi bán, chuyển nhượng các tài sản công thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công.”

Theo đó, hóa đơn điện tử bán tài sản công được sử dụng đối với hoạt động bán, chuyển nhượng tài sản công theo quy định pháp luật. Loại hóa đơn này được quy định riêng với hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn bán hàng thông thường.

1.5. Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia

Theo khoản 5 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia được sử dụng khi cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định pháp luật.

Như vậy, đối tượng sử dụng loại hóa đơn này là các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước có hoạt động bán hàng dự trữ quốc gia.

2. Các chứng từ được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn

Bên cạnh các loại hóa đơn nêu trên, khoản 7 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định hai loại chứng từ được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn.

2.1. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Khoản 7 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP xác định phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là một trong các chứng từ được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn.

Theo điểm d.2 khoản 3 Điều 6 Nghị định này, tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ được lựa chọn sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ khi điều chuyển hàng hóa trong những trường hợp được quy định.

Cụ thể:

• Điều chuyển hàng hóa cho chi nhánh, cửa hàng hạch toán phụ thuộc ở tỉnh, thành phố khác để bán;
• Điều chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau.

Ngoài ra, điểm đ khoản 3 Điều 6 quy định tổ chức, cá nhân xuất hàng hóa bán lưu động sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; khi bán hàng phải lập hóa đơn điện tử theo quy định.

Về nội dung chứng từ, điểm g mục 9 Phụ lục Nội dung của hóa đơn ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP yêu cầu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thể hiện:

• Thông tin liên quan đến lệnh điều động nội bộ;
• Người nhận hàng, người xuất hàng;
• Địa điểm kho xuất, địa điểm nhận hàng;
• Phương tiện vận chuyển.

Trong đó:

• Tên người mua thể hiện người nhận hàng;
• Địa chỉ người mua thể hiện địa điểm kho nhận hàng;
• Tên người bán thể hiện người xuất hàng;
• Địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng và phương tiện vận chuyển.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ không thể hiện tiền thuế, thuế suất và tổng số tiền thanh toán.

2.2. Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

Loại chứng từ thứ hai được quy định tại khoản 7 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

Theo điểm d.2 khoản 3 Điều 6 Nghị định, tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ được lựa chọn sử dụng phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý đối với hàng hóa xuất cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng.

Về nội dung chứng từ, điểm g mục 9 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý thể hiện:

• Thông tin hợp đồng kinh tế;
• Người vận chuyển và phương tiện vận chuyển;
• Địa điểm kho xuất, địa điểm kho nhận;
• Tên sản phẩm, hàng hóa;
• Đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền.

Đồng thời, chứng từ phải ghi số, ngày tháng năm hợp đồng kinh tế ký giữa các bên; họ tên người vận chuyển, hợp đồng vận chuyển nếu có và thông tin địa điểm kho xuất hàng.

Như vậy, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý là hai loại chứng từ được quản lý như hóa đơn.

3. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và nguyên tắc sử dụng

Ngoài việc phân loại hóa đơn theo hoạt động kinh doanh, Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

3.1. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được lập từ hệ thống tính tiền của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và có dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thể là:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế;
• Dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Điểm c khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đối với tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng trong các lĩnh vực:

• Trung tâm thương mại, siêu thị;
• Bán lẻ, trừ ô tô, mô tô, xe máy và các loại xe có động cơ khác;
• Ăn uống, nhà hàng, khách sạn;
• Vận tải hành khách và dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ;
• Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, chiếu phim;
• Dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Tuy nhiên, trường hợp các đối tượng này đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì không bắt buộc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền 

3.2. Nguyên tắc đối với hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Khoản 9 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế phải bảo đảm các nguyên tắc:

• Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
• Không bắt buộc có chữ ký số;
• Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền, khi tra cứu thông tin từ Hệ thống thông tin quản lý thuế, được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Như vậy, hóa đơn điện tử từ máy tính tiền được Nghị định quy định riêng về cách khởi tạo, kết nối dữ liệu và nguyên tắc sử dụng.

Trên đây là thông tin về các loại hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Vui lòng xem chi tiết Nghị định 254/2026/NĐ-CP trên LuatVietnam.vn và các tính năng liên quan như: Tình trạng hiệu lực, Lược đồ...