Ai được giữ con dấu công ty theo quy định mới nhất?

1. Con dấu công ty ai giữ theo quy định mới nhất?

Việc quản lý sử dụng và lữu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty/quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện… của doanh nghiệp có dấu ban hành (theo khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020).

Có thể thấy, không quy định bắt buộc ai là người giữ con dấu công ty mà để doanh nghiệp tự quyết định và quy định trong Điều lệ công ty hoặc quy chế của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện…

Trước đây, Luật Doanh nghiệp 2005 ấn định rõ người duy nhất có thẩm quyền quản lý con dấu công ty là người đại diện theo pháp luật.

Hiện nay quy định này đã linh hoạt, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc quản lý, sử dụng con dấu công ty. Các công ty được lựa chọn ai được quyền giữ con dấu.

Thông thường, các công ty vẫn sẽ để người đại diện theo pháp luật bảo quản và quản lý con dấu công ty.

Tuy nhiên, cũng có không ít doanh nghiệp quy định văn thư, kế toán trưởng là người lưu giữ con dấu tại trụ sở công ty và chỉ được mang con dấu ra khỏi trụ sở khi được người đại diện theo pháp luật chấp thuận bằng văn bản.

2. Chữ ký số có phải đóng dấu không?

Chữ ký số được gọi là “con dấu điện tử” của doanh nghiệp, chữ ký số được dùng thay thế chữ ký sống và con dấu (khắc) trên các văn bản, tài liệu số.

Khoản 1 điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: 

1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Theo đó, con dấu của doanh nghiệp tồn tại dưới 02 hình thức: 

- Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu; 

- Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. 

Đối chiếu với khoản 12 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023:

Điều 3: Giải thích từ ngữ

…

11. Chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu.

12. Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu. 

Có thể hiểu chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng để ký thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng Internet. 

3. Cơ quan nào cấp con dấu cho doanh nghiệp?

Doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức cũng như nội dung con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện… của doanh nghiệp.

Khoản 2 điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: 

2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

Theo đó, chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên/Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu.

Trên đây là giải đáp về vấn đề Con dấu công ty ai giữ, nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan, vui lòng gọi ngay đến số 0938.36.1919 để được hỗ trợ, giải đáp kịp thời.