Lưu hành nội bộ là gì? Văn bản nào được lưu hành nội bộ?

1. Lưu hành nội bộ là gì?

Hiện nay, thuật ngữ lưu hành nội bộ được sử dụng phổ biến tại các cơ quan, tổ chức, tuy nhiên vẫn chưa có văn bản pháp luật nào quy định rõ về khái niệm này.

Thông qua kinh nghiệm thực tế thì có thể hiểu, lưu hành nội bộ là các quy tắc ứng xử và quy chế hoạt động được quy định tại các văn bản lưu hành trong phạm vi của một tổ chức, cá nhân. Các quy định lưu hành nội bộ mang tính bắt buộc chung nhằm điều hành, quản lý triển khai các hoạt động trong nội bộ tổ chức một cách thống nhất và nguyên tắc.

2. Đặc điểm của văn bản lưu hành nội bộ

Các văn bản lưu hành nội bộ được quy định tùy thuộc vào từng cơ quan, tổ chức nhưng phải tuân theo pháp luật không vi phạm điều cấm của pháp luật.

Đặc điểm của văn bản lưu hành nội bộ như sau:

- Văn bản lưu hành nội bộ mang tính cơ chế quản lý điều chỉnh các quan hệ phát sinh mang tính lâu dài, ổn định trong quá trình tổ chức, quản lý, điều hành và hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm thi hành hoặc triển khai thực hiện các quy định của pháp luật cũng như các chính sách của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó.

- Văn bản lưu hành nội bộ còn mang tính sự vụ, giải quyết các vấn đề phát sinh trong nội bộ của doanh nghiệp hay tổ chức. Các vấn đề này cũng được quy định trong các loại văn bản nội bộ khác nhau, thường có hiệu lực theo thẩm quyền ban hành từ cao xuống thấp và có giá trị áp dụng đối với từng đối tượng cụ thể mà các văn bản này điều chỉnh.

- Văn bản nội bộ không áp dụng với các cá nhân, tổ chức khác bên ngoài.

3. Văn bản nào được lưu hành nội bộ?

3.1. Văn bản mang tính cơ chế quản lý

Văn bản mang tính cơ chế quản lý nội bộ là văn bản điều chỉnh các mối quan hệ phát sinh mang tính lâu dài, ổn định trong quá trình tổ chức, quản lý, điều hành và hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Một số văn bản nội bộ mang tính cơ chế quản lý trong doanh nghiệp có thể kể đến như:

Khi mới thành lập, mọi doanh nghiệp đều cần phải đăng ký điều lệ với phòng đăng ký kinh doanh.

Điều lệ là một văn bản nội bộ quan trọng của doanh nghiệp với những vai trò chính sau:

• Quy định những vấn đề cơ bản nhất của doanh nghiệp như: cơ cấu tổ chức, các chức danh quan trọng, thể thức hoạt động và điều hành của các phòng ban...

• Điều hành hoạt động doanh nghiệp, giải quyết tranh chấp nội bộ.

>> Mẫu điều lệ công ty cổ phần cập nhật theo Luật Doanh nghiệp 2020

- Quy chế hoạt động

Quy chế hoạt động của doanh nghiệp lập ra nhằm điều chỉnh các vấn đề liên quan đến chế độ chính sách, công tác tổ chức hoạt động, công tác nhân sự, phân cấp nhiệm vụ của các bộ phận.

Quy chế này lập ra dựa trên các quy định của pháp luật về các lĩnh vực liên quan và mang tính bắt buộc. Mỗi công ty sẽ có một quy chế riêng, do đó phải đảm bảo tính thực tiễn khi đưa vào lưu hành và thực hiện.

Tính thực tiễn được dựa vào tình hình thực tiễn của doanh nghiệp như ngành nghề, lĩnh vực hoạt động, loại hình doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức…

- Thỏa ước lao động tập thể

Theo Điều 75 của Bộ Luật lao động 2019, thỏa ước lao động tập thể là thỏa thuận đạt được thông qua thương lượng tập thể và được các bên ký kết bằng văn bản.

Tương tự như các văn bản nội bộ khác thì nội dung của thỏa ước lao động tập thể không được trái với quy định của pháp luật và phải đảm bảo quyền và lợi ích cho các bên thực hiện thỏa ước.

Thỏa ước lao động tập thể khác với hai văn bản lưu hành nội bộ nêu trên ở chỗ văn bản này khuyến khích có lợi hơn cho người lao động so với quy định của pháp luật. Cụ thể, thỏa ước lao động tập thể chủ yếu quy định về:

• Việc làm, bảo đảm việc làm cho người lao động;

• Tiền lương, thưởng và các khoản phụ cấp khác được trả cho người lao động;

• Thời gian làm việc;

• Bảo hiểm;

• Điều kiện lao động;

• Chế độ khen thưởng và kỷ luật…

Thỏa ước lao động tập thể chính là cơ sở pháp lý để hình thành các mối quan hệ lao động mang tính tập thể, tạo nên trách nhiệm của cả hai bên đối với việc thực hiện quyền và nghĩa vụ phát sinh.

Thỏa ước lao động tập thể còn giúp tạo điều kiện cho người lao động, bằng sự thương lượng và mặc cả thông qua sức mạnh của cả tập thể đối với người sử dụng lao động.

Thỏa ước lao động tập thể khi được ký kết đúng đắn, bình đẳng, hợp tác , tự do thương lượng sẽ là nguồn quy phạm thích hợp tại chỗ bổ sung cho nội quy của doanh nghiệp.

>> Mẫu Thỏa ước lao động tập thể chi tiết nhất

- Nội quy lao động

Cũng như thỏa ước lao động tập thể thì nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan và nội dung sẽ bao gồm các nội dung điều chỉnh về quan hệ lao động sau:

• Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;

• Trật tự tại nơi làm việc;

• An toàn, vệ sinh lao động;

• Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

• Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;

• Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;

• Trách nhiệm vật chất;

• Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động…

>> Mẫu Nội quy lao động mới nhất theo Bộ luật Lao động 2019

3.2. Văn bản mang tính sự vụ, giải quyết vụ việc nội bộ

Văn bản mang tính sự vụ ban hành để điều chỉnh các vấn đề, công việc cụ thể. Một số văn bản nội bộ mang tính sự vụ phổ biến là:

• Quyết định kỷ luật, khen thưởng, sa thải…

• Thông báo, công văn, báo cáo, biên bản…

Các văn bản này mang hiệu lực theo thẩm quyền ban hành từ cao xuống thấp và với giá trị vận dụng đối sở hữu từng đối tượng cụ thể ghi rõ trong văn bản.

Việc soạn thảo những văn bản mang tính sự vụ phải đòi hỏi phải nhanh, kịp thời nhưng vẫn chính xác và và đảm bảo thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.

4. Yêu cầu khi soạn thảo, ban hành văn bản lưu hành nội bộ

Khi soạn thảo, ban hành văn bản lưu hành nội bộ cần chú ý:

- Nội dung phải phù hợp với thực tiễn áp dụng riêng cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo không trái với quy định của pháp luật hiện hành.

- Về hình thức, cần trình bày đầy đủ các thành phần:

• Quốc hiệu, Tiêu ngữ;

• Tên cơ quan, tổ chức ban hành;

• Số, ký hiệu;

• Địa danh, thời gian ban hành;

• Nội dung;

• Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền;

• Dấu lưu hành nội bộ, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;

• Nơi nhận.

Trên đây là một số thông tin về văn bản lưu hành nội bộ. Nếu còn thắc mắc, độc giả vui lòng liên hệ 1900.6192  để được hỗ trợ, giải đáp.