Thủ tục điều chỉnh thông tin sổ bảo hiểm xã hội mới nhất

1. Thay đổi thông tin cá nhân có phải điều chỉnh sổ BHXH?

Căn cứ Quyết định 1035/QĐ-BHXH quy định về mẫu sổ BHXH, mỗi người tham gia được cấp và bảo quản một sổ BHXH duy nhất.

Cũng theo Điều 4 Quy định ban hành kèm theo Quyết định 1035/QĐ-BHXH, sổ BHXH được cấp sẽ biểu thị các thông tin cá nhân của người lao động, bao gồm:

- Họ và tên: Ghi đầy đủ họ và tên của người tham gia.

- Ngày, tháng, năm sinh: Ghi ngày, tháng, năm sinh của người tham gia. Trường hợp không xác định được ngày, tháng sinh thì chỉ ghi năm sinh hoặc không xác định được ngày sinh thì chỉ ghi tháng sinh, năm sinh.

- Giới tính: Ghi Nam (hoặc Nữ).

- Quốc tịch: Ghi quốc tịch của người tham gia.

- Số chứng minh nhân dân/ hộ chiếu/ thẻ căn cước: Ghi số trên chứng minh nhân dân của người tham gia. Trường hợp người tham gia vừa có chứng minh nhân dân (CMND), hộ chiếu, thẻ căn cước công dân (CCCD) thì ghi theo thứ tự ưu tiên chứng minh nhân dân, hộ chiếu, thẻ căn cước.

Theo đó, khi có thay đổi về một hoặc một số các thông tin trên, người lao động cần tiến hành thủ tục điều chỉnh để đảm bảo tính chính xác khi đối chiếu thông tin cá nhân của người lao động với nội dung trên sổ.

2. Thủ tục điều chỉnh thông tin sổ BHXH mới nhất

Theo Quyết định 1318/QĐ-BHXH 2023 quy định thủ tục cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH như sau:

2.1. Trình tự thực hiện

Bước 1. Lập hồ sơ theo quy định tại mục 4.3 (Thành phần hồ sơ).

Bước 2. Nộp hồ sơ

- Người tham gia

• Người đang làm việc: Nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH trực tiếp thu.

• Người tham gia BHXH tự nguyện, người tham gia BHYT theo hộ gia đình, người được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần mức đóng BHYT: Nộp hồ sơ cho Tổ chức dịch vụ hoặc cơ quan BHXH trực tiếp thu.

• Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH hoặc đã được giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH đề nghị cấp lại, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH: Nộp cho cơ quan BHXH trên toàn quốc.

• Người tham gia do tổ chức BHXH đóng BHYT: Nộp hồ sơ cho UBND xã hoặc cho cơ quan BHXH. Đối với người đang hưởng trợ cấp thất nghiệp khi cấp lại, đổi thẻ BHYT: Nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH tỉnh.

• Người tham gia do ngân sách nhà nước đóng, hỗ trợ 100% mức đóng BHYT: Nộp hồ sơ cho UBND xã hoặc cho cơ quan BHXH trực tiếp thu. Người đã hiến bộ phận cơ thể: nộp Giấy ra viện cho cơ quan BHXH trực tiếp thu.

• Học sinh, sinh viên đóng BHYT: Nộp hồ sơ cho Cơ sở giáo dục.

- Đơn vị

• Đơn vị SDLĐ: kê khai hồ sơ liên quan sau đó nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH cấp tỉnh.

• UBND xã; Cơ sở trợ giúp xã hội, Cơ sở nuôi dưỡng, điều dưỡng thương binh và người có công; Cơ sở giáo dục nghề nghiệp thuộc ngành lao động, thương binh và xã hội; Tổ chức dịch vụ; Cơ sở giáo dục; Phòng/Tổ chế độ BHXH: kê khai hồ sơ liên quan sau đó nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH.

Bước 3. Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết theo quy định.

Bước 4. Nhận kết quả giải quyết gồm sổ BHXH, thẻ BHYT theo hình thức đăng ký.

2.2. Cách thức thực hiện

- Nộp hồ sơ:

Người tham gia và đơn vị nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH bằng một trong các hình thức sau:

• Trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH;

• Thông qua dịch vụ bưu chính;

• Trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam hoặc thông qua Tổ chức I-VAN.

- Nhận kết quả giải quyết:

• Người tham gia nhận sổ BHXH, thẻ BHYT theo hình thức đăng ký.

• Đơn vị nhận kết quả trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH hoặc qua dịch vụ bưu chính.

2.3. Thành phần hồ sơ

Đối với trường hợp cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, quốc tịch, dân tộc, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH, thành phần hồ sơ được quy định như sau:

*Đối với người tham gia:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).

- Hồ sơ liên quan kèm theo tương ứng như sau:

Trường hợp điều chỉnh thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch:

• Căn cước công dân hoặc hộ chiếu do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định.

• Nếu là Đảng viên: cung cấp thêm lý lịch đảng viên (hồ sơ gốc) khi được kết nạp vào Đảng.

Trường hợp người tham gia thay đổi nơi làm việc: Quyết định (văn bản) chứng minh địa điểm làm việc.

(tài liệu hồ sơ nộp theo hướng dẫn tại Mục 3, 4 Phụ lục 01).

*Đối với Đơn vị: trong trường hợp NLĐ nộp hồ sơ qua đơn vị.

- Xác nhận vào Tờ khai (TK1-TS) khi NLĐ đề nghị điều chỉnh thông tin nhân thân trên sổ BHXH. Nội dung xác nhận: Thông tin điều chỉnh là đúng với hồ sơ quản lý và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận, ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên (Đối với người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH thì không phải xác nhận);

- Các hồ sơ, tài liệu kèm theo do NLĐ cung cấp.

*Đối với cơ quan BHXH (Phòng/Tổ chế độ BHXH): 

- Lập danh sách và hồ sơ người lao động giải quyết BHXH một lần còn thời gian BHTN chưa hưởng; 

Người tham gia hưởng, dừng hưởng, hủy hưởng trợ cấp thất nghiệp (Mẫu D16-TS) gửi Phòng/Tổ Quản lý Thu - Sổ, Thẻ để đối chiếu và xác nhận lại dữ liệu tổng thời gian đóng BHTN chưa hưởng trên cơ sở dữ liệu thu toàn quốc.
Trên đây là thông tin về việc Thủ tục điều chỉnh thông tin sổ bảo hiểm xã hội mới nhất...