Biên lai giấy chưa sử dụng hết được dùng đến khi nào?

1. Biên lai giấy chưa sử dụng hết được tiếp tục sử dụng đến ngày 31/12/2026

1.1. Thời hạn tiếp tục sử dụng biên lai giấy tự in, đặt in

Khoản 2 Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Biên lai giấy theo hình thức tự in, đặt in theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 chưa sử dụng hết được tiếp tục sử dụng cho đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2026.”

Theo đó, quy định chuyển tiếp áp dụng đối với hai loại biên lai:

• Biên lai giấy tự in: Biên lai được tự in theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và còn chưa sử dụng hết.
• Biên lai giấy đặt in: Biên lai được đặt in theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và còn chưa sử dụng hết.

Cả hai loại biên lai này được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/12/2026.

Như vậy, tổ chức đang sử dụng biên lai giấy tự in hoặc đặt in thuộc phạm vi quy định trên không phải ngừng sử dụng ngay khi Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực. Thay vào đó, Nghị định cho phép tiếp tục sử dụng số biên lai giấy chưa dùng hết trong thời gian chuyển tiếp đến hết năm 2026.

1.2. Phân biệt biên lai giấy với hóa đơn giấy của cơ quan thuế

Bên cạnh quy định chuyển tiếp đối với biên lai giấy, khoản 3 Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định:

“Kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành, hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng.”

Theo đó, cần phân biệt hai trường hợp:

• Biên lai giấy tự in, đặt in theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/12/2026.
• Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế: Hết giá trị sử dụng từ ngày Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực, tức ngày 01/7/2026.

Đối với hóa đơn đặt in của cơ quan thuế chưa sử dụng hết, cơ quan thuế, tổ chức kinh tế, tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải thực hiện tiêu hủy theo trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.

2. Biên lai giấy còn tồn phải tiêu hủy từ ngày 01/01/2027

Sau khi kết thúc thời gian chuyển tiếp, Nghị định 254/2026/NĐ-CP yêu cầu tổ chức sử dụng biên lai giấy xử lý số biên lai chưa sử dụng hết và thực hiện chuyển đổi sang biên lai điện tử.

2.1. Toàn bộ biên lai giấy chưa sử dụng phải được tiêu hủy

Khoản 2 Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Từ ngày 01 tháng 01 năm 2027, toàn bộ biên lai giấy chưa sử dụng phải thực hiện tiêu hủy theo trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.”

Theo đó, kể từ ngày 01/01/2027, toàn bộ số biên lai giấy chưa sử dụng phải thực hiện tiêu hủy.

Quy định áp dụng đối với số biên lai giấy còn tồn sau ngày 31/12/2026, bao gồm:

• Biên lai giấy tự in chưa sử dụng;
• Biên lai giấy đặt in chưa sử dụng.

Nghị định yêu cầu tiêu hủy toàn bộ biên lai giấy chưa sử dụng, không quy định tiếp tục sử dụng số biên lai còn tồn sau thời điểm này.

2.2. Việc tiêu hủy biên lai giấy thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính

Khoản 2 Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP xác định việc tiêu hủy biên lai giấy chưa sử dụng phải thực hiện theo trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.

Như vậy, Nghị định quy định rõ:

• Đối tượng phải tiêu hủy: Toàn bộ biên lai giấy chưa sử dụng sau thời gian chuyển tiếp.
• Thời điểm áp dụng: Từ ngày 01/01/2027.
• Trình tự, thủ tục tiêu hủy: Thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Do đó, nội dung được xác định trực tiếp từ Nghị định 254/2026/NĐ-CP là nghĩa vụ tiêu hủy số biên lai giấy còn tồn và mốc thời gian bắt đầu áp dụng nghĩa vụ này.

3. Tổ chức sử dụng biên lai giấy phải chuyển đổi sang biên lai điện tử

Cùng với yêu cầu chấm dứt sử dụng biên lai giấy, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định việc chuyển đổi sang biên lai điện tử, đồng thời xác định phương thức lập và nội dung cơ bản của loại chứng từ này.

3.1. Chuyển đổi sang biên lai điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu

Khoản 2 Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Tổ chức sử dụng biên lai giấy phải thực hiện chuyển đổi để áp dụng biên lai điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu.”

Theo đó, tổ chức đang sử dụng biên lai giấy phải chuyển đổi sang biên lai điện tử đáp ứng yêu cầu về định dạng chuẩn dữ liệu. Quy định này được đặt cùng với thời hạn sử dụng biên lai giấy đến hết ngày 31/12/2026 và yêu cầu tiêu hủy biên lai giấy còn tồn từ ngày 01/01/2027.

3.2. Các phương thức lập biên lai điện tử

Khoản 1 Điều 26 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chứng từ điện tử được lập theo các phương thức:

• Lập trực tiếp trên Hệ thống thông tin quản lý thuế;
• Lập thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ;
• Lập trên phần mềm chứng từ điện tử của đơn vị.

Như vậy, sau khi chuyển đổi sang biên lai điện tử, tổ chức có thể lập biên lai thông qua những phương thức nêu trên và phải bảo đảm nội dung theo quy định.

3.3. Các nội dung bắt buộc trên biên lai điện tử

Theo khoản 2 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, biên lai phải thể hiện các thông tin sau:

• Tên biên lai.
• Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai: Thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
• Số biên lai: Ghi bằng chữ số Ả-rập, tối đa 08 chữ số. Đối với biên lai điện tử, số biên lai bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm.
• Thông tin đơn vị thu: Tên và mã số thuế của tổ chức thu thuế, phí, lệ phí.
• Thông tin khoản thu: Tên loại thuế, phí, lệ phí và số tiền thể hiện bằng số, bằng chữ.
• Ngày lập biên lai: Ngày, tháng, năm lập.
• Chữ ký số: Chữ ký số của tổ chức thu thuế, phí, lệ phí.

Ngoài ra, khoản 2 Điều 23 quy định nội dung trên biên lai phải đúng với nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Biên lai được thể hiện bằng tiếng Việt; trường hợp cần bổ sung tiếng nước ngoài thì phần tiếng nước ngoài phải được trình bày theo quy định.

Đồng tiền trên biên lai là đồng Việt Nam, trừ trường hợp khoản thu phí, lệ phí được pháp luật quy định có mức thu bằng ngoại tệ và được thực hiện theo quy định tương ứng.

Trên đây là thông tin về thời hạn sử dụng biên lai giấy chưa sử dụng hết. Vui lòng xem chi tiết Nghị định 254/2026/NĐ-CP trên LuatVietnam.vn và các tính năng liên quan như: Tình trạng hiệu lực, Lược đồ...