Kinh phí công đoàn: Đối tượng đóng, mức đóng và thủ tục đóng [Cập nhật quy định mới 2026]

1. Đối tượng đống kinh phí công đoàn

Căn cứ quy định tại điểm b khoản 1 Điều 29 Luật Công đoàn 2024, đối tượng đóng kinh phí công đoàn gồm:

• Đoanh nghiệp

• Đơn vị sự nghiệp không hưởng 100% lương từ ngân sách nhà nước

• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã

• Cơ quan, tổ chức, đơn vị khác có sử dụng lao động theo quy định của pháp luật 

  

2. Mức đóng kinh phí công đoàn

Mức đóng kinh phí công đoàn bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 29 Luật Công đoàn.

3. Thủ tục đóng kinh phí công đoàn

3.1. Phương thức đóng kinh phí công đoàn

- Đóng mỗi tháng một lần cùng thời điểm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động đối với:

• Đơn vị sự nghiệp công lập không hưởng 100% lương từ ngân sách nhà nước (đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư, đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm chi thường xuyên).

• Đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm một phần chi thường xuyên.

• Cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam có liên quan đến tổ chức và hoạt động công đoàn, văn phòng điều hành của phía nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh tại Việt Nam có sử dụng lao động là người Việt Nam.

• Cơ quan, tổ chức, đơn vị khác, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

- Đóng mỗi tháng một lần hoặc 03 tháng một lần cùng với thời điểm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động trên cơ sở đăng ký với tổ chức công đoàn đối với: Tổ chức, doanh nghiệp nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp trả tiền lương theo chu kỳ sản xuất, kinh doanh.

(Theo Điều 4 Nghị định 105/2026/NĐ-CP)

3.2. Thời hạn đóng kinh phí công đoàn

Thời hạn đóng kinh phí công đoàn quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 105 như sau:

- Đóng theo tháng: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo đối với cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã đóng kinh phí công đoàn theo tháng quy định tại khoản 1 Điều này.

- Đóng 03 tháng một lần: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ.

3.3. Nơi đóng kinh phí công đoàn

- Nếu doanh nghiệp đã thành lập công đoàn cơ sở thì nộp kinh phí công đoàn thông qua công đoàn cơ sở.

- Nếu chưa có công đoàn cơ sở thì nộp cho công đoàn cấp trên trực tiếp do Liên đoàn Lao động địa phương hoặc công đoàn ngành quản lý.

Xem chi tiết: Hướng dẫn trích nộp kinh phí công đoàn mới nhất

4. Trường hợp nào được miễn, giảm, tạm dừng đóng kinh phí công đoàn

4.1. Miễn đóng kinh phí công đoàn

Doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thực hiện giải thể, phá sản theo quy định của pháp luật thì được xem xét miễn số tiền chưa đóng kinh phí công đoàn theo khoản 1 Điều 30 Luật Công Đoàn.

Trong đón, Điều 11 Nghị định 105 quy định cụ thể trường hợp miễn đóng kinh phí công đoàn như sau:

- Doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thực hiện giải thể theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật Hợp tác xã được Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam hoặc Liên đoàn Lao động cấp tỉnh xem xét và ban hành quyết định miễn số tiền chưa đóng kinh phí công đoàn theo quy định phân cấp của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam khi công đoàn tham gia phương án giải quyết nợ (trong đó có nợ đóng kinh phí công đoàn) của doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thực hiện giải thể.

- Doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thực hiện phá sản theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật Hợp tác xã, Luật Phá sản, Luật Phục hồi, Phá sản được Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam hoặc Liên đoàn Lao động cấp tỉnh xem xét và ban hành quyết định miễn số tiền chưa đóng kinh phí công đoàn theo quy định phân cấp của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam khi công đoàn nộp đơn yêu cầu áp dụng thủ tục phá sản đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

4.2. Giảm mức đóng kinh phí công đoàn

Theo khoản 2 Điều 30 Luật Công đoàn, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã gặp khó khăn vì lý do kinh tế hoặc bất khả kháng thì được xem xét giảm mức đóng kinh phí công đoàn.

Điều 12 Nghị định 105 quy định cụ thể việc giảm mức đóng kinh phí công đoàn như sau:

- Các trường hợp được xem xét giảm mức đóng kinh phí công đoàn là các trường hợp đã hết thời gian được tạm dừng đóng kinh phí công đoàn, tiếp tục phải cắt giảm số lao động hiện có:

• Từ 30% hoặc từ 30 lao động trở lên đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã có sử dụng dưới 200 lao động và đối với hợp tác xã từ 30 thành viên chính thức, thành viên liên kết góp vốn của hợp tác xã;
• Từ 50 lao động trở lên đối với người sử dụng lao động có sử dụng lao động từ 200 đến 1000 lao động và đối với hợp tác xã từ 50 thành viên chính thức, thành viên liên kết góp vốn của hợp tác xã;
• Từ 100 lao động trở lên đối với người sử dụng lao động có sử dụng trên 1000 lao động và đối với hợp tác xã từ 100 thành viên chính thức, thành viên liên kết góp vốn của hợp tác xã (các trường hợp trên không bao gồm việc tuyển dụng mới 20% so với số lượng lao động bị cắt giảm trong vòng 3 tháng kể từ ngày cắt giảm lao động).

Thời gian giảm mức đóng kinh phí công đoàn:

• Thời gian giảm mức đóng kinh phí công đoàn theo tháng và không quá 06 tháng.

• Mức giảm đóng kinh phí công đoàn tối đa 20% mức đóng kinh phí công đoàn.

4.3. Tạm dừng đóng kinh phí công đoàn

Điều 13 Nghị định 105 quy định cụ thể về việc tạm dừng đóng kinh phí công đoàn như sau:

- Các trường hợp được xem xét tạm dừng đóng kinh phí công đoàn:

• Gặp khó khăn do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc khủng hoảng, suy thoái kinh tế hoặc thực hiện chính sách của Nhà nước khi tái cơ cấu nền kinh tế.

• Gặp khó khăn do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, mất mùa.

- Điều kiện được xem xét tạm dừng đóng kinh phí công đoàn:

• Doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thuộc một trong các trường hợp xem xét tạm dừng đóng kinh phí công đoàn đáp ứng một trong các điều kiện dưới đây:

• Phải tạm dừng sản xuất, kinh doanh từ 30 ngày trở lên và không giải quyết được việc làm cho người lao động, trong đó số lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc phải tạm thời nghỉ việc xin tạm dừng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc vào quỹ hưu trí và tử tuất từ 50% tổng số lao động có mặt trước khi tạm dừng sản xuất, kinh doanh trở lên;

• Bị thiệt hại trên 50% tổng giá trị tài sản do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, mất mùa gây ra (không kể giá trị tài sản là đất).

- Thời gian tạm dừng đóng kinh phí công đoàn: Tạm dừng theo tháng và không quá 12 tháng.

5. Chậm đóng, không đóng kinh phí công đoàn bị phạt bao nhiêu?

Theo Điều 38 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động chậm đóng kinh phí công đoàn; đóng không đúng mức; hoặc đóng không đủ số người thuộc diện phải đóng sẽ bị phạt tiền từ 12% đến dưới 15% tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính, nhưng tối đa không quá 75 triệu đồng.

Trường hợp không đóng kinh phí công đoàn cho toàn bộ người lao động thuộc diện phải đóng, mức phạt từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng, tối đa không quá 75 triệu đồng.

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn buộc phải nộp đủ số tiền kinh phí công đoàn chưa đóng hoặc đóng thiếu và khoản tiền lãi phát sinh do chậm đóng. Khoản lãi này được tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt.

6. Câu hỏi thường gặp về đóng kinh phí công đoàn

6.1. Doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở có phải đóng kinh phí công đoàn không?

Pháp luật quy định doanh nghiệp có sử dụng lao động theo hợp đồng đều phải đóng kinh phí công đoàn, không gắn với điều kiện doanh nghiệp đã có công đoàn cơ sở hay chưa.

Vì vậy, doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở cũng phải đóng kinh phí công đoàn.

6.2. Kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn khác nhau thế nào?

Kinh phí công đoàn là một khoản tài chính công đoàn được đóng bởi doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức (không phân biệt doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đó có hay không có công đoàn cơ sở). 

Đoàn phí công đoàn hoặc còn được gọi là tiền công đoàn, là thuật ngữ được dùng để chỉ khoản tài chính công đoàn được đóng bởi người lao động có tham gia tổ chức công đoàn cơ sở trong doanh nghiệp. 

6.3. Kinh phí công đoàn được hạch toán vào chi phí doanh nghiệp không?

Điều 5 Nghị định 105/2026 quy định nguồn đóng kinh phí công đoàn được hạch toán vào chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trong kỳ theo quy định của pháp luật.