Doanh nghiệp phải lưu giữ tài liệu nào?

Các loại tài liệu bắt buộc phải lưu giữ

Theo quy định tại Điều 11 Luật Doanh nghiệp mới nhất, tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ tài liệu sau:

- Điều lệ công ty, sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; Quy chế quản lý nội bộ của công ty; Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; Giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm…;

-  Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

- Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị đối với Công ty cổ phần, Công ty TNHH hai thành viên trở lên; Các quyết định khác của công ty;

- Bản cáo bạch để phát hành chứng khoán;

- Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán độc lập;

- Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hàng năm.

Chế độ lưu giữ tài liệu doanh nghiệp

Địa điểm lưu giữ

Tại trụ sở chính hoặc những địa điểm được quy định trong điều lệ công ty.

Thời gian lưu giữ

Tùy từng giấy tờ sẽ có thời hạn lưu giữ khác nhau. Ví dụ: Tài liệu kế toán có thời hạn lưu giữ tùy từng loại là 05 năm, 10 năm, vĩnh viễn.

Mục đích của lưu giữ hồ sơ doanh nghiệp

- Ngoài việc đảm bảo đúng quy định của pháp luật, việc lưu giữ hồ sơ góp phần vào quản lý doanh nghiệp một cách thuận lợi, dễ dàng hơn. Tài liệu được sắp xếp, lưu giữ cẩn thận sẽ biết được văn bản nào bị mất…

- Nhanh chóng tìm được văn bản, hồ sơ cần thiết phục vụ cho các hoạt động liên quan.

Hậu Nguyễn