Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng lao động 2025

Báo cáo tình hình sử dụng lao động (còn gọi là khai trình sử dụng lao động) là một thủ tục  định kỳ bắt buộc đối với doanh nghiệp, được thực hiện định kỳ 06 tháng/lần. Sau đây là hướng dẫn chi tiết thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động.

1. Hướng dẫn 2 cách báo cáo tình hình sử dụng lao động

Hiện nay, có hai cách để doanh nghiệp có thể làm thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động:

Cách 1. Báo cáo tình hình sử dụng lao động online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia

Doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia https://dichvucong.gov.vn/

Bước 2: Sử dụng thiết bị ký số USB Token để đăng nhập tài khoản. Đơn vị chưa có tài khoản thì đăng ký mới.

Lưu ý: Hệ thống yêu cầu tải và cài đặt Công cụ ký điện tử để xác thực thông tin chữ ký số.

Bước 3: Sau khi đăng nhập, chọn chức năng "Dịch vụ công trực tuyến".

Tìm kiếm thủ tục bằng cách nhập từ khóa tìm kiếm theo tên trong thủ tục. Tên đầy đủ là Liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động.

Bước 4: Chọn thủ tục, bấm vào "Nộp trực tuyến".

Bước 5: Kê khai thông tin.

Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo là Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Bước 6: Bấm vào nút "Đăng ký" hệ thống sẽ tự ghi nhận thông tin.

Bước 7: Khi màn hình hiện lên bảng "Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công" thì bấm nút "Thoát" để kết thúc thủ tục. 

Bước 9: Cán bộ bảo hiểm xã hội. xử lý hồ sơ liên quan đến bảo hiểm xã hội.

Bước 11: Cổng Dịch vụ công Quốc gia tự động gửi báo cáo về hệ thống một cửa của địa phương theo kì báo cáo do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định.

Cách 2. Báo cáo tình hình sử dụng lao động trực tiếp

Hồ sơ cần chuẩn bị gồm: Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động.

Xem thêm: Hướng dẫn điền Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động

Nơi nộp: 

- Trường hợp thông thường: Gửi hồ sơ đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

- Trường hợp lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế: Gửi hồ sơ đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

2. Hạn báo cáo tình hình sử dụng lao động là khi nào?

Căn cứ khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, được sửa bởi Nghị định 35/2022/NĐ-CP, thời hạn khai trình sử dụng lao động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động được quy định như sau:

Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Như vậy, mỗi năm, doanh nghiệp sẽ phải báo cáo tình hình thay đổi lao động định kì 06 tháng và hằng năm. Hạn cuối để thực hiện thủ tục này là trước ngày 05/6 và trước 05/12.

Sau khi nhận được báo cáo của các doanh nghiệp trên địa bàn, định kỳ 06 tháng, trước ngày 15/6 và trước ngày 15/12, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội phải báo cáo Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về tình hình sử dụng lao động trên địa bàn thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc báo cáo bản giấy (nếu không thể báo cáo qua cổng Dịch vụ công).

Cùng với việc gửi báo cáo tình hình sử dụng lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, các doanh nghiệp còn phải thông báo về tình hình sử dụng lao động đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

3. Không báo cáo tình hình sử dụng lao động bị phạt thế nào?

Việc báo cáo tình hình sử dụng lao động là một thủ tục bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Nếu không thực hiện hoặc thực hiện không đúng, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động. Cụ thể như sau:

- Phạt tiền từ 01 đến 03 triệu đồng: Lỗi người sử dụng lao động không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định (theo điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

- Phạt tiền từ 05 đến 10 triệu đồng: Lỗi người sử dụng lao động không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định (theo điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP). 

Trên đây là hướng dẫn thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động mà mọi doanh nghiệp cần biết, nếu còn vấn đề vướng mắc, bạn đọc vui lòng liên hệ:  19006192 để được hỗ trợ.