Hướng dẫn Cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động với lao động nước ngoài

Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 886/QĐ‑BNV công bố các TTHC mới ban hành, trong đó có thủ tục “Cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam”.

Cụ thể, Quyết định số 886/QĐ-BNV quy định chi tiết điều kiện, hồ sơ, trình tự và thời hạn thực hiện thủ tục như sau:

1. Thủ tục này áp dụng cho đối tượng nào?

Người sử dụng lao động.

2. Người thực hiện cần nộp những giấy tờ nào?

(1) Hợp pháp hóa lãnh sự và chứng thực các giấy tờ:

- Giấy tờ trong hồ sơ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ khi:

• Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước liên quan đều là thành viên,

• Hoặc theo nguyên tắc có đi có lại,

• Hoặc theo quy định khác của pháp luật Việt Nam.

- Giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định.

• Trường hợp là bản sao, phải được chứng thực từ bản gốc trước, rồi mới dịch và chứng thực bản dịch theo quy định pháp luật.

(2) Thành phần hồ sơ

(2.1) Văn bản đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP.

(2.2) Giấy khám sức khỏe phải do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đủ điều kiện cấp, trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin quản lý khám chữa bệnh hoặc Cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế.

Trường hợp giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp được chấp nhận nếu:

• Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ đó có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau,

• Thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe không quá 12 tháng kể từ ngày cấp.

(2.3) 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính).

(2.4) Hộ chiếu còn thời hạn.

(2.5) Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài không thuộc diện cấp giấy phép lao động là một trong các giấy tờ sau:

- Văn bản xác nhận của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, áp dụng cho các trường hợp:

• Là Trưởng văn phòng đại diện, dự án hoặc chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam.

• Có hộ chiếu công vụ vào làm việc cho cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội.

• Được Bộ Giáo dục và Đào tạo xác nhận vào Việt Nam để thực hiện các công việc sau:

• Giảng dạy, nghiên cứu, chuyển giao chương trình giáo dục quốc tế;

• Làm nhà quản lý, giám đốc điều hành, hiệu trưởng, phó hiệu trưởng cơ sở giáo dục do cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức liên chính phủ đề nghị thành lập tại Việt Nam.

• Được Bộ, ngành hoặc UBND cấp tỉnh xác nhận làm việc trong các lĩnh vực ưu tiên như: tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia, các lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế - xã hội.

- Văn bản của người sử dụng lao động nước ngoài kèm theo thỏa thuận hoặc điều ước quốc tế, áp dụng cho các trường hợp:

• Theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

• Vào Việt Nam cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên môn, kỹ thuật hoặc thực hiện nhiệm vụ liên quan đến chương trình, dự án sử dụng nguồn ODA, theo điều ước quốc tế.

• Được cử sang Việt Nam để giảng dạy, làm quản lý tại cơ sở giáo dục do cơ quan ngoại giao, tổ chức liên chính phủ đề nghị thành lập, hoặc cơ sở theo điều ước quốc tế.

• Là học sinh, sinh viên, học viên nước ngoài có thỏa thuận thực tập hoặc thư mời làm việc tại Việt Nam; hoặc học viên thực tập, tập sự trên tàu biển Việt Nam.

• Là tình nguyện viên làm việc không lương theo điều ước quốc tế, có xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế tại Việt Nam.

• Vào Việt Nam thực hiện thỏa thuận quốc tế mà cơ quan, tổ chức ở Trung ương, cấp tỉnh ký kết theo quy định của pháp luật.

-  Đối với  trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp theo quy định tại điểm b khoản 13 Điều 7 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP thì phải có văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam và xác nhận đã được người sử dụng lao động tại nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục ngay trước khi vào Việt Nam kèm theo giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, cụ thể như sau:

• Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là nhà quản lý là một trong các giấy tờ sau:

• Điều lệ công ty và giấy tờ chứng minh là nhà quản lý hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với các vị trí là nhà quản lý theo quy định tại khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp;

• Giấy phép thành lập cơ quan, tổ chức hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

• Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là giám đốc điều hành là một trong các giấy tờ sau:

• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp;

• Điều lệ công ty hoặc văn bản quy định về cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức; văn bản xác nhận người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.

Trường hợp người lao động nước ngoài đã làm việc tại Việt Nam được sử dụng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp để thay thế giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.

• Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là chuyên gia là một trong các giấy tờ sau:

• Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương và văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của chuyên gia đó.

Trường hợp người lao động nước ngoài đã làm việc tại Việt Nam thì được sử dụng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp để thay thế giấy tờ chứng minh số năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.

• Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia, lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế - xã hội hoặc theo thỏa thuận hợp tác của Chính phủ Việt Nam và văn bản xác nhận người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của chuyên gia đó.

Trường hợp người lao động nước ngoài đã làm việc tại Việt Nam được sử dụng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp để thay thế giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.

• Giấy chứng nhận thành tích cao, bằng cấp, kinh nghiệm trong lĩnh vực văn hóa, thể thao đối với nghệ sĩ, huấn luyện viên, vận động viên theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch;

• Giấy phép lái tàu bay, chứng chỉ chuyên môn được phép làm việc trên tàu bay đối với tiếp viên hàng không, chứng nhận trình độ chuyên môn trong lĩnh vực bảo dưỡng tàu bay, chứng nhận khả năng chuyên môn đối với thuyền viên nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp.

Nếu do nước ngoài cấp, phải được cơ quan có thẩm quyền Việt Nam công nhận theo hướng dẫn của Bộ Xây dựng.

• Giấy tờ chứng minh về trình độ, trình độ chuẩn theo Luật Giáo dục, Luật Giáo dục đại học, Luật Giáo dục nghề nghiệp đối với chuyên gia làm việc trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo.

Trường hợp làm việc tại trung tâm ngoại ngữ, tin học phải đáp ứng yêu cầu theo quy chế tổ chức và hoạt động của trung tâm.

• Giấy tờ chứng minh chuyên gia làm việc trong một số nghề, công việc đặc thù khác theo hướng dẫn của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ quản lý ngành, công việc đặc thù.

+ Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là lao động kỹ thuật là một trong các giấy tờ sau:

• Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh đào tạo ít nhất 01 năm và văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của lao động kỹ thuật đó.

Trường hợp người lao động nước ngoài đã làm việc tại Việt Nam được sử dụng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp để thay thế giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam;

• Văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của lao động kỹ thuật đó.

Trường hợp người lao động nước ngoài đã làm việc tại Việt Nam được sử dụng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp để thay thế giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.

3. Hình thức nộp hồ sơ 

- Trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia;

- Trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương.

4. Thời gian cơ quan có thẩm quyền giải quyết

- 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định trong trường hợp cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

- 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ trong trường hợp không cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

5. Cơ quan giải quyết thủ tục 

- UBND cấp tỉnh;

- Hoặc UBND cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động có trụ sở chính trong trường hợp người lao động nước ngoài làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

- Hoặc cơ quan có thẩm quyền do UBND cấp tỉnh quyết định việc phân cấp.

6. Quy trình thực hiện thủ tục cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đối với lao động nước ngoài 

Bước 1: Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động trong thời hạn từ 60 đến ít nhất 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. Hình thức nộp:

• Trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia;

• Trực tiếp, qua bưu chính công ích, doanh nghiệp dịch vụ, cá nhân, hoặc ủy quyền tại Trung tâm Phục vụ hành chính công nơi người lao động dự kiến làm việc.

Bước 2: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền tại địa phương để giải quyết theo cơ chế một cửa.

Bước 3: Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy xác nhận theo Mẫu số 02 ban hành kèm Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Trường hợp không cấp, phải có văn bản trả lời nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết thủ tục nhằm đảm bảo việc thực thi đúng quy định pháp luật mới, tạo thuận lợi cho người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài.