Cách viết mail xin việc ấn tượng để chinh phục mọi nhà tuyển dụng

Thay vì yêu cầu ứng viên nộp trực tiếp hồ sơ đến địa chỉ công ty, hiện nay nhiều nhà tuyển dụng lại chọn cách nhận hồ sơ xin việc online thông qua email. Sau đây, LuatVietnam sẽ chỉ bạn cách viết mail xin việc ấn tượng để gửi đến nhà tuyển dụng.

1/ Email xin việc là gì? Email xin việc khác gì với thư xin việc?

Email xin việc là phần nội dung mà ứng viên sẽ viết trực tiếp trên khung văn bản của email. Email này sẽ được đính kèm cùng với các giấy tờ của bộ hồ sơ xin việc để gửi đến nhà tuyển dụng.

Với nội dung email này, ứng viên không cần viết lại quá nhiều thông tin bởi nó đã có trong hồ sơ xin việc rồi. Thay vào đó, ứng viên chỉ cần viết ngắn gọn, rõ ràng với những thông tin nổi bật nhất nhằm thu hút nhà tuyển dụng, đưa họ đến với việc xem xét kỹ lưỡng hồ sơ xin việc của mình.

Nếu giới thiệu chi tiết quá sẽ bị dài dòng và lặp lại các thông tin trong hồ sơ xin việc, từ đó sẽ bị tạo ra hiệu ứng nhàm chán.

Bên cạnh đó, ứng viên cũng cần phân biệt rõ giữa email xin việc và thư xin việc (Cover Letter). Rất nhiều người lầm tưởng chúng là một nhưng không phải. Email xin việc là nội dung được viết trong mail, giới thiệu qua về bản thân và vị trí ứng tuyển. Còn thư xin việc là một file đính kèm với bộ hồ sơ xin việc. 

Cách viết email xin việc đúng chuẩn (Ảnh minh họa)

2/ Bí quyết để có được email xin việc chuyên nghiệp

Viết email xin việc không phải là một việc quá phức tạp, nhưng để có được chiếc email chuyên nghiệp thì không phải ai cũng biết cách làm. Chưa xem xét đến nội dung nhưng hình thức của email cũng là một trong những yếu tố để nhà tuyển dụng đánh giá rằng ứng viên có chuyên nghiệp hay không.

Vì vậy, ứng viên cần hết sức chú ý những vấn đề sau:

* Tên email:

Lời khuyên trong ứng viên trong trường hợp này đó là không nên sử dụng tên email đáng yêu hay quá trẻ con hoặc tên mail quá dài. Email xin việc nên thể hiện sự nghiêm túc và chuyên nghiệp của ứng viên. Tên email nên để ngắn gọn gồm họ tên và một số ký tự khác để không bị trùng như [email protected], [email protected],...

Nếu đang sử dụng email như kiểu [email protected], [email protected], [email protected],... ứng viên nên lập một email mới phù hợp vs mình hơn. Chỉ mất khoảng 5 - 7 phút để sở hữu tài khoản email mới để tạo ấn tượng chuyên nghiệp trong mắt nhà tuyển dụng.

* Tên hiển thị email:

Ứng viên cũng cần lưu ý đến tên hiển thị email. Đây là tên sẽ hiển thị khi thư gửi đến nhà tuyển dụng nhưng nhiều người lại không chú ý

Thường có 02 lỗi chủ yếu liên quan tới tên hiển thị email khi viết email xin việc đó là: Tên hiển thị không phải tên thật hoặc tên thật nhưng lại không được viết hoa. Tuy đây đều không phải là những lỗi quá lớn, nhưng chúng sẽ khiến bạn mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

* Chữ ký mail:

Khi đã có địa chỉ email ưng ý, việc thiết lập chữ ký email cũng rất cần thiết. Chữ ký mail bao gồm họ tên, địa chỉ nơi ở, địa chỉ email, số điện thoại, trang mạng xã hội (nếu có).

Điều này vừa góp phần thể hiện tính chuyên nghiệp vừa để nhà tuyển dụng có thêm thông tin để dễ dàng liên hệ với ứng viên trong trường hợp có vấn đề phát sinh.

3/ Cách viết mail xin việc đúng chuẩn

Để ghi điểm với nhà tuyển dụng, ứng viên có thể tham khảo cách viết mail xin việc sau đây:

* Tiêu đề email:

Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu cụ thể về tiêu đề email xin việc theo mẫu chỉ định thì ứng viên thực hiện đúng như yêu cầu. Điều này sẽ giúp họ lọc email dễ dàng và tiện cho công việc tuyển dụng của họ hơn.

Nếu họ không yêu cầu cụ thể về tiêu đề email xin việc, ứng viên có thể tự mình sáng tạo nhưng phải đảm bảo ngắn gọn với tên, vị trí ứng tuyển. Không nên viết dài dòng hay đan xen cảm xúc.

* Phần mở đầu:

Mở đầu email bằng cụm từ “Kính gửi…” sẽ là cách tốt nhất để thể hiện sự tôn trọng dành cho nhà tuyển dụng. Không nên sử dụng “Gửi…” hay “Chào anh/ chị…” sẽ gây mất cảm tình với nhà tuyển dụng.

Nếu biết rõ tên của người phụ trách tuyển dụng, ứng viên có thể soạn “Kính gửi + Ms/Mr + Tên + chức vụ của họ” để mở đầu email.  Còn không biết cụ thể người nhận, ứng viên nên viết là “Kính gửi phòng tuyển dụng Nhân sự + Tên công ty”.

* Nội dung chính:

Phần nội dung chính trong email là đoạn mà ứng viên có thể thỏa sức “dốc bầu tâm sự” với nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, dù viết về điều gì thì cũng nên nhớ rằng không nên viết quá dài dòng mà chỉ cần nêu những gì nổi bật nhất thuộc về mình để gây chú ý. Từ đó dẫn nhà tuyển dụng đến việc mở hồ sơ xin việc và đánh giá chi tiết hơn.

Nội dung chủ yếu của email xin việc nên bao gồm những vấn đề sau:

Câu 1: Thông tin cơ bản về bản thân: Tên đầy đủ, nơi đang học hoặc vị trí từng công tác,…

Câu 2: Mục đích gửi email để ứng tuyển cho vị trí nào, được đăng tải trên đâu (nơi bạn biết đến thông tin tuyển dụng).

Câu 3: Tóm tắt ngắn gọn kỹ năng hoặc kinh nghiệm mà ứng viên cho là phù hợp nhất với công việc ứng tuyển.

Câu 4: Giới thiệu về hồ sơ đính kèm.

* Phần kết email:

Kết thúc email đừng quên gửi lời cảm ơn chân thành tới nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian xem email ứng tuyển. Đồng thời, thể hiện sự mong chờ lời hồi âm từ nhà tuyển dụng. 

Email xin việc viết thế nào để thu hút nhà tuyển dụng? (Ảnh minh họa)

4/ Mẫu email xin việc tạo ấn tượng trong mắt nhà tuyển dụng

Nếu còn đang hoang mang không viết email xin việc như thế nào, ứng viên có thể dựa theo các mẫu sau đây để sáng tạo cho mình chiếc email xin việc phù hợp:

Mẫu số 01

Tiêu đề mail: Họ và tên - Vị trí ứng tuyển - Tên công ty

Nội dung:

Kính gửi Phòng nhân sự của Công ty [tên công ty],

Tôi là [họ và tên], tôi xin nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí […] theo như thông tin tuyển dụng của Quý công ty tại […].

Theo như mô tả công việc trong nội dung tuyển dụng của Quý công ty và với kinh nghiệm … năm làm việc trong lĩnh vực này, tôi thực sự tin rằng mình có thể đáp ứng 100% các yêu cầu công việc cho vị trí này và có đủ tiềm năng để trở thành nhân viên ưu tú mà Quý công ty đang tìm kiếm.

Tôi có gửi kèm theo email này là hồ sơ xin việc của tôi bao gồm:

- CV

- Thư xin việc

- Bảng điểm

- Các bằng cấp khác theo yêu cầu của Quý công ty

Rất mong Quý công ty dành thời gian xem xét. Tôi xin chân thành cảm ơn và mong sớm nhận được hồi âm của Quý công ty!

Trân trọng,

[Tên của ứng viên]

Mẫu số 02

Tiêu đề mail: Họ và tên - Vị trí ứng tuyển

Nội dung:

Kính gửi Mr/Mrs [tên người nhận] - Trưởng phòng nhân sự Công ty [tên công ty]

Tôi tên là […], tốt nghiệp loại [xuất sắc/giỏi/khá/trung bình] trường […].

Thông qua …., tôi được biết Quý công ty đang có nhu cầu cần tuyển vị trí [...]. Với kinh nghiệm hiện có, tôi tự tin có thể đảm nhiệm tốt vai trò này. Thực tế tôi đã có … năm làm việc trong lĩnh vực … Ngoài ra tôi còn có kinh nghiệm về mảng … trong thời gian làm việc tại công ty cũ.

Vì vậy, tôi cho rằng mình sẽ là một trong những ứng viên tiềm năng mà công ty đang tìm kiếm. Đính kèm theo email này là toàn bộ hồ sơ xin việc của tôi.

Cảm ơn Quý công ty đã dành thời gian để xem xét hồ sơ ứng tuyển của tôi. Tôi rất mong nhận được sự hồi âm từ phía công ty để có cơ hội được làm việc tại Quý công ty.

Trân trọng,

[Tên ứng viên]

5/ Email xin việc cần đính kèm giấy tờ gì trước khi gửi?

Để đảm bảo hồ sơ ứng tuyển được đầy đủ khi gửi đến nhà tuyển dụng, ngoài việc chuẩn bị nội dung cho email xin việc, ứng viên cũng cần lưu ý đính kèm đầy đủ các giấy tờ mà nội dung tuyển dụng yêu cầu và những giấy tờ liên quan. Cụ thể gồm:

- CV xin việc.

- Thư xin việc.

- Bằng tốt nghiệp và bảng điểm.

- Chứng chỉ tiếng anh, chứng chỉ tin học, chứng chỉ chuyên ngành yêu cầu.

- Sơ yếu lý lịch, sổ hộ khẩu,...

Xem thêm: Hồ sơ xin việc đầy đủ gồm những giấy tờ gì?

Trên đây là hướng dẫn cách viết mail xin việc chuyên nghiệp, tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng. Nếu gặp vướng mắc pháp lý trong quá trình tuyển dụng hoặc làm việc, bạn đọc vui lòng liên hệ tổng đài 1900.6192 để được hỗ trợ.

>> Cách trả lời email phỏng vấn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng