Pháp lý doanh nghiệp 
Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là bước quan trọng để giấy tờ, tài liệu được công nhận và sử dụng hợp pháp giữa Việt Nam và nước ngoài. Bài viết này giúp bạn nắm rõ quy trình, hồ sơ và cơ quan tiếp nhận để thực hiện thủ tục đúng, nhanh hơn theo Quyết định 3657/QĐ-BND
- 1. Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
- 2. Các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
- 3. Thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu tại các cơ quan trong nước
- 3.1 Cách thức thực hiện
- 3.2 Thành phần hồ sơ yêu cầu những gì?
- 3.3 Thời hạn giải quyết bao lâu?
- 3.4 Lệ phí thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu tại các cơ quan trong nước
- 3.5 Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục
1. Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
- Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
- Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
2. Các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
Theo khoản 7 Điều 1 Nghị định 196/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự
Điều 9. Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
1. Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
2. Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
3. Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
4. Giấy tờ, tài liệu của nước ngoài mà cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở cơ quan đó tự xác định được tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đó.”
Vậy Các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
- Giấy tờ, tài liệu được miễn theo điều ước quốc tế hoặc theo nguyên tắc có đi có lại giữa Việt Nam và nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu chuyển trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn theo quy định pháp luật Việt Nam.
- Giấy tờ, tài liệu không bị yêu cầu hợp pháp hóa do cơ quan Việt Nam xác định được tính xác thực.
3. Thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu tại các cơ quan trong nước
Cụ thể theo Quyết định 3657/QĐ-BNG 2025 công bố thủ tục hành chính sửa đổi bổ sung trong lĩnh vực chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Ngoại giao quy định thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu tại các cơ quan trong nước như sau:
3.1 Cách thức thực hiện
- Trực tiếp tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh và các cơ quan địa phương được phân cấp thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật (Cơ quan có thẩm quyền trong nước); hoặc
- Qua dịch vụ bưu chính đến Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh hoặc các cơ quan có thẩm quyền trong nước: được thực hiện tại tất cả các bưu điện thuộc hệ thống bưu chính Việt Nam theo thỏa thuận dịch vụ giữa Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Chi nhánh Tổng công ty Bưu điện Việt Nam - Bưu điện thành phố Hà Nội (VN-POST/hotline: 02438255948).
- Trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia/Cổng Dịch vụ công của Bộ Ngoại giao.
3.2 Thành phần hồ sơ yêu cầu những gì?
- Đối với việc chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài:
Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp và qua dịch vụ bưu chính
+ 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự trên Cổng Dịch vụ công của Bộ Ngoại giao dichvucong.mofa.gov.vn.
+ Xuất trình bản chính hoặc bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc xuất trình Căn cước điện tử.
Đối với trường hợp nộp qua dịch vụ bưu chính : 01 bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng. Bản sao các loại giấy tờ này là bản chụp từ bản chính và không phải chứng thực.
+ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
+ 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
+ 01 phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua dịch vụ bưu chính và yêu cầu trả kết quả qua dịch vụ bưu chính).
Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia/Cổng Dịch vụ công của Bộ Ngoại giao
+ Đăng nhập tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
+ Cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác, đăng tải bản điện tử giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
* Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.
- Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam:
Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp và qua dịch vụ bưu chính
+ 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự trên Cổng Dịch vụ công của Bộ Ngoại giao dichvucong.mofa.gov.vn.
+ Xuất trình bản chính hoặc bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc xuất trình Căn cước điện tử.
Đối với trường hợp nộp qua dịch vụ bưu chính: 01 bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng. Bản sao các loại giấy tờ này là bản chụp từ bản chính và không phải chứng thực.
+ Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).
+ 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực và được lập theo mẫu quy định.
+ 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
+ 01 phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua dịch vụ bưu chính và yêu cầu trả kết quả qua dịch vụ bưu chính).
+ Đăng nhập tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
+ Cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác, đăng tải bản điện tử giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia/Cổng Dịch vụ công của Bộ Ngoại giao
+ Đăng nhập tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử theo quy định pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
+ Cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác, đăng tải bản điện tử giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
+ Đăng tải kèm theo bản điện tử của bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên.
* Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.
3.3 Thời hạn giải quyết bao lâu?
- 01 ngày làm việc, kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền giải quyết nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với trường hợp hồ sơ có số lượng từ 01 đến 04 giấy tờ, tài liệu.
- Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 05 đến 09 giấy tờ, tài liệu thì thời hạn giải quyết không quá 02 ngày làm việc.
- Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 04 ngày làm việc.
- Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.
Sau thời hạn 30 ngày kể từ ngày gửi văn bản đề nghị xác minh mà không nhận được kết quả trả lời, Bộ Ngoại giao trả lại hồ sơ cho người đề nghị.
- Trường hợp chữ ký, con dấu và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài trong hồ sơ đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao đề nghị cơ quan này xác minh. Ngay sau khi nhận được kết quả xác minh, Bộ Ngoại giao giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.
3.4 Lệ phí thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu tại các cơ quan trong nước
Tên lệ phí | Mức phí |
Hợp pháp hóa lãnh sự | 30.000 VNĐ/lần |
Chứng nhận lãnh sự | 30.000 VNĐ/lần |
- Trường hợp nộp hồ sơ, nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính, người đề nghị chứng nhận lãnh sự trả cước phí bưu chính.
3.5 Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục
a) Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự:
- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Giấy tờ, tài liệu của nước ngoài mà cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở cơ quan đó tự xác định được tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đó.
b) Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:
- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
- Giấy tờ, tài liệu giả mạo theo kết luận của cơ quan có thẩm quyền hoặc được lập, cấp, chứng nhận sai, không đúng thẩm quyền, bị làm giả theo kết quả trả lời, xác minh của cơ quan lập, cấp, chứng nhận giấy tờ, tài liệu hoặc cơ quan quản lý nhà nước cấp trên của cơ quan lập, cấp, chứng nhận giấy tờ, tài liệu.
- Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc đối với giấy tờ tài liệu không phải bản điện tử, trừ trường hợp đáp ứng quy định của pháp luật liên quan.
- Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam.
- Bản điện tử của giấy tờ tài liệu không có chữ ký số của cơ quan, người có thẩm quyền, không bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ theo các quy định về giao dịch điện tử, chữ ký số và văn bản điện tử.
c) Yêu cầu cụ thể đối với các giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự:
- Là giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu do các cơ quan, tổ chức của Đảng, Nhà nước có thẩm quyền và các tổ chức khác được phân cấp, ủy quyền thực hiện dịch vụ công cấp, công chứng, chứng thực, chứng nhận.
- Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền trên giấy tờ, tài liệu phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.
d) Yêu cầu cụ thể đối với giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự:
- Là giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam.
- Được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài cấp, chứng nhận.
- Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.
3.6 Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính
- Cục Lãnh sự;
- Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh;
- Cơ quan có thẩm quyền trong nước.
3.7 Trình tự thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu tại các cơ quan trong nước
(1) Nộp hồ sơ trực tiếp:
- Tại Cục Lãnh sự1 hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh2.
+ Thời gian nộp hồ sơ: các ngày làm việc trong tuần và sáng thứ Bảy, trừ Chủ Nhật và các ngày lễ, Tết.
+ Thời gian trả hồ sơ: các ngày làm việc trong tuần, trừ thứ Bảy, trừ Chủ Nhật và các ngày lễ, Tết.
- Tại trụ sở của cơ quan địa phương được phân cấp thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (tên cơ: quan, địa chỉ, thời gian nhận và trả kết quả của các cơ quan này đề nghị xem tại Cổng Dịch vụ công/Cổng Thông tin điện tử của Bộ Ngoại giao).
(2) Nộp hồ sơ trực tuyến: Trên Cổng dịch vụ công quốc gia
(3) Các cơ quan có thẩm quyền trong nước xem xét, giải quyết.
- Nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở cơ quan theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả hoặc hồ sơ được gửi trả qua đường bưu điện cho đương sự.
Trên đây là bài viết hướng dẫn chi tiết thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu tại các cơ quan trong nước.