Giao dịch bán hàng vào ban đêm được lập hóa đơn chậm nhất khi nào?

1. Giao dịch bán hàng vào ban đêm được lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo

1.1. Thời hạn lập hóa đơn đối với giao dịch ban đêm

Khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

"Trường hợp người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong giờ làm việc ban đêm theo quy định của Bộ luật Lao động, thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo."

Như vậy, người bán được lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo nếu giao dịch phát sinh trong giờ làm việc ban đêm và không có phần mềm lập hóa đơn tự động.

Thời hạn này áp dụng đối với cả hai hoạt động:

• Bán hàng hóa: Phát sinh giao dịch bán hàng trong giờ làm việc ban đêm.
• Cung cấp dịch vụ: Phát sinh giao dịch cung cấp dịch vụ trong giờ làm việc ban đêm.

Quy định xác định thời hạn là ngày làm việc tiếp theo, không phải ngày tiếp theo theo lịch.

1.2. Điều kiện để được lập hóa đơn vào ngày làm việc tiếp theo

Từ khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc áp dụng thời hạn lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo phải đáp ứng đồng thời hai điều kiện.

Điều kiện thứ nhất: Người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động.

Quy định áp dụng đối với người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động để thực hiện việc lập hóa đơn khi phát sinh giao dịch.

Do đó, không phải mọi giao dịch bán hàng vào ban đêm đều được áp dụng thời hạn lập hóa đơn tại Mục (1.1)

Điều kiện thứ hai: Giao dịch phát sinh trong giờ làm việc ban đêm.

Hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải phát sinh trong giờ làm việc ban đêm theo quy định của Bộ luật Lao động, tức là từ 22 giờ đến 06 giờ sáng ngày hôm sau.

Vậy nên, chỉ khi không có phần mềm lập hóa đơn tự động và giao dịch phát sinh trong giờ làm việc ban đêm thì người bán mới thuộc trường hợp được áp dụng thời hạn lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thông thường

2.1. Thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa

Khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

"Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền."

Theo quy định, thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa thông thường được xác định là thời điểm:

• Chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho người mua; hoặc
• Chuyển giao quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.

Việc lập hóa đơn không phụ thuộc vào việc người bán đã nhận được tiền thanh toán hay chưa.

2.2. Thời điểm lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ

Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Tuy nhiên, quy định này loại trừ trường hợp thu tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.

Như vậy, đối với hoạt động cung cấp dịch vụ thông thường:

• Khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, người bán lập hóa đơn theo quy định.
• Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ khoản đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng theo quy định.

Riêng trường hợp đáp ứng điều kiện tại khoản 5 Điều 9 về giao dịch phát sinh trong giờ làm việc ban đêm, người bán được áp dụng thời hạn lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.

2.3. Thời điểm lập hóa đơn khi giao hàng hoặc bàn giao dịch vụ nhiều lần

Khoản 3 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

"Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng."

Theo đó:

• Trường hợp giao hàng nhiều lần, mỗi lần giao hàng phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng, giá trị hàng hóa được giao.
• Trường hợp bàn giao từng hạng mục dịch vụ, mỗi lần bàn giao phải lập hóa đơn tương ứng.
• Trường hợp bàn giao từng công đoạn dịch vụ, hóa đơn được lập theo khối lượng, giá trị dịch vụ của công đoạn đã bàn giao.

Quy định này xác định nghĩa vụ lập hóa đơn theo từng lần giao hàng hoặc bàn giao dịch vụ, thay vì chỉ lập một hóa đơn sau khi hoàn thành toàn bộ giao dịch.

3. Trách nhiệm lập, quản lý và chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

3.1. Hóa đơn điện tử phải phản ánh đầy đủ giao dịch phát sinh

Khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử tại Điều 7 Nghị định này.

Đồng thời, hóa đơn điện tử phải đáp ứng những yêu cầu:

• Được lập theo định dạng chuẩn dữ liệu;
• Ghi đầy đủ nội dung theo pháp luật về thuế, kế toán;
• Phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập.

Vì vậy, việc được lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo không làm thay đổi yêu cầu về tính chính xác và đầy đủ của thông tin trên hóa đơn.

3.2. Thời điểm ký số và chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

Mục 7 Phụ lục Nội dung của hóa đơn ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn, được hiển thị theo ngày, tháng, năm dương lịch.

Trường hợp thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn thì:

• Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Thời điểm ký số và gửi cơ quan thuế cấp mã chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.
• Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Thời điểm ký số và chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.

Ngoài ra, mục 7 Phụ lục còn quy định:

• Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn.
• Người mua khai thuế theo thời điểm nhận hóa đơn bảo đảm đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung .

Trên đây là thông tin về thời hạn lập hóa đơn đối với giao dịch bán hàng vào ban đêm. Vui lòng xem chi tiết Nghị định 254/2026/NĐ-CP trên LuatVietnam.vn và các tính năng liên quan như: Tình trạng hiệu lực, Lược đồ...