Văn bản hành chính là gì? Văn bản hành chính gồm những loại nào?

Văn bản nói chung và văn bản hành chính là phương tiện truyền tải thông tin phổ biến Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ văn bản hành chính là gì? Bài viết sau đây sẽ tập trung phân tích rõ khái niệm và các khía cạnh của văn bản hành chính.

1. Văn bản hành chính là gì?

Theo Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, “văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức”.

Như vậy, có thể hiểu văn bản hành chính là loại văn bản thường được dùng để truyền tải các thông tin và yêu cầu từ cấp trên xuống hoặc để thể hiện ý kiến và nguyện vọng của cá nhân hoặc tập thể tới các cá nhân hay cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Văn bản hành chính mang tính chất quy phạm của Nhà nước và cụ thể hóa việc thi hành các văn bản pháp quy, đồng thời giúp giải quyết các vụ việc cụ thể trong quá trình quản lý.

2. Văn bản hành chính thông thường gồm những loại nào?

Vậy từ định nghĩa trên, những hình thức văn bản được tính là văn bản hành chính là gì?

Trên thực tế, văn bản hành chính rất đa dạng và phong phú về thể loại cũng như tên gọi. Cách phân loại văn bản hành chính phổ biến hiện nay là phân loại theo mục đích ban hành văn bản.

2.1 Văn bản hành chính có mục đích dùng để thông tin giao dịch

- Công văn

Công văn là loại văn bản hành chính dùng để trao đổi, giao tiếp giữa cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, giữa cơ quan

nhà nước với với công dân để giải quyết vì lợi ích chung nhằm thực hiện chức năng quản lý nhà nước của cơ quan ban hành văn bản.

Ví dụ: Công văn chỉ đạo của UBND thành phố Hà Nội: Về việc tăng cường quản lý đảm bảo công tác kiểm tra an toàn thực phẩm, tuyệt đối không để các trường hợp kinh doanh thực phẩm bẩn trong địa bàn thành phố.

- Tờ trình

Tờ trình là loại văn bản hành chính được cơ quan nhà nước sử dụng để đề xuất cho cấp trên có thẩm quyền phê duyệt một vấn đề mới phát sinh trong trong hoạt động của cơ quan nhằm thực hiện chức năng quản lý và điều hành theo quy định của cơ quan đó.

Ví dụ: Tờ trình về việc phê duyệt quy trình thủ tục hồ sơ, tài liệu hết giá trị trong hệ thống Kiểm toán Nhà nước.

- Báo cáo

Báo cáo là loại văn bản hành chính được sử dụng để phản ánh tình hình thực tế, trình bày kết quả thực hiện công việc trong hoạt động của cơ quan, tổ chức làm cơ sở để đánh giá tình hình và đề xuất chủ trương, giải pháp mới

Ví dụ: Báo cáo về tình hình hoạt động của Cục thuế tỉnh Vĩnh Long trong quý I năm 2023.

- Thông báo

Thông báo là loại văn bản hành chính có chức năng truyền đạt thông tin cho cá nhân, tổ chức liên quan biết để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng quản lý và điều hành một cách có hiệu quả nhất

Ví dụ: Thông báo kết luận của Thủ tướng Chính phủ Phạm Minh Chính trong buổi làm việc với lãnh đạo thành phố Hà Nội.

2.2 Văn bản hành chính dùng để ghi nhận sự kiện

Đây là loại văn bản ghi lại các sự kiện trên thực tế làm căn cứ cho các quyết định và hành động hoặc là ghi nhận các các sự kiện pháp lý phát sinh dựa trên cơ sở quyết định hành chính khác. Nhóm văn bản này bao gồm biên bản kết luận, giấy ủy nhiệm, giấy giới thiệu, giấy đi đường..

3. Đặc điểm của văn bản hành chính

Dù có rất nhiều loại văn bản hành chính, văn bản hành chính thường đều có hai đặc điểm sau:

• Thứ nhất, văn bản hành chính dùng để thông tin truyền đạt thông tin 02 chiều. Chiều thứ nhất là để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống cấp dưới. Chiều thứ hai là bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có quyền hạn để giải quyết.

• Thứ hai, văn bản hành chính là sự cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật.

​4. Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính

Vì là văn bản do các cơ quan, tổ chức ban hành để chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc nên thẩm quyền ban hành văn bản hành chính là những chủ thể có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức. Trong đó, những chủ thể này chỉ được ban hành văn bản hành chính trong phạm vi, lĩnh vực do mình quản lý theo quy định.

5. Chức năng của văn bản hành chính

Khi soạn thảo hay nghiên cứu bất kỳ một loại văn bản hành chính nào, bạn đọc trước hết cần phải nắm được các chức năng của văn bản hành chính đó.

Việc xác định chính xác chức năng của văn bản hành chính là gì? giúp bạn đọc sử dụng hiệu quả văn bản hành chính đồng thời định hướng đúng vai trò quản lý, điều hành và xử lý công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành văn bản. Văn bản hành chính có các chức năng chính sau:

5.1 Chức năng thông tin

Đây là chức năng cơ bản của văn bản nói chung chứ không chỉ riêng văn bản hành chính, bởi vì văn bản theo định nghĩa chung là dùng để truyền đạt thông tin giữa các bên để đạt được mục đích thỏa mãn nhu cầu thông tin cho các đối tượng.

Chức năng thông tin của văn bản hành chính thể hiện ở việc ghi lại các thông tin và truyền đạt thông tin đó giữa cấp trên và cấp dưới, giúp cho các tổ chức, cá nhân nhận được thông tin cần thiết trong quá trình điều hành và quản lý

5.2 Chức năng pháp lý

Đây là một chức năng quan trọng của văn bản hành chính và được thể hiện ở hai phương diện sau:

• Phương diện thứ nhất, văn bản hành chính ghi nhận các mệnh lệnh, điều hành của cơ quan, cá nhân cấp trên trong quá trình hoạt động nhằm chỉ đạo, hướng dẫn cơ quan, cá nhân cấp dưới.

• Phương diện thứ hai, văn bản hành chính là những cứ pháp lý phát sinh trong thực tế để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong hoạt động quản lý và điều hành của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Ví dụ, biên bản vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông đường bộ là cơ sở pháp lý để cơ quan có thẩm quyền ra quyết định xử phạt hành chính trong lĩnh vực giao thông đường bộ.

6. ​Hiệu lực của văn bản hành chính là gì? 

Vậy khi nào một văn bản hành chính có hiệu lực? Và hiệu lực của văn bản hành chính là gì?

Thông thường, các văn bản hành chính thường có hiệu lực thi hành ngay kể từ ngày ký ban hành trừ trường hợp văn bản quy định ngày khác. Tuy nhiên nếu văn bản không đề cập đến thời hạn hết hiệu lực, thì thời điểm hết hiệu lực là thời điểm nội dung công việc liên quan đến nội dung văn bản được hoàn thành.

7. Khi soạn thảo văn bản hành chính cần lưu ý gì?

Là một văn bản để phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan có thẩm quyền, để đảm bảo chất lượng và giá trị sử dụng, cơ quan, cá nhân khi soạn thảo văn bản hành chính cần chú ý một số các yêu cầu sau:

7.1 Yêu cầu về nội dung

• Nội dung của văn bản phải phù hợp với chủ trương, đường lối, chính sách pháp luật của Nhà nước. Điều này đảm bảo rằng văn bản không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn thể hiện sự nhất quán với khung pháp lý và mục tiêu của Nhà nước.

• Nội dung phải bám sát và phản ánh chính xác thực tiễn xã hội, đời sống của người dân. Nội dung phải đáp ứng ấn đề cụ thể trong xã hội, không xa rời thực tế để giúp cải thiện hoạt động quản lý và đáp ứng nhu cầu của cộng đồng.

7.2 Yêu cầu về thẩm quyền

• Văn bản phải được ban hành bởi cơ quan, cá nhân có thẩm quyền theo quy định và đúng trình tự của pháp luật: Quy trình ban hành văn bản phải tuân thủ đúng trình tự và quy định pháp lý, bao gồm việc xác định cơ quan có thẩm quyền ban hành, quyền hạn ban hành, và các quy định về thẩm quyền phê duyệt, công bố và công khai văn bản.

• Nội dung văn bản phải thiết thực, đáp ứng và giải quyết được các vấn đề phát sinh từ thực tiễn, phù hợp với quy định pháp luật, không mâu thuẫn với văn bản của cấp trên có thẩm quyền.

7.3 Yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo  

• Ngôn ngữ sử dụng phải chính xác, khách quan và phổ thông: văn bản hành chính cần sử dụng ngôn ngữ chính xác, tránh sử dụng từ ngữ mơ hồ hoặc mập mờ. Nó phải khách quan, không thiên vị và phải dễ hiểu với công chúng đọc văn bản.

• Bảo đảm sự logic về nội dung và sự nhất quán về chủ đề: Văn bản hành chính phải có sự logic rõ ràng về nội dung, không chứa thông tin mâu thuẫn hay đối lập.

• Đảm bảo tính hệ thống của văn bản. Mỗi văn bản phải khi soạn thảo phải xem xét và xây dựng trong mối quan hệ biện chứng với các văn bản khác, nhất là các văn bản hành chính trong cùng một lĩnh vực.

7.4 Yêu cầu về hình thức văn bản

Dù có nhiều loại văn bản hành chính, mỗi loại lại có hình thức thể hiện khác nhau thể hiện đặc điểm và chức năng riêng của văn bản hành chính đó: công văn khác với biên bản, đề án khác với tờ trình… Tuy nhiên, giữa các loại văn bản này đều có những hình thức giống nhau: Quốc hiệu (tiêu ngữ), tên cơ quan ban hành văn bản, trích lục văn bản…

Bạn đọc có thể tham khảo hình thức và hướng dẫn soạn thảo các loại văn bản hành chính tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư.

Văn bản hành chính là phương tiện không thể thiếu được trong các hoạt động tác nghiệp cụ thể của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội. Việc hiểu rõ văn bản hành chính là gì? sẽ giúp bạn đọc nắm bắt được công tác điều hành, chỉ đạo và giải quyết công việc của các tổ chức, cơ quan có thẩm quyền. Mọi vấn đề còn vướng mắc vui lòng liên hệ 19006192 để được LuatVietnam hỗ trợ, giải đáp.