Hồ sơ, thủ tục đăng ký thay đổi vốn điều lệ của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được quy định thế nào?

1. Hồ sơ, thủ tục đăng ký thay đổi vốn điều lệ của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được quy định thế nào?

Theo Điều 39 Nghị định 295/2026/NĐ-CP và Điều 47 Luật Hợp tác xã 2023, khi hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thay đổi vốn điều lệ thuộc trường hợp phải đăng ký thì hồ sơ gồm Giấy đề nghị đăng ký thay đổi, nghị quyết của Đại hội thành viên và, trong trường hợp có nhà đầu tư nước ngoài thuộc diện phải đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp, văn bản chấp thuận của cơ quan đăng ký đầu tư. Trình tự đăng ký thực hiện theo Điều 47 Luật Hợp tác xã.

Cụ thể, khoản 1 Điều 39 Nghị định 295/2026/NĐ-CP quy định hồ sơ đăng ký thay đổi vốn điều lệ gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã;
• Bản sao hoặc bản chính nghị quyết của Đại hội thành viên về việc thay đổi vốn điều lệ;
• Bản sao văn bản của cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài đối với trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp theo quy định của Luật Đầu tư.

Về thủ tục, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã gửi hồ sơ đăng ký thay đổi đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã; nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì phải thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung; nếu từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

2. Khi nào thay đổi vốn điều lệ phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh?

Không phải mọi biến động về vốn điều lệ đều được Điều 47 Luật Hợp tác xã 2023 xác định theo cùng một ngưỡng đăng ký.

Khoản 1 Điều 47 Luật Hợp tác xã 2023 quy định hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã phải đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã khi:

• Thay đổi một trong các thông tin quy định tại khoản 1, khoản 2 và khoản 5 Điều 45 của Luật gồm tên hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; địa chỉ trụ sở chính; họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số định danh cá nhân hoặc số giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã. 
• Thay đổi vốn điều lệ từ 5% vốn điều lệ hoặc từ 01 tỷ đồng trở lên;
• Tổ chức lại hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

Như vậy, xét riêng trường hợp thay đổi vốn điều lệ, nghĩa vụ đăng ký phát sinh khi mức thay đổi từ 5% vốn điều lệ hoặc từ 01 tỷ đồng trở lên.

Điều 45 Luật Hợp tác xã 2023 cũng xác định vốn điều lệ là một trong những nội dung chủ yếu được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, cùng với tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số và thông tin người đại diện theo pháp luật.

Bên cạnh đó, theo khoản 24 Điều 4 Luật Hợp tác xã 2023, vốn điều lệ được hiểu là tổng giá trị tài sản do thành viên chính thức và thành viên liên kết góp vốn đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập hoặc trong quá trình hoạt động của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

3. Hồ sơ đăng ký thay đổi vốn điều lệ gồm những giấy tờ nào?

Điều 39 Nghị định 295/2026/NĐ-CP quy định trực tiếp thành phần hồ sơ đăng ký thay đổi vốn điều lệ của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

3.1. Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã

Đây là giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ đăng ký thay đổi vốn điều lệ.

Thông qua giấy đề nghị, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thực hiện đăng ký nội dung vốn điều lệ sau khi thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh.

3.2. Nghị quyết của Đại hội thành viên về việc thay đổi vốn điều lệ

Hồ sơ phải có bản sao hoặc bản chính nghị quyết của Đại hội thành viên về việc thay đổi vốn điều lệ.

Theo Luật Hợp tác xã 2023, Đại hội thành viên là cơ quan quyết định cao nhất của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

Do đó, khi đăng ký thay đổi vốn điều lệ theo Điều 39 Nghị định 295/2026/NĐ-CP, nghị quyết của Đại hội thành viên là một trong các tài liệu phải có trong hồ sơ.

3.3. Văn bản chấp thuận liên quan đến nhà đầu tư nước ngoài trong trường hợp phải có

Điểm c khoản 1 Điều 39 Nghị định 295/2026/NĐ-CP yêu cầu thêm:

Bản sao văn bản của cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài đối với trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp theo quy định của Luật Đầu tư.

Loại giấy tờ này là thành phần hồ sơ áp dụng đối với  trường hợp thuộc diện phải thực hiện thủ tục đăng ký theo quy định, không bắt buộc đối với mọi trường hợp..

4. Thủ tục đăng ký thay đổi vốn điều lệ thực hiện ra sao?

Khoản 2 Điều 39 Nghị định 295/2026/NĐ-CP quy định trình tự đăng ký thay đổi vốn điều lệ thực hiện theo Điều 47 Luật Hợp tác xã 2023.

Theo đó, thủ tục được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã chuẩn bị hồ sơ gồm các giấy tờ được nêu tại khoản 1 Điều 39 Nghị định 295/2026/NĐ-CP.

Về số lượng hồ sơ, Điều 11 Nghị định 295/2026/NĐ-CP quy định người thực hiện thủ tục nộp 01 bộ hồ sơ. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã không được yêu cầu nộp thêm hồ sơ hoặc giấy tờ khác ngoài các giấy tờ theo quy định. 

Bước 2: Nộp hồ sơ trong thời hạn 10 ngày

Điểm a khoản 1 Điều 47 Luật Hợp tác xã 2023 quy định:

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã phải gửi hồ sơ đăng ký thay đổi đến cơ quan đăng ký kinh doanh.

Đối với thay đổi vốn điều lệ thuộc ngưỡng phải đăng ký, thời hạn này được tính từ ngày có thay đổi.

Bước 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ.

Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

Nếu từ chối giải quyết, cơ quan đăng ký kinh doanh cũng phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

5. Hồ sơ đăng ký thay đổi vốn điều lệ được nộp ở đâu, bằng cách nào?

Theo Nghị định 295/2026/NĐ-CP, cơ quan trực tiếp giải quyết thủ tục đăng ký hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã là cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã.

Cụ thể:

• Nếu đơn vị hành chính cấp xã có thành lập phòng chuyên môn thì cơ quan đăng ký kinh doanh là phòng chuyên môn thuộc UBND cấp xã có chức năng, nhiệm vụ đăng ký hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quyết định của UBND cấp tỉnh;
• Nếu cấp xã không thành lập phòng chuyên môn thì cơ quan đăng ký kinh doanh là UBND cấp xã. 

Về phương thức nộp hồ sơ, khoản 2 Điều 41 Luật Hợp tác xã 2023 quy định hồ sơ đăng ký có thể được gửi theo một trong ba phương thức:

• Bằng bản giấy nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh;
• Bằng bản giấy qua dịch vụ bưu chính;
• Qua hệ thống thông tin điện tử của cơ quan đăng ký kinh doanh. 

Đối với phương thức nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, Điều 19 Nghị định 295/2026/NĐ-CP quy định người nộp hồ sơ nộp đến Bộ phận một cửa cấp xã. Sau khi tiếp nhận, Bộ phận một cửa trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, sau đó chuyển hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã để giải quyết.

Trường hợp thực hiện trên môi trường điện tử, người nộp hồ sơ đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử để truy cập Hệ thống thông tin về đăng ký hợp tác xã, kê khai thông tin và tải các giấy tờ trong hồ sơ lên hệ thống.

6. Nghị định 295/2026/NĐ-CP áp dụng từ khi nào?

Theo khoản 1 Điều 69 Nghị định 295/2026/NĐ-CP, Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 23/7/2026 và thay thế Nghị định 92/2024/NĐ-CP về đăng ký tổ hợp tác, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

Trong khi đó, Luật Hợp tác xã 2023 có hiệu lực thi hành từ 01/7/2024, trừ khoản 3 và khoản 4 Điều 115 có hiệu lực từ ngày 01/9/2023.

Như vậy, khi hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thay đổi vốn điều lệ từ 5% vốn điều lệ hoặc từ 01 tỷ đồng trở lên, phải thực hiện đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh. Hồ sơ thực hiện theo Điều 39 Nghị định 295/2026/NĐ-CP; thời hạn nộp hồ sơ là 10 ngày kể từ ngày có thay đổi và thời hạn xem xét hồ sơ của cơ quan đăng ký kinh doanh là 03 ngày làm việc theo Điều 47 Luật Hợp tác xã 2023.

Trên đây là thông tin về “Hồ sơ, thủ tục đăng ký thay đổi vốn điều lệ của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được quy định thế nào?” được trình bày theo Nghị định 295/2026/NĐ-CP. Mời bạn theo dõi LuatVietnam.vn để cập nhật thêm các quy định về đào tạo chuyên môn trong lĩnh vực tiêu chuẩn, đo lường và chất lượng.