Hướng dẫn đổi địa chỉ công ty khi thay đổi địa giới hành chính

Việc thay đổi tên, chia, tách các đơn vị hành chính luôn diễn ra ở tất cả các địa phương. Điều này sẽ làm thay đổi địa chỉ của công ty. Vậy có cần đổi địa chỉ công ty khi thay đổi địa giới hành chính hay không?

Doanh nghiệp phải làm gì khi thay đổi địa giới hành chính?

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Khái niệm địa giới hành chính được hiểu là ranh giới các đơn vị hành chính kèm theo địa danh và một số yếu tố chính về tự nhiên, kinh tế, xã hội. Địa giới hành chính được xác định bằng các mốc giới cụ thể thể hiện tọa độ vị trí đó.

Trên cơ sở xác định địa giới hành chính, Nhà nước sẽ tiến hành phân cấp đơn vị hành chính theo các cấp như: xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố… Việc xác định địa giới hành chính, lập và quản lý hồ sơ địa giới hành chính các cấp trong phạm vi cả nước do Chính phủ quy định.

Nếu có sự thay đổi về địa giới hành chính thì thông tin về trụ sở sở chính của doanh nghiệp cũng sẽ có sự thay đổi. Mặc dù doanh nghiệp không phải di chuyển trụ sở nhưng tên trụ sở về mặt hành chính và trên thực tế đã có sự thay đổi.

Theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là một trong những thông tin thể hiện Giấy chứng nhân đăng ký doanh nghiệp. Khoản 1 Điều 20 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định:

“Doanh nghiệp phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp quy định tại Điều 28 của Luật này”

Bên cạnh đó điểm a khoản 2 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định như sau:

2. Doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện việc cập nhật, bổ sung thông tin trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại khoản 3 Điều 8 Luật Doanh nghiệp

, như sau:

a) Trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng không thuộc các trường hợp đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quy định từ Điều 47 đến Điều 55 Nghị định này, doanh nghiệp gửi thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh nhận thông báo, xem xét tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp;

Như vậy, khi có thay đổi về địa giới hành chính làm thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cập nhật thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Xem thêm Đổi tên công ty, văn bằng bảo hộ nhãn hiệu có cần phải sửa?

Thủ tục cập nhật thông tin doanh nghiệp khi thay đổi địa giới hành chính

1. Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:

- Thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp.

- Trường hợp không phải chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp đến nộp hồ sơ thì người được ủy quyền phải nộp văn bản uỷ quyền kèm bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân:

+ Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.

+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

 2. Nơi nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ bằng một trong hai phương thức:

- Nộp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư (Phòng Đăng ký kinh doanh) tỉnh/ thành phố nơi doanh nghiệp đóng trụ sở chính;

- Nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng điện tử tại Cổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia (Đối với Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh bắt buộc nộp qua mạng).

3. Thời gian giải quyết

03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

4. Lệ phí giải quyết

Miễn lệ phí (Theo khoản 3 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP).

Như vậy, khi địa giới hành chính thay đổi thì địa chỉ công ty cũng phải được thay đổi. Trong trường hợp này, công ty làm thủ tục cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp và sẽ được miễn lệ phí khi thực hiện.

Trên đây là hướng dẫn đổi địa chỉ công ty khi thay đổi địa giới hành chính. Nếu có vướng mắc, bạn đọc vui lòng liên hệ 19006192 để được hỗ trợ.