Tin chính thức về lộ trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Thời điểm phải đăng ký, sử dụng hóa đơn điện tử

* Thời điểm đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử

Theo khoản 3 Điều 26 Thông tư 68/2019/TT-BTC thì từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử.

* Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020.

Căn cứ:

- Theo khoản 4 Điều 35 Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hết hiệu lực thi hành từ ngày 01/11/2020;

- Tại khoản 4 Điều 26 Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119 về hóa đơn điện tử thì các thông tư như: Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 191/2010/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 37/2017/TT-BTC về hóa đơn sẽ hết hiệu lực thi hành kể từ ngày từ ngày 01/11/2020.

Như vậy, tất cả các nghị định, thông tư về hóa đơn hóa đơn vận tải, hóa đơn giấy sử dụng trong mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ như hóa đơn tự in, đặt in, hóa đơn đặt mua của cơ quan thuế sẽ hết hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/11/2020. Thay vào đó, doanh nghiệp, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định Nghị định 119 và Thông tư 68.

Lưu ý:

Hiện nay, không ít người thắc mắc về thời điểm phải sử dụng hóa đơn điện tử vì theo khoản 2 Điều 151 Luật Quản lý thuế 2019 có quy định: “Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2022; khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật này trước ngày 01/7/2022”.

Tuy nhiên, Luật Quản lý thuế 2019 chỉ quy định về khái niệm hóa đơn điện tử; nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử; áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; dịch vụ về hóa đơn điện tử, dịch vụ về hóa đơn điện tử mà không quy định thời điểm đăng ký áp dụng, khởi tạo hóa đơn điện tử. Do đó, thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 119/2018/NĐ-CP và được hướng dẫn bởi Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Lộ trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (Ảnh minh họa)

Đang sử dụng hóa đơn giấy thì xử lý thế nào?

Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng, cung cấp dịch vụ có hiệu lực từ ngày 01/11/2018 và được hướng dẫn bởi Thông tư 68/2019/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 14/11/2019.

Tuy nhiên, thời điểm phải đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử là từ ngày 01/11/2020. Trong khoảng thời gian 02 năm từ ngày 01/11/2018 đến ngày 01/11/2020 (thời gian để chuẩn bị điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử) thì việc sử dụng hóa đơn cũng được quy định rõ theo điều khoản xử lý chuyển tiếp quy định tại Điều 36 Nghị định 119 và Điều 27 của Thông tư 68, cụ thể:

Theo khoản 1 Điều 27 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định: “Việc xử lý chuyển tiếp thực hiện theo quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3, khoản 4 Điều 36 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP”.

Như vậy, đối với các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh khác đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo thông tư cũ hoặc thông báo phát hành hóa đơn giấy (hóa đơn tự in, đặt tin) hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế thì xử lý như sau:

Đối tượng 1. Đang sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đang sử dụng.

Đối tượng 2. Đang sử dụng hóa đơn giấy (đặt in, tự in hoặc mua của cơ quan thuế)

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày 01/11/2018 thì:

* Được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua của cơ quan thuế đến hết ngày 31/10/2020.

Công văn 4311/TCT-CS về hóa đơn ngày 05/11/2018 của Tổng cục Thuế quy định:

- Trường hợp kể từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020 mà sử dụng hết hóa đơn đặt in đã thông báo phát hành và vẫn có nhu cầu sử dụng tiếp hóa đơn đặt in phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp thì tiếp tục áp dụng hóa đơn đặt in và sử dụng đến khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

- Thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định như:

+ Đề nghị sử dụng hóa đơn tự in, đặt in;

+ Mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in;

+ Thông báo phát hành hóa đơn đặt in/hóa đơn tự in.

* Nếu cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử có mã thì:

- Chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử nếu cơ sở kinh doanh đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin;

- Nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức nêu trên thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

Đối tượng 3. Cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020

Theo Công văn 4763/TCT-CS ngày 29/11/2018 về hóa đơn thì điều khoản chuyển tiếp quy định tại khoản 3 Điều 36 Nghị định 119/2018/NĐ-CP được xử lý như sau:

* Nếu cơ quan thuế chưa thông báo cơ sở kinh doanh mới thành lập sử dụng hóa đơn điện tử thì:

- Đăng ký phát hành hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử hoặc mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng (nếu thuộc trường hợp mua hóa đơn);

- Thực hiện các thủ tục hành chính về hóa đơn theo quy định như:

+ Đề nghị sử dụng hóa đơn tự in, đặt in;

+ Mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in;

+ Thông báo phát hành hóa đơn đặt in/hóa đơn tự in.

* Nếu cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119 thì:

- Cơ sở kinh doanh chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử nếu đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin;

- Cơ sở kinh doanh mới thành lập chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà đăng ký phát hành hóa đơn thì cơ sở kinh doanh mới thành lập này thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

4. Đối với tổ chức sự nghiệp công lập (cơ sở giáo dục công lập, cơ sở y tế công lập)

Đối với tổ chức sự nghiệp công lập (cơ sở giáo dục công lập, cơ sở y tế công lập) đã sử dụng Phiếu thu tiền thì tiếp tục sử dụng Phiếu thu tiền đã sử dụng và chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử (hoặc Phiếu thu tiền điện tử) theo lộ trình của Bộ Tài chính.

- Trường hợp cơ quan thuế thông báo chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nếu tổ chức sự nghiệp công lập chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng Hóa đơn kiêm Phiếu thu tiền hóa đơn thì thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế theo Mẫu số 03 cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

- Trường hợp đáp ứng các điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì tổ chức sự nghiệp công lập đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Lưu ý: Từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, để chuẩn bị điều kiện cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin để đăng ký, sử dụng, tra cứu và chuyển dữ liệu lập hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, trong khi cơ quan thuế chưa thông báo các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi để sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định Nghị định 119 và theo hướng dẫn tại Thông tư 68 thì:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh vẫn áp dụng hóa đơn cũ (hóa đơn đang sử dụng);

- Kể từ thời điểm doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 68 nếu phát hiện hóa đơn cũ (hóa đơn tự in, đặt in hoặc mua của cơ quan thuế…) mà có sai sót thì:

+ Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót;

+ Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04;

+ Lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã) thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Trong hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

+ Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn cũ đã lập có sai sót, sau đó người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Trên đây là toàn bộ lộ trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119 và Thông tư 68. Để cập nhật các thông tin mới về hóa đơn điện tử thì các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh khác, hộ, cá nhân kinh doanh hãy theo dõi thông tin trên trang LuatVietnam.

>> 7 nội dung đáng chú ý nhất của Thông tư 68 về hóa đơn điện tử

Khắc Niệm