Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch là cộng tác viên dịch thuật của UBND cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng

1. Quy định về chứng thực chữ ký người dịch như thế nào?

Căn cứ theo khoản 11 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP quy định về chứng thực chữ ký người dịch như sau:

- Người dịch là cộng tác viên của UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng khi yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình bản dịch và giấy tờ cần dịch.

Người chứng thực đối chiếu chữ ký trên bản dịch với chữ ký mẫu; nếu nghi ngờ, yêu cầu người dịch ký trực tiếp trước mặt.

- Người không phải cộng tác viên dịch thuật nhưng tự dịch để sử dụng cá nhân phải xuất trình:

• Giấy tờ tùy thân hợp lệ (CCCD, hộ chiếu...);

• Bằng cấp, chứng chỉ ngoại ngữ (trừ ngôn ngữ không phổ biến, có thể thay bằng cam kết thông thạo);

• Bản dịch kèm giấy tờ cần dịch.

Lưu ý: Người yêu cầu chứng thực phải ký trực tiếp trước mặt người thực hiện chứng thực, trừ trường hợp được pháp luật cho phép ký trước.

2. Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch là cộng tác viên dịch thuật của UBND cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng

Căn cứ tại Quyết định 3152/QĐ-BTP quy định thủ tục chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch là cộng tác viên dịch thuật của UBND cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng, như sau:

2.1 Thành phần và cách thức thực hiện thủ tục

- Thành phần hồ sơ: 

Bản dịch và giấy tờ, văn bản cần dịch.

- Cách thức thực hiện:

Nộp hồ sơ trực tiếp tại Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng.

2.2 Thời hạn thực hiện thủ tục bao lâu?

Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực là ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.

Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo thỏa thuận thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

2.3 Điều kiện thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký người dịch

+ Giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch:

+ Giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa, sửa chữa; thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

+ Giấy tờ, văn bản bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung.

+ Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được dịch.

+ Giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP .

+ Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, trừ giấy hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ.

2.4 Trình tự thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký người dịch

(1) Người yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch phải xuất trình các giấy tờ phục vụ việc chứng thực chữ ký người dịch.

(2) Người thực hiện chứng thực (hoặc người tiếp nhận hồ sơ) kiểm tra giấy tờ do người yêu cầu chứng thực xuất trình, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định và giấy tờ, văn bản được dịch không thuộc các trường hợp giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch thì thực hiện chứng thực như sau:

- Khi thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của người dịch trên bản dịch với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực; trường hợp nghi ngờ chữ ký trên bản dịch so với chữ ký mẫu thì yêu cầu người dịch ký trước mặt.

- Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký người dịch theo mẫu quy định;

- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản dịch giấy tờ, văn bản có từ 02 trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người dịch và người thực hiện chứng thực; số lượng trang, tờ và lời chứng được ghi tại trang cuối của bản dịch hoặc trang liền sau trang cuối của bản dịch; nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

(3) Người thực hiện chứng thực không yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp, xuất trình bản chính hoặc bản sao các giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên VNeID khi người yêu cầu chứng thực đã xuất trình thông tin tương ứng từ VNeID.

Trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị và người thực hiện chứng thực có thể khai thác thông tin, giấy tờ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật thì người thực hiện chứng thực có trách nhiệm thực hiện việc khai thác thông tin, giấy tờ từ các cơ sở dữ liệu này, không yêu cầu người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính, bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực đối với các thông tin, giấy tờ đã được khai thác.

Trên đây là bài viết hướng dẫn thủ tục Chứng thực chữ ký người dịch mà người dịch là cộng tác viên dịch thuật của UBND cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng.