English 
RSS
Xuất hóa đơn sai thời điểm là lỗi khá thường gặp của kế toán. Để hạn chế tối đa việc lập hóa đơn không đúng thời điểm hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây.
1. Thế nào là xuất hóa đơn sai thời điểm?
Xuất hóa đơn sai thời điểm được hiểu là hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Cụ thể:
| Hoạt động | Thời điểm lập/xuất hóa đơn |
|---|---|
| Bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) | Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Đối với xuất khẩu hàng hóa: Do người bán tự xác định, chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan. |
| Cung cấp dịch vụ | Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Thời điểm thu tiền. (Trừ trường hợp thu tiền đặt cọc/tạm ứng cho một số dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng). |
| Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ | Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng. |
| Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần thời gian đối soát dữ liệu (dịch vụ vận tải hàng không, điện, truyền hình, quảng cáo, E-commerce, bưu chính, viễn thông, logistic, CNTT (trừ mục b), ngân hàng, chứng khoán, xổ số điện toán, thu phí đường bộ...) | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. |
| Dịch vụ viễn thông, CNTT (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối. Trường hợp bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn: Lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu vào cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng. |
| Hoạt động xây dựng, lắp đặt | Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. |
| Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng: Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng (thu tiền theo tiến độ) | Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng. |
Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng: Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng | Thực hiện theo quy định bán hàng hóa. |
| Tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử | Lập theo thông lệ quốc tế, chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống. |
| Tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô (Bán dầu thô, condensate, sản phẩm chế biến từ dầu thô) | Thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. |
| Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí | Thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao của tháng nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. |
| Bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện | Căn cứ thời điểm đối soát số liệu thanh toán theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. (Riêng có bảo lãnh Chính phủ thì theo bảo lãnh). |
| Bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng | Thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. (Người bán phải đảm bảo lưu trữ hóa đơn điện tử). |
| Cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh. |
| Hoạt động cho vay (Thu lãi) | Xác định theo kỳ hạn thu lãi tại hợp đồng tín dụng. Trường hợp đến kỳ hạn không thu được (theo dõi ngoại bảng): Thời điểm thu được tiền lãi vay. Trường hợp trả lãi trước hạn: Thời điểm thu lãi trước hạn. |
| Hoạt động đại lý đổi ngoại tệ, cung ứng dịch vụ nhận và chi, trả ngoại tệ | Thời điểm đổi ngoại tệ, thời điểm hoàn thành dịch vụ nhận và chi trả ngoại tệ. |
| Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền | Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, thực hiện lập hóa đơn điện tử cho khách hàng và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. |
| Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh | Nếu khách hàng không lấy hóa đơn: Căn cứ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày (vào cuối ngày). Nếu khách hàng yêu cầu: Lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng. Lập hóa đơn cho cơ quan bảo hiểm xã hội: Tại thời điểm được cơ quan bảo hiểm xã hội thanh, quyết toán chi phí khám chữa bệnh. |
| Thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng (ETC) | Ngày xe lưu thông qua trạm thu phí. Trường hợp sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng (lập định kỳ): Ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí. |
| Hoạt động kinh doanh bảo hiểm | Thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm. |
| Hoạt động kinh doanh vé xổ số truyền thống, xổ số biết kết quả ngay | Sau khi thu hồi vé xổ số không tiêu thụ hết và chậm nhất là trước khi mở thưởng của kỳ tiếp theo, doanh nghiệp lập 01 hóa đơn GTGT điện tử có mã cho từng đại lý cho vé xổ số được bán trong kỳ. |
| Hoạt động kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng | Chậm nhất là 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu (từ 0 giờ 00 phút đến 23 giờ 59 phút cùng ngày). |
2. Cách xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm
Việc xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm thực hiện 04 bước như sau:
Bước 1: Người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập xuất sai thời điểm.
Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập xuất sai thời điểm.
Bước 3: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai thời điểm sau đó người bán gửi cho người mua
Bước 4: 02 bên giữ lại biên bản điều chỉnh hóa đơn để phục vụ cho việc giải trình về sau
Lưu ý:
- Hóa đơn điều chỉnh hóa đơn xuất sai thời điểm cần có nội dung “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập xuất sai thời điểm phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Như vậy:
- Bên mua: Hóa đơn lập sai thời điểm sẽ được đưa vào chi phí khi tính thuế TNDN và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào, với điều kiện là việc mua bán là đúng thực tế; có hóa đơn, chứng từ thanh toán đầy đủ; bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ.
- Bên bán: Sẽ bị xử phạt về hành vi lập hóa đơn sai thời điểm, tùy vào từng trường hợp mà mức phạt sẽ khác nhau.
3. Hóa đơn xuất sai thời điểm có được khấu trừ?
Nếu đáp ứng điều kiện, hóa đơn xuất sai thời điểm vẫn được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.
Theo Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC, các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) như sau:1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá từ từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Bên cạnh đó, Công văn 2731/TCT-CS ngày 20/6/2016 của Tổng cục thuế gửi Cục thuế Tỉnh Hà Nam liên quan đến chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp xử lý vấn đề xuất hóa đơn sai thời điểm đã nêu rõ:
Căn cứ theo nội dung Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS đối với các hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm bên mua sẽ được đưa vào chi phí khi tính thuế TNDN và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Như vậy, khi lập hóa đơn không đúng thời điểm:
- Bên mua: Được đưa vào chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào nếu việc mua bán là đúng thực tế; có hóa đơn, chứng từ thanh toán đầy đủ; bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ.
- Bên bán: Sẽ bị xử phạt về hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm tùy vào mức độ vi phạm.
4. Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm
Trước 01/01/2026, theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có hành vi lập hóa đơn sai thời điểm sẽ bị xử phạt như sau:
| STT | Hành vi | Mức phạt |
|---|---|---|
| 1 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ | Cảnh cáo |
| 2 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế | 03 - 05 triệu đồng |
| 3 | Lập hóa đơn sai thời điểm (trừ 2 trường hợp trên) | 04 - 08 triệu đồng |
Từ 01/01/2026, áp dụng mức phạt quy định tại Nghị định 310/2025/NĐ-CP như sau:
| Hành vi | Số hóa đơn vi phạm | Mức phạt |
|---|---|---|
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa. | 01 số hóa đơn | Cảnh cáo |
| 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn | 500.000 - 1,5 triệu đồng | |
| 10 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn | 02 - 05 triệu đồng | |
| 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn | 05 - 15 triệu đồng | |
| 100 số hóa đơn trở lên | 15 - 30 triệu đồng | |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. | 01 số hóa đơn | 500.000 - 1,5 triệu đồng |
| 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn | 02 - 05 triệu đồng | |
| 10 số hóa đơn đến dưới 20 số hóa đơn | 05 - 15 triệu đồng | |
| 20 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn | 15 - 30 triệu đồng | |
| 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn | 30 - 50 triệu đồng | |
| 100 số hóa đơn trở lên | 50 - 70 triệu đồng |
5. Thời hiệu xử phạt xuất hóa đơn sai thời điểm
Thời hiệu xử phạt vi phạm đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm là 02 năm tính từ ngày lập hóa đơn.
Căn cứ, điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 102/2021/NĐ-CP quy định, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 02 năm.
Thời điểm tính thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn được quy định như sau:
- Đối với hành vi vi phạm hành chính đang được thực hiện: Thời hiệu được tính từ ngày người có thẩm quyền thi hành công vụ phát hiện hành vi vi phạm.
- Đối với hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc: Thời hiệu được tính từ ngày chấm dứt hành vi vi phạm.
Hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm là hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc. Thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm là ngày lập hóa đơn.
Theo đó, trường hợp thực hiện nhiều hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm thì cơ quan thuế sẽ căn cứ vào ngày lập hóa đơn để xử phạt đối với từng hành vi vi phạm.
Như vậy, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm là 02 năm tính từ ngày lập hóa đơn đó.
Trên đây là các quy định liên quan đến xuất hóa đơn sai thời điểm.
