Những việc doanh nghiệp cần làm khi thay đổi địa giới hành chính

Những việc doanh nghiệp cần làm khi thay đổi địa giới hành chính

Cập nhật địa chỉ doanh nghiệp trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Nếu có sự thay đổi về địa giới hành chính thì thông tin về trụ sở sở chính của doanh nghiệp cũng sẽ có sự thay đổi. Mặc dù thực tế doanh nghiệp không di chuyển trụ sở nhưng tên trụ sở về mặt hành chính thì tên địa chỉ đã không còn phù hợp.

Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là một trong những thông tin thể hiện Giấy chứng nhân đăng ký doanh nghiệp theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020.

Trong đó, khoản 1 Điều 20 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Đồng thời, điểm a khoản 2 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP cũng quy định:

2. Doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện việc cập nhật, bổ sung thông tin trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại khoản 3 Điều 8 Luật Doanh nghiệp, như sau:

a) Trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng không thuộc các trường hợp đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quy định từ Điều 47 đến Điều 55 Nghị định này, doanh nghiệp gửi thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh nhận thông báo, xem xét tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp;

Như vậy, khi địa chỉ trụ sở chính có thay đổi về tên gọi, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cập nhật thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Doanh nghiệp nên chủ động cập nhật địa chỉ để đảm bảo sự thống nhất trong toàn bộ hồ sơ pháp lý, tài liệu giao dịch, tránh rủi ro pháp lý trong các giao dịch sau này.

Cập nhật địa chỉ doanh nghiệp trên: token, con dấu, hóa đơn, tài khoản ….

Sau khi cập nhật địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần điều chỉnh địa chỉ trên các giấy tờ quan trọng như con dấu, hóa đơn, tài khoản ngân hàng, hợp đồng, và các giấy tờ có giá khác.

Điều này nhằm đảm bảo tính nhất quán và tránh nhầm lẫn trong quá trình giao dịch và hoạt động kinh doanh. ​

Thay đổi thông tin địa chỉ doanh nghiệp trên: bảng hiệu công ty, bảng tên, website ….

Doanh nghiệp cần cập nhật địa chỉ mới trên bảng hiệu công ty, bao thư, bao bì, name card, website, email, và các tài liệu marketing khác để giúp khách hàng và đối tác dễ dàng liên hệ, thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật. ​

Thực hiện các thủ tục cập nhật khác

Doanh nghiệp có thể thông báo về việc thay đổi địa chỉ đến các đối tác kinh doanh, khách hàng, và những bên liên quan khác.

Thủ tục cập nhật thông tin doanh nghiệp khi thay đổi địa giới hành chính

Thành phần hồ sơ

Doanh nghiệp chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:

- Thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp.

- Trường hợp không phải chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp đến nộp hồ sơ thì người được ủy quyền phải nộp văn bản uỷ quyền kèm bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân:

• Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
• Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

Nơi nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ bằng một trong hai phương thức:

- Nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đóng trụ sở chính;

- Nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng điện tử tại Cổng Thông tin Đăng ký doanh nghiệp Quốc gia.

Trên đây là thông tin về: Những việc doanh nghiệp cần làm khi thay đổi địa giới hành chính.