Hướng dẫn thủ tục cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

Cụ thể, Quyết định 3677/QĐ-BNG của Bộ Ngoại giao về việc công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung lĩnh vực xuất nhập cảnh thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Ngoại giao quy định thủ tục cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ tại cơ quan trong nước và cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

1. Cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ tại cơ quan trong nước của Bộ Ngoại giao

1.1 Cách thức thực hiện thủ tục

- Trực tiếp nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Bộ phận Một cửa của Bộ Ngoại giao.

- Trực tiếp nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh.

- Nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Cơ quan Ngoại vụ địa phương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương theo hướng dẫn và địa điểm công bố của các Cơ quan Ngoại vụ địa phương.

- Qua môi trường điện tử theo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao.

1.2 Thành phần hồ sơ yêu cầu những gì?

- Tờ khai đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và công hàm hỗ trợ xin thị thực (theo Mẫu 01/NG-XNC ban hành kèm theo Thông tư số 08/2025/TT-BNG ngày 13/06/2025 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao)

- 02 ảnh giống nhau, cỡ 4cm x 6cm, nền màu trắng, đầu để trần, không đeo kính màu, chụp không quá 01 năm (01 ảnh dán vào Tờ khai và 01 ảnh đính kèm).

- 01 bản chính văn bản cử hoặc cho phép cán bộ, công chức, viên chức quản lý, sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp đi nước ngoài.

- Trường hợp vợ, chồng và con dưới 18 tuổi đi thăm hoặc đi theo thành viên cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, cơ quan thông tấn và báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài quy định tại khoản 14 Điều 8 và khoản 5 Điều 9 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam:

+ Văn bản có ý kiến đồng ý của Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Ngoại giao.

+ 01 bản chụp Giấy khai sinh hoặc Bản sao trích lục khai sinh hoặc Giấy chứng nhận việc nuôi con nuôi đối với con dưới 18 tuổi (xuất trình bản chính để đối chiếu).

- 01 bản chụp Căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh sỹ quan đối với lực lượng vũ trang (xuất trình bản chính để đối chiếu).

- Người đề nghị cấp hộ chiếu gắn chip thực hiện việc chụp ảnh và lấy vân tay theo hướng dẫn của công chức tiếp nhận (nếu cần thiết).

- Giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức đối với trường hợp người đại diện nộp thay và xuất trình giấy tờ tùy thân để đối chiếu.

- Hộ chiếu ngoại giao hoặc hộ chiếu công vụ cấp lần gần nhất. Trường hợp mất hộ chiếu thì nộp 01 bản chính văn bản thông báo mất hộ chiếu của Cơ quan quản lý hộ chiếu.

- Trường hợp đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ theo quy định tại Khoản 15 Điều 8 và Khoản 6 Điều 9 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam thì cần bổ sung 01 bản chính văn bản đề nghị gửi Bộ Ngoại giao của cơ quan có thẩm quyền quy định tại Điều 11 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.

1.3 Thời hạn giải quyết thủ tục bao lâu?

- Đối với hồ sơ nộp tại Bộ phận tiếp nhận: không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

- Đối với hồ sơ nộp qua Cơ quan Ngoại vụ địa phương:

+ Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan Ngoại vụ gửi hồ sơ cho Bộ phận Một cửa của Bộ Ngoại giao qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc trực tiếp nộp tại Bộ phận Một cửa của Bộ Ngoại giao.

+ Trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ phận Một cửa chuyển hồ sơ cho Đơn vị chuyên môn giải quyết và trả kết quả cho Cơ quan Ngoại vụ.

+ Sau khi nhận được kết quả từ Bộ phận tiếp nhận, Cơ quan Ngoại vụ trả kết quả cho tổ chức, cá nhân.

1.4 Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục 

- Cơ quan, người có thẩm quyền cử người mang hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ đi công tác nước ngoài: quy định tại Điều 11 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam năm 2019; sửa đổi, bổ sung năm 2023.

- Văn bản cử hoặc cho phép cán bộ, công chức, viên chức quản lý, sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp đi nước ngoài: quy định tại Điều 4 Thông tư số 08/2025/TT-BNG ngày 13/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, thu hồi, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm hỗ trợ xin thị thực.

- Văn bản ủy quyền hoặc cho phép đi công tác nước ngoài đáp ứng quy định tại Điều 5 Thông tư số 08/2025/TT-BNG ngày 13/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, thu hồi, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm hỗ trợ xin thị thực.

- Người thuộc diện được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ quy định tại các Điều 8 và 9 của Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.

1.5 Trình tự các bước thực hiện thủ tục cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ 

Bước 1: Tổ chức, cá nhân chuẩn bị hồ sơ theo quy định và nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận.

Bộ phận tiếp nhận bao gồm:

- Bộ phận Một cửa của Bộ Ngoại giao tại số 40 Trần Phú, phường Ba Đình, Thành phố Hà Nội;

- Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh tại số 6 Alexandre De Rhodes, phường Sài Gòn, Thành phố Hồ Chí Minh.

Trường hợp có yêu cầu đề nghị cấp hộ chiếu điện tử, hồ sơ có thể được nộp qua các Cơ quan Ngoại vụ địa phương theo hướng dẫn và địa điểm công bố của các Cơ quan Ngoại vụ địa phương.

Bước 2: Bộ phận tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết, Bộ phận tiếp nhận hướng dẫn tổ chức, cá nhân liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy định.

- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, chưa đầy đủ, Bộ phận tiếp nhận hướng dẫn tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định và trả lại hồ sơ kèm “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ”. Việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ phải cụ thể, đầy đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác. Thời hạn giải quyết TTHC được tính từ ngày hồ sơ được bổ sung, hoàn thiện đầy đủ theo quy định.

- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết theo quy định, Bộ phận tiếp nhận từ chối nhận hồ sơ và trả lại hồ sơ kèm “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết”.

- Trường hợp hồ sơ hợp lệ, đủ điều kiện giải quyết, Bộ phận tiếp nhận tiến hành nhận hồ sơ, in “Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả” và chuyển hồ sơ đến Đơn vị chuyên môn để giải quyết theo thẩm quyền.

Bước 3: Đơn vị chuyên môn giải quyết và trả kết quả cho Bộ phận tiếp nhận theo quy định:

- Trường hợp hồ sơ phải bổ sung, hoàn thiện theo quy định, Đơn vị chuyên môn phải thông báo bằng văn bản, ghi rõ lý do, nội dung cần bổ sung theo mẫu “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ” để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận tiếp nhận. Việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ chỉ được thực hiện một (01) lần. Thời hạn giải quyết TTHC được tính lại từ đầu, sau khi nhận đầy đủ hồ sơ.

- Trường hợp không thể trả kết quả đúng thời hạn hoặc hồ sơ phải xin ý kiến của cấp/cơ quan có thẩm quyền liên quan, Đơn vị chuyên môn phải thông báo bằng văn bản cho Bộ phận tiếp nhận và gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân, trong đó ghi rõ lý do quá hạn và thời gian sẽ trả kết quả theo mẫu “Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả”. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một (01) lần.

- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, Đơn vị chuyên môn trả lại hồ sơ, kèm văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ theo mẫu “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua Bộ phận tiếp nhận.

- Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện giải quyết, Đơn vị chuyên môn giải quyết và trả kết quả cho Bộ phận tiếp nhận đúng thời gian quy định.

Bước 4: Sau khi nhận kết quả giải quyết TTHC từ Đơn vị chuyên môn, Bộ phận tiếp nhận kiểm tra lại các thông tin và trả kết quả cho tổ chức, cá nhân. Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, Bộ phận tiếp nhận giải thích rõ cho tổ chức, cá nhân về lý do từ chối giải quyết hồ sơ theo nội dung trong “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” của Đơn vị chuyên môn.

2. Cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

2.1 Thành phần hồ sơ thủ tục Cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

- Tờ khai đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực. (theo Mẫu 01/NG-XNC ban hành kèm theo Thông tư số 08/2025/TT-BNG ngày 13/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao)

- 02 ảnh giống nhau, cỡ 4cm x 6cm, nền màu trắng, đầu để trần, không đeo kính màu, chụp không quá 01 năm (01 ảnh dán vào Tờ khai và 01 ảnh đính kèm).

- 01 bản chính văn bản cử hoặc cho phép cán bộ, công chức, viên chức quản lý, sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp đi nước ngoài.

- 01 văn bản của cơ quan, người có thẩm quyền về việc bổ nhiệm chức vụ hoặc thay đổi vị trí công tác đối với trường hợp quy định tại điểm b, c khoản 1 Điều 13 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.

- Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cấp lần gần nhất (nếu có). Trường hợp bị mất phải có đơn trình báo mất hộ chiếu với Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

- Đối với trường hợp con mới sinh ở nước ngoài trong nhiệm kỳ công tác của thành viên cơ quan đại diện, cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài thì bổ sung 01 bản sao Giấy khai sinh (hoặc Bản sao trích lục khai sinh).

- Người đề nghị cấp hộ chiếu gắn chip thực hiện việc chụp ảnh và lấy vân tay theo hướng dẫn của cán bộ tiếp nhận (nếu cần thiết).

- Các giấy tờ liên quan khác theo quy định pháp luật.

2.2 Điều kiện thực hiện thủ tục 

- Cơ quan, người có thẩm quyền cử người mang hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ đi công tác nước ngoài: quy định tại Điều 11 Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam năm 2019; sửa đổi, bổ sung năm 2023.

- Văn bản cử hoặc cho phép cán bộ, công chức, viên chức quản lý, sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp đi nước ngoài: quy định tại Điều 4 Thông tư số 08/2025/TT-BNG ngày 13/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, thu hồi, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm hỗ trợ xin thị thực.

- Văn bản ủy quyền hoặc cho phép đi công tác nước ngoài đáp ứng quy định tại Điều 5 Thông tư số 08/2025/TT-BNG ngày 13/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp, gia hạn, thu hồi, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm hỗ trợ xin thị thực.

- Người thuộc diện được cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ quy định tại các Điều 8 và 9 của Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.

2.3 Cách thức thực hiện và thời hạn giải quyết thủ tục

- Trực tiếp nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

- Không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

2.4 Trình tự các bước thực hiện 

Bước 1: Tổ chức, cá nhân chuẩn bị hồ sơ theo quy định và nộp hồ sơ tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Bước 2: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài kiểm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ:

- Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, chưa đầy đủ, cán bộ tiếp nhận hướng dẫn tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định và trả lại hồ sơ kèm “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ”. Việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ phải cụ thể, đầy đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác. Thời hạn giải quyết TTHC được tính từ ngày hồ sơ được bổ sung, hoàn thiện đầy đủ theo quy định.

- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết theo quy định, cán bộ tiếp nhận từ chối nhận hồ sơ và trả lại hồ sơ kèm “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” cho tổ chức, cá nhân.

- Trường hợp hồ sơ hợp lệ, đủ điều kiện giải quyết, cán bộ tiếp nhận tiến hành nhận hồ sơ, in “Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả”.

Bước 3: Cơ quan đại diện giải quyết và trả kết quả theo quy định:

- Trường hợp hồ sơ phải bổ sung, hoàn thiện theo quy định, Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phải kịp thời thông báo bằng văn bản, ghi rõ lý do, nội dung cần bổ sung theo mẫu “Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ” cho tổ chức, cá nhân. Việc yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ chỉ được thực hiện một (01) lần. Thời hạn giải quyết TTHC được tính lại từ đầu, sau khi nhận đầy đủ hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ phải xác minh, xin ý kiến của cấp/cơ quan có thẩm quyền liên quan, không thể trả kết quả đúng thời hạn, Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phải thông báo bằng văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân, trong đó ghi rõ lý do quá hạn và thời gian sẽ trả kết quả theo mẫu “Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả”. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một (01) lần.

- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài trả lại hồ sơ, kèm văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ theo mẫu “Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ” cho tổ chức, cá nhân.

- Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện giải quyết, Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài giải quyết và trả kết quả đúng thời gian quy định.

Trên đây là bài viết hướng dẫn thủ tục cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ theo Quyết định 3677/QĐ-BNG.