Cách trả lời email phỏng vấn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

Nếu bạn nhận được email phỏng vấn từ nhà tuyển dụng, việc trả lời một cách nhanh chóng và chuyện nghiệp là điều rất quan trọng. Vậy nội dung email đó phải viết như thế nào để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng?

Việc nhận được lời mời phỏng vấn thì có nghĩa hồ sơ xin việc của bạn đã ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Và dù đã nhận cuộc gọi phỏng vấn thì gửi mail xác nhận phỏng vấn vẫn là một điều nên làm. Dưới đây, LuatVietnam sẽ cung cấp những lưu ý cần nhớ và các mẫu email trả lời thư mời phỏng vấn thông dụng.

1/ Gửi email trả lời phỏng vấn càng nhanh càng tốt

Thời điểm lý tưởng nhất để gửi email xác nhận lịch hẹn là ngay sau khi nhận được thư mời hoặc cuộc gọi mời phỏng vấn. Nếu sau đó bạn bận chưa trả lời được thì hãy nhớ trả lời càng sớm càng tốt.

Trong cuộc gọi phỏng vấn hoặc email phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ gửi cho bạn các thông tin chi tiết và lịch phỏng vấn. Nếu bạn có câu hỏi hoặc vấn đề gì thì có thể hỏi trực tiếp qua điện thoại. Hoặc bạn có thể gửi lại câu hỏi trong thư mời phỏng vấn.

2/ Cách viết tiêu đề mail xác nhận phỏng vấn

Đây là một phần không thể thiếu của mỗi email. Đây là phần hiển thị bên ngoài nên nó sẽ quyết định việc người nhận có đọc thư hay không. Nếu thư của bạn không có tiêu đề thì nhà tuyển dụng rất dễ bỏ qua và coi đó là Spam và không đọc thư.

Phần tiêu đề có thể bao gồm: tên công việc và tên của bạn. Ví dụ: tiêu đề bạn nên để [Họ và tên] – [Vị trí tuyển dụng] – [Xác nhận/Từ chối thư mời phỏng vấn].

Mẫu email trả lời thư phỏng vấn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng (Ảnh minh họa)

3/ Viết nội dung thư trả lời phỏng vấn một cách ấn tượng

Một lá thư xác nhận phỏng vấn tiêu chuẩn phải đảm bảo có đầy đủ các phần: Lời chào, lý do viết thư, lời cảm ơn, ký tên. Phần nội dung thư nên trình bày rõ ràng, mạch lạc, không dài dòng, đúng chính tả để ghi điểm với nhà tuyển dụng.

Lời chào trang trọng

Đây là phép lịch sự tối thiểu, góp phần giúp bạn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

Bạn có thể sử dụng: “Dear Ms./Mr.” cùng với tên của người đã viết thư đến bạn hoặc “Kính gửi công ty …”  hay “Chào anh/chị,…”

Kèm theo đó, đừng quên gửi lời cảm ơn nhà tuyển dụng về lời mời phỏng vấn và thể hiện sự quan tâm muốn tìm hiểu thêm về công việc ứng tuyển.

Lý do viết thư

Đây là một phần không thể thiếu của email. Phần này cần trình bày trực tiếp vấn đề và không nên nói miên man. Bạn cần cảm ơn và xác nhận lịch hẹn phỏng vấn hoặc từ chối để nhà tuyển dụng nắm rõ. Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu bạn lựa chọn thời gian phỏng vấn thì cần chọn và nêu rõ thời gian.

Một số gợi ý cho bạn: “Cảm ơn vì cơ hội phỏng vấn..” , “Tôi viết thư này nhằm xác nhận lịch hẹn phỏng vấn vào…”

Lời cảm ơn

Luôn đảm bảo khi trả lời mail mời phỏng vấn đều phải có lời cám ơn như lời kết thúc. Đây là một câu kết thay cho phép lịch sự không nên bỏ qua.

Nếu ở phần đầu thư bạn biết lời cảm ơn rồi thì không sao. Nhưng nếu quên thì có thể bổ sung lời cảm ơn ở phần cuối thư. Ở phần này, bạn có thể kèm theo lời hứa sẽ đến đúng giờ. Ví dụ: “Em cảm ơn và sẽ đến phỏng vấn đúng giờ ạ”. Hoặc nếu muốn trang trọng có thể kết bằng vài từ sau: “Trân trọng”, “Thân mến” …

Chữ ký cuối mail

Bạn tạo chữ ký cuối mail vì đây là một thông tin khá hữu ích khi bạn sử dụng Email. Chữ ký có thể ghi tên bạn hoặc tên trường bạn đang học (nếu có), địa chỉ, số điện thoại và email.

Trong trường hợp có bất kỳ vấn đề gì phát sinh, nhà tuyển dụng có thể gọi điện thoại trực tiếp cho bạn. Vì vậy, phần chữ ký cuối có địa chỉ và số điện thoại là vô cùng cần thiết.

4/ Mẫu email trả lời thư mời phỏng vấn thu hút bạn đọc tham khảo

Mẫu trả lời email nhận phỏng vấn

Tiêu đề: NGUYỄN THỊ A_NHÂN VIÊN MARKETING_THƯ XÁC NHẬN PHỎNG VẤN

Dear …/Kính gửi: Công ty …

Tên tôi là Nguyễn Thị A. Tôi rất vui và cảm ơn vì quý công ty đã tạo cơ hội phỏng vấn dành cho tôi với vị trí ….

Tôi viết thư này nhằm xác nhận lịch hẹn phỏng vấn vào … giờ… ngày… tại văn phòng công ty.

Tôi tin rằng với kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực … sẽ giúp tôi trở thành một ứng viên lý tưởng cho vị trí này. Tôi mong được chia sẻ niềm đam mê và kỹ năng của tôi trong công việc với anh/chị trong cuộc phỏng vấn.

Nếu công ty cần bất kì tài liệu nào trước và trong buổi phỏng vấn, xin Quý công ty vui lòng phản hồi để tôi có được sự chuẩn bị kỹ lưỡng nhất.

Trân trọng,

Nguyễn Thị A

Email: [email protected]

SĐT: 09xxxxxxxx

Mẫu trả lời email từ chối phỏng vấn

Tiêu đề: NGUYỄN THỊ A_NHÂN VIÊN MARKETING_THƯ TỪ CHỐI PHỎNG VẤN

Dear …/ Kính gửi: Công ty …

Tôi rất vui khi nhận được thư mời phỏng vấn vị trí nhân viên X tại quý công ty. Tuy nhiên, tôi rất tiếc khi không thể tham gia buổi phỏng vấn vào ngày… tại văn phòng công ty vì … (nêu lý do bạn từ chối).

Rất hy vọng được hợp tác với quý công ty vào một dịp gần nhất!

Trân trọng,

Nguyễn Thị A

Email: [email protected]

SĐT: 09xxxxxxxx

Với những thông tin chia sẻ cùng với mẫu email trả lời thư mời phỏng vấn trên đây, hy vọng bạn đọc có được cách trả lời mail phỏng vấn thu hút và tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng trước khi bước vào buổi phỏng vấn trực tiếp.

>> Top 12 mẫu Đơn xin việc 'hút hồn' nhà tuyển dụng