5 lưu ý cho doanh nghiệp khi tham gia bảo hiểm

Tham gia bảo hiểm là trách nhiệm của mọi doanh nghiệp khi sử dụng lao động. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ những quy định liên quan đến công việc này, đặc biệt là những doanh nghiệp mới đi vào hoạt động.

Ghi chú:

1. 3 nhóm đối tượng doanh nghiệp nào cũng phải đóng bảo hiểm

Để phù hợp với công việc và đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp hiện nay thường sử dụng nhiều lao động khác nhau. Tuy nhiên, có 03 nhóm đối tượng mà hầu hết doanh nghiệp nào cũng sử dụng đó là:

- Người làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn/không xác định thời hạn, theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng;

- Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng;

- Người quản lý doanh nghiệp có hưởng lương.

Bên cạnh đó, không ít doanh nghiệp còn sử dụng đến lao động là người nước ngoài (phải có giấy phép lao động, chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép hành nghề hợp pháp).

Theo Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội mới nhất, tất cả những lao động trên đều thuộc diện phải tham gia BHXH bắt buộc.

Do đó, khi sử dụng những lao động này, doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký tham gia BHXH cho người lao động.

Trường hợp doanh nghiệp không lập hồ sơ tham gia bảo hiểm cho người lao động trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng thì bị phạt tiền từ 02 -03 triệu đồng khi vi phạm với mỗi người lao động (theo khoản 21 Điều 1 Nghị định 88/2015/NĐ-CP).

Ngoài ra, nếu không đóng bảo hiểm cho toàn bộ lao động thuộc diện bắt buộc tham gia thì bị phạt tiền từ 18% - 20% tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm và tối đa không quá 75 triệu đồng (theo khoản 3 Điều 26 Nghị định 95/2013/NĐ-CP).

Lưu ý cho doanh nghiệp khi tham gia bảo hiểm (Ảnh minh họa)

2. Khi nào doanh nghiệp phải đóng bảo hiểm cho người lao động?

Theo Quyết định 772/QĐ-BHXH, trong 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký BHXH cho người lao động.

Hồ sơ này gồm các giấy tờ sau:

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) của người lao động;

- Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có);

- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);

- Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);

- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

Sau khi có đủ các giấy tờ nêu trên, doanh nghiệp nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH quận/huyện nơi có trụ sở.

Xem hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký BHXH lần đầu tại đây.

3. Phải đóng đầy đủ và đúng hạn

Về mức đóng:

Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định chi tiết mức đóng và trách nhiệm đóng BHXH của doanh nghiệp và người lao động theo công thức:

Trong đó:

- Mức lương tháng đóng bảo hiểm của người lao động là mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác; của doanh nghiệp là quỹ tiền lương đóng BHXH.

- Tỷ lệ trích đóng bảo hiểm được thực hiện như sau:

Xem thêm: Cập nhật mới nhất mức đóng bảo hiểm xã hội năm 2019

Về thời hạn đóng:

Cũng theo quy định tại Quyết định 595, doanh nghiệp được lựa chọn đóng bảo hiểm theo phương thức đóng hàng tháng, 03 tháng hoặc 06 tháng một lần.

Nếu đóng hàng tháng, chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng, doanh nghiệp phải trích tiền đóng bảo hiểm (của mình và của người lao động) chuyển cùng lúc vào tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH mở tại ngân hàng hoặc kho bạc Nhà nước.

Nếu đóng 03 tháng hoặc 06 tháng một lần, chậm nhất đến ngày cuối cùng của kỳ đóng, doanh nghiệp phải chuyển đủ tiền vào quỹ BHXH (áp dụng với doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác hoạt động trong lĩnh vực nông, lâm, ngư, diêm nghiệp trả lương theo sản phẩm, hoặc khoán).

Trường hợp chậm đóng, đóng không đúng mức quy định hoặc đóng không đủ số người thuộc diện bắt buộc tham gia thì doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 12% - 15% tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm và tối đa không quá 75 triệu đồng (theo khoản 2 Điều 26 Nghị định 95/2013/NĐ-CP).

Đóng đầy đủ và đúng hạn mức đóng theo quy định (Ảnh minh họa)

4. Kịp thời điều chỉnh khi có sự thay đổi

Thực tế có nhiều lý do khiến doanh nghiệp phải thay đổi thông tin đóng bảo hiểm của đơn vị mình như tăng/giảm lao động; đổi tên doanh nghiệp, địa điểm đăng ký kinh doanh, mã số doanh nghiệp; thay đổi mức lương tháng đóng bảo hiểm của người lao động…

Khi có bất cứ sự thay đổi nào, doanh nghiệp đều phải làm thủ tục thay đổi thông tin đóng bảo hiểm với cơ quan BHXH để có sự điều chỉnh kịp thời, tránh ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động cũng như chính doanh nghiệp mình.

5. Lưu ý khi có người lao động làm việc ở nhiều nơi

Trách nhiệm tham gia bảo hiểm cho người lao động của doanh nghiệp được quy định chi tiết tại Điều 4 Nghị định 44/2013/NĐ-CP.

Đối với BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp:

Theo đó, nếu doanh nghiệp là người sử dụng lao động đầu tiên mà người lao động giao kết thì phải tham gia BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động.

Đối với bảo hiểm y tế:

Nếu hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và người lao động có mức lương cao nhất thì doanh nghiệp phải tham gia bảo hiểm y tế cho người lao động.

Nếu doanh nghiệp là một trong những người sử dụng còn lại thì phải trả cùng lúc với lương của người lao động một khoản tiền tương đương với mức đóng BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm y tế thuộc trách nhiệm của mình.

Trên đây là một số lưu ý quan trọng cho các doanh nghiệp trong suốt quá trình tham gia bảo hiểm.

>> Tổng hợp các mức phạt trong lĩnh vực bảo hiểm mới nhất

Thùy Linh