Báo cáo lao động cuối năm, doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?

Mỗi năm, doanh nghiệp đều phải định kỳ báo cáo tình hình lao động cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội hai lần vào giữa năm và cuối năm. Vậy khi báo cáo lao động cuối năm, doanh nghiệp cần làm những công việc gì?

1. Hạn chót báo cáo tình hình thay đổi lao động cuối năm

Khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP quy định về thời hạn định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động của doanh nghiệp như sau:

2. Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Theo đó, mỗi năm doanh nghiệp sẽ phải báo cáo tình hình thay đổi lao động 02 lần. Trong đó hạn chót để doanh nghiệp nộp báo cáo lao động cuối năm là trước ngày 05/12 của năm dương lịch.

Doanh nghiệp nào cũng phải hiện cáo cáo tình hình lao động theo đúng quy định, nếu không báo cáo hoặc để quá thời hạn quy định mới nộp báo cáo lao động cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP như sau:

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

c) Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định;

Theo đó, nếu người sử dụng lao động vi phạm là cá nhân thì sẽ bị phạt từ 05 - 10 triệu đồng, còn trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức vi phạm thì bị phạt gấp đôi với số tiền từ 10 - 20 triệu đồng (theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

2. Hướng dẫn 3 cách báo cáo tình hình lao động cuối năm

Theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể thực hiện báo cáo tình hình thay đổi lao động cuối năm đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc gửi trực tiếp bản giấy báo cáo này đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Cụ thể:

Cách 1: Báo cáo cáo online trên Cổng Dịch vụ công quốc gia

Doanh nghiệp đăng ký tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia để thực hiện thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động.

Sau khi đăng ký thành công, định kỳ 06 tháng và hằng năm, Cổng Dịch vụ công quốc gia sẽ tự động lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của cơ quan BHXH gửi sang Sở Lao động Thương binh và Xã hội mà doanh nghiệp đã đăng ký là cơ quan nhận báo cáo. Từ lần sau, doanh nghiệp sẽ không cần phải lập và gửi báo cáo định kỳ theo quy định nữa.

Xem chi tiết cách báo cáo tình hình lao động online.

Cùng với đó, doanh nghiệp phải thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và và báo cáo cho Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế (nếu người lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế).

Cùng với đó, doanh nghiệp cũng phải thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và và báo cáo cho Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế (nếu người lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế).

Cách 3: Nộp báo báo lao động qua email của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Cách này không được quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nhưng thực tế, có một số tỉnh thành còn cho phép doanh nghiệp nộp báo báo lao động qua email của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.

Với cách này, doanh nghiệp cũng phải thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và báo cáo cho Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế (nếu người lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế).

3. Hồ sơ báo báo cáo tình hình lao động cuối năm 

Tùy vào mỗi cách báo cáo nêu trên mà doanh nghiệp sẽ cần chuẩn bị những giấy tờ nhất định. Cụ thể:

Cách 1: Báo cáo cáo online trên Cổng Dịch vụ công quốc gia

Doanh nghiệp khai trực tiếp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia mà không cần nộp file hay giấy tờ gì kèm theo.

Cách 2: Nộp hồ sơ giấy cho Sở Lao động Thương binh và Xã hội.

Hồ sơ chỉ bao gồm: Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Doanh nghiệp chỉ cần in và điền mẫu này, ký đóng dấu và gửi cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội

Xem thêm: Hướng dẫn điền Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động

Cách 3: Nộp báo báo lao động của email của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội

Hồ sơ chỉ bao gồm: Bản san mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP đã được điền đầy đủ thông tin, ký, đóng dấu của doanh nghiệp.

Trên đây là những thông tin mà doanh nghiệp cần biết khi thực hiện báo cáo lao động cuối năm. Nếu vẫn còn vấn đề vướng mắc, bạn đọc vui lòng liên hệ tổng đài 1900.6192 để được tư vấn chi tiết.