Không lập được hóa đơn điện tử do hệ thống gặp sự cố thì xử lý thế nào?

1. Cách xử lý khi không lập được hóa đơn điện tử do hệ thống gặp sự cố

1.1. Người bán không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Khoản 1 Điều 14 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng gặp sự cố dẫn đến không sử dụng được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì liên hệ với cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ để hỗ trợ xử lý sự cố.”

Theo đó, khi không thể sử dụng hóa đơn điện tử có mã do gặp sự cố, người bán thực hiện như sau:

• Liên hệ cơ quan thuế để được hỗ trợ xử lý sự cố;
• Hoặc liên hệ tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để được hỗ trợ xử lý.

Đồng thời, khoản 1 Điều 14 Nghị định này còn quy định:

“Trong thời gian xử lý sự cố, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.”

Do đó, trong thời gian hệ thống đang được xử lý, nếu cần sử dụng hóa đơn điện tử có mã để phục vụ hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

1.2. Hệ thống cấp mã hóa đơn điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố

Khoản 2 Điều 14 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định cách xử lý khi hệ thống cấp mã hóa đơn điện tử của cơ quan thuế gặp sự cố kỹ thuật, dẫn đến gián đoạn hoạt động cấp mã.

Trong trường hợp này, Cục Thuế có trách nhiệm thực hiện ba công việc:

• Kích hoạt hệ thống dự phòng: Bảo đảm hoạt động cấp mã hóa đơn điện tử.
• Thông báo công khai: Đăng thông tin trên Trang thông tin điện tử của Cục Thuế về phạm vi ảnh hưởng, thời điểm bắt đầu sự cố và dự kiến thời gian khắc phục.
• Ủy quyền cấp mã khi cần thiết: Trường hợp cần thiết, Cục Thuế ủy quyền cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đủ điều kiện thực hiện cấp mã theo quy định.

Vậy nên, khi sự cố phát sinh từ hệ thống cấp mã của cơ quan thuế, Cục Thuế phải triển khai hệ thống dự phòng, thông báo công khai tình trạng sự cố và thực hiện phương án cấp mã khác nếu cần thiết.

Người bán có thể theo dõi thông báo của Cục Thuế để biết phạm vi ảnh hưởng và thời gian dự kiến khắc phục hệ thống.

1.3. Hệ thống của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử gặp lỗi

Khoản 3 Điều 14 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Trường hợp do lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm thông báo cho người bán được biết, phối hợp với Cục Thuế để được hỗ trợ kịp thời.”

Theo quy định, khi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử xảy ra lỗi, tổ chức này phải:

• Thông báo cho người bán biết về sự cố;
• Phối hợp với Cục Thuế để được hỗ trợ kịp thời;
• Khắc phục sự cố trong thời gian nhanh nhất;
• Có biện pháp hỗ trợ người bán lập hóa đơn điện tử để gửi cơ quan thuế cấp mã trong thời gian ngắn nhất.

Nếu người bán không lập hoặc gửi được hóa đơn điện tử do hệ thống của đơn vị cung cấp dịch vụ gặp lỗi, tổ chức cung cấp dịch vụ phải chủ động thông báo, phối hợp xử lý và hỗ trợ người bán.

2. Thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử sau khi hệ thống hoạt động trở lại

2.1. Tạm thời chưa chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã khi hệ thống tiếp nhận gặp lỗi

Khoản 4 Điều 14 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Trường hợp Hệ thống thông tin quản lý thuế gặp lỗi kỹ thuật chưa tiếp nhận được dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã, Cục Thuế có trách nhiệm thông báo trên Trang thông tin điện tử của Cục Thuế.”

Theo đó, khi Hệ thống thông tin quản lý thuế gặp lỗi kỹ thuật và chưa thể tiếp nhận dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã, Cục Thuế phải thông báo tình trạng này trên Trang thông tin điện tử của Cục Thuế.

Trong thời gian hệ thống chưa tiếp nhận được dữ liệu, các đối tượng sau tạm thời chưa chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã đến cơ quan thuế:

• Tổ chức kinh tế;
• Tổ chức khác;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

2.2. Chuyển dữ liệu trong vòng 02 ngày làm việc sau khi hệ thống được khôi phục

Khoản 4 Điều 14 Nghị định 254/2026/NĐ-CP tiếp tục quy định:

“Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày Cục Thuế có thông báo Hệ thống thông tin quản lý thuế hoạt động trở lại bình thường, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.”

Như vậy, thời hạn chuyển dữ liệu là trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày Cục Thuế thông báo hệ thống hoạt động trở lại bình thường.

Các đối tượng phải thực hiện chuyển dữ liệu trong thời hạn này gồm:

• Tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử không có mã;
• Tổ chức khác sử dụng hóa đơn điện tử không có mã;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thực hiện việc chuyển dữ liệu.

Thời hạn 02 ngày làm việc được tính từ ngày Cục Thuế có thông báo hệ thống hoạt động trở lại bình thường, không phải từ thời điểm người bán tự xác định hệ thống đã khôi phục. Đây là mốc thời hạn được quy định riêng cho trường hợp Hệ thống thông tin quản lý thuế gặp lỗi kỹ thuật, chưa tiếp nhận được dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã.

3. Xử lý việc lập, gửi hóa đơn điện tử chậm do sự cố bất khả kháng

3.1. Những trường hợp bất khả kháng được áp dụng quy định

Khoản 5 Điều 14 Nghị định 254/2026/NĐ-CP dẫn chiếu đến khoản 21 Điều 4 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về trường hợp bất khả kháng.

Theo quy định được nêu tại khoản 5 Điều 14, các trường hợp bao gồm:

• Chiến tranh;
• Bạo loạn;
• Đình công phải ngừng, nghỉ sản xuất, kinh doanh;
• Rủi ro không thuộc nguyên nhân, trách nhiệm chủ quan của người bán mà người bán hoặc cơ quan thuế không thể thực hiện việc lập, cấp mã hoặc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đúng thời hạn.

Đối với trường hợp bất khả kháng dẫn đến việc không thể thực hiện đúng hạn một trong các công việc:

• Lập hóa đơn điện tử;
• Cấp mã hóa đơn điện tử;
• Truyền dữ liệu hóa đơn điện tử.

3.2. Thời hạn lập và gửi hóa đơn điện tử sau khi khắc phục sự cố bất khả kháng

Điểm a khoản 5 Điều 14 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày sự cố được khắc phục, người bán được thực hiện việc lập và gửi hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế;”

Theo đó, khi xảy ra trường hợp bất khả kháng thuộc khoản 5 Điều 14, người bán được lập và gửi hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày sự cố được khắc phục.

3.3. Trách nhiệm ghi chép sổ sách và lưu giữ tài liệu chứng minh sự cố

Ngoài thời hạn lập, gửi hóa đơn, điểm b khoản 5 Điều 14 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định người bán có trách nhiệm:

“Ghi chép sổ sách kế toán về giao dịch mua bán, lưu giữ tài liệu chứng minh trường hợp bất khả kháng theo quy định.”

Theo đó, khi thuộc trường hợp bất khả kháng, người bán phải thực hiện hai yêu cầu:

• Ghi chép sổ sách kế toán: Ghi nhận các giao dịch mua bán phát sinh trong thời gian xảy ra sự cố.
• Lưu giữ tài liệu chứng minh: Bảo quản những tài liệu chứng minh trường hợp bất khả kháng theo quy định.

3.4. Việc lập, gửi hóa đơn quá thời hạn do sự cố được xác định thế nào?

Khoản 6 Điều 14 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

“Việc lập, gửi hóa đơn, chuyển dữ liệu hóa đơn quá thời hạn do các nguyên nhân trên được xác định là trường hợp bất khả kháng theo quy định pháp luật về quản lý thuế.”

Việc lập, gửi hóa đơn hoặc chuyển dữ liệu hóa đơn quá thời hạn do các nguyên nhân sự cố được xác định là trường hợp bất khả kháng theo pháp luật về quản lý thuế. Đối với từng loại sự cố, người bán thực hiện cách xử lý, thời hạn lập hóa đơn hoặc chuyển dữ liệu tương ứng.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Nghị định có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.

Trên đây là thông tin về cách xử lý khi không lập được hóa đơn điện tử do hệ thống gặp sự cố. Vui lòng xem chi tiết Nghị định 254/2026/NĐ-CP trên LuatVietnam.vn và các tính năng liên quan như: Tình trạng hiệu lực, Lược đồ...