Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng lao động 2026

1. Hướng dẫn 2 cách báo cáo tình hình sử dụng lao động

Hiện nay, có hai cách để doanh nghiệp có thể làm thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động:

Cách 1. Báo cáo tình hình sử dụng lao động online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Áp dụng đối với mọi doanh nghiệp.

Doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia https://dichvucong.gov.vn/ 

Lưu ý: Hệ thống yêu cầu tải và cài đặt Công cụ ký điện tử để xác thực thông tin chữ ký số.

Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo là Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Bước 6: Bấm vào nút "Đăng ký" hệ thống sẽ tự ghi nhận thông tin.

Bước 8: Doanh ngiệp nhập biểu mẫu khai báo và gửi hồ sơ trên hệ thống bảo hiểm xã hội.

Bước 9: Cán bộ bảo hiểm xã hội. xử lý hồ sơ liên quan đến bảo hiểm xã hội.

Bước 10: Cổng Dịch vụ công Quốc gia lấy dữ liệu lao động từ hệ thống cơ sở dữ liệu bảo hiểm xã hội.

Bước 11: Cổng Dịch vụ công Quốc gia tự động gửi báo cáo về hệ thống một cửa của địa phương theo kì báo cáo do Bộ Nội vụ quy định.

Cách 2. Báo cáo tình hình sử dụng lao động trực tiếp

Áp dụng với doanh nghiệp không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia.

Hồ sơ cần chuẩn bị gồm: Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động.

Xem thêm: Hướng dẫn điền Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động

Nơi nộp: 

- Trường hợp thông thường: Gửi hồ sơ đến Sở Nội vụ và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

- Trường hợp lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế: Gửi hồ sơ đến Sở Nội vụ, cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

2. Thời hạn báo cáo tình hình sử dụng lao động

Căn cứ khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, được sửa bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP, thời hạn khai trình sử dụng lao động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động được quy định như sau:

Mỗi năm, doanh nghiệp sẽ phải báo cáo tình hình thay đổi lao động định kì 06 tháng và hằng năm đến Sở Nội vụ (Sở Lao động - Thương binh và Xã hội đã được sáp nhập vào Sở Nội vụ từ 01/7/2025). Hạn cuối để thực hiện thủ tục này là trước ngày 05/6 và trước 05/12.

Cùng với việc gửi báo cáo tình hình sử dụng lao động đến Sở Nội vụ, các doanh nghiệp còn phải thông báo về tình hình sử dụng lao động đến cơ quan bảo hiểm xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

3. Không báo cáo tình hình sử dụng lao động bị phạt thế nào?

Việc báo cáo tình hình sử dụng lao động là một thủ tục bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Nếu không thực hiện hoặc thực hiện không đúng, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động. Cụ thể như sau:

- Phạt tiền từ 01 đến 03 triệu đồng: Lỗi người sử dụng lao động không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định (theo điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

- Phạt tiền từ 05 đến 10 triệu đồng: Lỗi người sử dụng lao động không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định (theo điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP). 

Trên đây là hướng dẫn thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động mà mọi doanh nghiệp cần biết.