Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự

1. Trường hợp không được chứng thực chữ ký theo quy định

Theo Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi tại khoản 4 Điều 1 Nghị định 07/2025/NĐ-CP và điểm c khoản 1 Điều 2 Nghị định 280/2025/NĐ-CP quy định không được chứng thực chữ ký trong các trường hợp sau:

- Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

-  Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu/giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.

-  Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này.

-  Giấy tờ, văn bản có nội dung là giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định này hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Quy định về chứng thực bản dịch tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Tại khoản 11 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Trường hợp người dịch là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự đồng thời là người thực hiện chứng thực tại các Cơ quan đại diện thì viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự phải cam đoan về việc đã dịch chính xác nội dung giấy tờ, văn bản; ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Cơ quan đại diện.”

3. Thủ tục Chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự

3.1 Thành phần hồ sơ yêu cầu những gì?

Quyết định 3152/QĐ-BTP quy định hồ sơ thủ tục chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự, bao gồm:

 Bản dịch và giấy tờ, văn bản cần dịch.

3.2 Cách thức và thời gian thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký người dịch (viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự)

- Nộp hồ sơ trực tiếp tại Cơ quan đại diện.

- Thời hạn thực hiện 

Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực là ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. 

Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo thỏa thuận thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

3.3 Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục

+ Giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch:

+ Giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa, sửa chữa; thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

+ Giấy tờ, văn bản bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung.

+ Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được dịch.

+ Giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

+ Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP; trừ hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ.

3.4 Trình tự thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự

(1) Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự phải cam đoan về việc đã dịch chính xác nội dung giấy tờ, văn bản;

(2) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan đại diện và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản dịch giấy tờ, văn bản có từ 02 trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người dịch và người thực hiện chứng thực; số lượng trang, tờ và lời chứng được ghi tại trang cuối của bản dịch hoặc trang liền sau trang cuối của bản dịch; nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

(3) Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.

Bài viết trên hướng dẫn thủ tục chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự