Hồ sơ, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã như thế nào?

1. Hồ sơ, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã như thế nào?

Theo Điều 38 Nghị định 295/2026/NĐ-CP và Điều 47 Luật Hợp tác xã 2023, khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã phải chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi và gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Hồ sơ gồm Giấy đề nghị đăng ký thay đổi; nghị quyết của Đại hội thành viên và thông tin, giấy tờ của người đại diện theo pháp luật mới. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi, hồ sơ phải được gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh. 

Cụ thể, khoản 1 Điều 38 Nghị định 295/2026/NĐ-CP quy định hồ sơ gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã do Chủ tịch Hội đồng quản trị đối với tổ chức quản trị đầy đủ hoặc Giám đốc đối với tổ chức quản trị rút gọn ký. Trường hợp người giữ chức danh này đồng thời là người đại diện theo pháp luật thì người ký là người mới được bầu làm Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc;
• Bản sao hoặc bản chính nghị quyết của Đại hội thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;
• Danh sách, số định danh cá nhân của người đại diện theo pháp luật là người Việt Nam; danh sách, bản sao hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài đối với người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài. 

Sau khi nhận hồ sơ, trong thời hạn 03 ngày làm việc, cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. 

2. Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật gồm những giấy tờ gì?

Điều 38 Nghị định 295/2026/NĐ-CP quy định riêng thành phần hồ sơ đối với trường hợp thay đổi người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

2.1. Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã

Giấy đề nghị phải do:

• Chủ tịch Hội đồng quản trị ký nếu hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã tổ chức theo mô hình quản trị đầy đủ;
• Giám đốc ký nếu tổ chức theo mô hình quản trị rút gọn.

Riêng trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc đồng thời là người đại diện theo pháp luật đang được thay đổi thì giấy đề nghị do người mới được bầu làm Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc ký.

Quy định này tương ứng với hai loại hình tổ chức quản trị tại Điều 56 Luật Hợp tác xã 2023. Theo đó, tổ chức quản trị đầy đủ gồm Đại hội thành viên, Hội đồng quản trị, Giám đốc (Tổng giám đốc), Ban kiểm soát; còn tổ chức quản trị rút gọn gồm Đại hội thành viên, Giám đốc và kiểm soát viên.

2.2. Nghị quyết của Đại hội thành viên

Hồ sơ phải có bản sao hoặc bản chính nghị quyết của Đại hội thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật. 

Đây là giấy tờ thể hiện quyết định của Đại hội thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật để làm căn cứ đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh.

2.3. Thông tin, giấy tờ của người đại diện theo pháp luật

Tùy người đại diện theo pháp luật là người Việt Nam hay người nước ngoài, hồ sơ được chuẩn bị như sau:

• Nếu là người Việt Nam: danh sách và số định danh cá nhân;
• Nếu là người nước ngoài: danh sách và bản sao hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài. 

Trường hợp hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã chỉ thay đổi thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật đã được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, khoản 2 Điều 38 Nghị định 295/2026/NĐ-CP quy định hồ sơ chỉ gồm Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã. 

3. Thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật thực hiện thế nào?

Khoản 4 Điều 38 Nghị định 295/2026/NĐ-CP quy định trình tự đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật thực hiện theo Điều 47 Luật Hợp tác xã 2023.

Theo khoản 1 Điều 47 Luật Hợp tác xã 2023, trình tự được thực hiện như sau:

Bước 1: Gửi hồ sơ đăng ký thay đổi

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã phải gửi hồ sơ đăng ký thay đổi đến cơ quan đăng ký kinh doanh. 

Thông tin về người đại diện theo pháp luật là một trong các nội dung chủ yếu được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, bao gồm họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số định danh cá nhân hoặc số giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật.

Bước 2: Cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ.

Bước 3: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã hoặc yêu cầu hoàn thiện hồ sơ

Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung. Trường hợp từ chối giải quyết thì cũng phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. 

Theo Nghị định 295/2026/NĐ-CP, cơ quan giải quyết thủ tục đăng ký hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã là cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. Trường hợp đơn vị hành chính cấp xã thành lập phòng chuyên môn thì cơ quan đăng ký kinh doanh là phòng chuyên môn thuộc UBND cấp xã được giao chức năng này; trường hợp không thành lập phòng chuyên môn thì cơ quan giải quyết là UBND cấp xã. 

4. Có thể nộp hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật bằng những phương thức nào?

Theo khoản 2 Điều 41 Luật Hợp tác xã 2023, hồ sơ đăng ký hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh theo một trong ba phương thức:

• Bằng bản giấy nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh;
• Bằng bản giấy qua dịch vụ bưu chính;
• Qua hệ thống thông tin điện tử của cơ quan đăng ký kinh doanh. 

Đối với hình thức trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, Nghị định 295/2026/NĐ-CP quy định người nộp hồ sơ gửi hồ sơ đến Bộ phận một cửa cấp xã. Sau khi tiếp nhận, Bộ phận một cửa trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, đồng thời chuyển hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã để giải quyết.

Nếu đăng ký trên môi trường điện tử, người nộp hồ sơ đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử để truy cập Hệ thống thông tin về đăng ký hợp tác xã, kê khai thông tin, tải các giấy tờ theo quy định và thực hiện các bước nộp hồ sơ trên hệ thống.

Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục, cần lưu ý khoản 6 Điều 12 Nghị định 295/2026/NĐ-CP quy định người ủy quyền phải thực hiện xác thực điện tử khi thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã. Nếu chưa có tài khoản định danh điện tử để xác thực thì hồ sơ phải kèm theo bản sao thẻ Căn cước, thẻ Căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của người ủy quyền.

Trên đây là thông tin về “Hồ sơ, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã như thế nào?” được trình bày theo Nghị định 295/2026/NĐ-CP. Mời bạn theo dõi LuatVietnam.vn để cập nhật thêm các quy định về đào tạo chuyên môn trong lĩnh vực tiêu chuẩn, đo lường và chất lượng