Quy định về chuyển đổi giữa hợp đồng lao động giấy và hợp đồng lao động điện tử

Theo đó, Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về:

1 - Chuyển đổi từ hợp đồng lao động giấy sang hợp đồng lao động điện tử

Theo Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy phải thực hiện theo khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023 và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:

Các chủ thể tham gia giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản giấy phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

Hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động nhằm xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi.

Hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi phải được gắn mã định danh (ID).

2 - Chuyển đổi từ hợp đồng lao động điện tử sang hợp đồng lao động giấy

Hợp đồng lao động bằng văn bản giấy được chuyển đổi từ hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử.

3 - Giá trị pháp lý của hợp đồng lao động được chuyển đổi

Hợp đồng lao động sau khi chuyển đổi có giá trị pháp lý như bản gốc nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Theo Điều 28 Nghị định 337/2025/NĐ-CP:

Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2026.

Chậm nhất đến ngày 01/7/2026, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được đưa vào vận hành chính thức. Từ thời điểm này, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo quy định của Nghị định.

Trường hợp các văn bản quy phạm pháp luật được viện dẫn trong Nghị định này được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế thì áp dụng theo văn bản mới ban hành.

Còn theo Điều 29 Nghị định 337/2025/NĐ-CP:

- Hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01/01/2026 và vẫn còn hiệu lực tại thời điểm 01/01/2026 thì tiếp tục được thực hiện theo quy định của pháp luật lao động và pháp luật về giao dịch điện tử cho đến hết thời hạn hợp đồng; đồng thời được công nhận có giá trị tương đương hợp đồng lao động điện tử đáp ứng điều kiện theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

- Hợp đồng lao động điện tử được xác lập trước 01/01/2026 nhưng chưa thực hiện xong thì tiếp tục thực hiện theo quy định hiện hành, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận áp dụng quy định của Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

- Trường hợp Nhà cung cấp dịch vụ eContract sử dụng chữ ký số trong giao dịch, nhà cung cấp có trách nhiệm rà soát, nâng cấp hệ thống thông tin và phần mềm ứng dụng để tích hợp phần mềm ký số, phần mềm kiểm tra chữ ký số, bảo đảm đáp ứng quy định của Nghị định 337/2025/NĐ-CP và pháp luật có liên quan.