Quy định đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm

Tại Việt Nam, hoạt động quản lý và sử dụng MSMV được thực hiện theo tiêu chuẩn của GS1 và được hướng dẫn tại Nghị định 37/2026/NĐ-CP của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 21 Nghị định 37/2026/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân có quyền đăng ký sử dụng mã số mã vạch để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh. 

Pháp luật hiện hành không quy định bắt buộc mọi doanh nghiệp phải đăng ký MSMV, tuy nhiên việc sử dụng mã số mã vạch là điều kiện phổ biến trong hoạt động lưu thông hàng hóa, đặc biệt đối với hệ thống phân phối hiện đại như siêu thị, trung tâm thương mại và các sàn giao dịch thương mại điện tử. 

Nhà nước khuyến khích tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh ứng dụng mã số, mã vạch trong quản lý chất lượng, truy xuất nguồn gốc sản phẩm, hàng hóa.

Đối tượng thực hiện đăng ký MSMV bao gồm tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hóa tại Việt Nam. Nội dung này được thể hiện tại khoản 2 Điều 21 Nghị định 37/2026/NĐ-CP.

Theo đó các tổ chức có nhu cầu sử dụng MSMV phải thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. Việc đăng ký không chỉ giúp chuẩn hóa thông tin sản phẩm mà còn tạo điều kiện thuận lợi trong quản lý và kết nối dữ liệu trong chuỗi cung ứng.

Về hồ sơ đăng ký, theo hướng dẫn tại điểm a khoản 3 Điều 29 Nghị định 37/2026/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân cần chuẩn bị biểu mẫu điện tử kê khai thông tin đăng ký có chữ ký số và nộp trên Cổng dịch vụ công quốc gia.

Đồng thời, theo điểm b khoản 3 Điều 29 Nghị định 37/2026/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân sử dụng tài khoản VNeID của tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh đã được xác thực để thực hiện thủ tục cấp mới quyền sử dụng mã số, mã vạch. Trong đó, cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ đồng thời đóng phí đăng ký và duy trì thông qua chức năng thanh toán online.

Trong quá trình thực hiện, cơ quan tiếp nhận sẽ khai thác, sử dụng thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu để thay thế thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính.

Nếu tài khoản VNeID chưa tích hợp, không khai thác được hoặc khai thác không đầy đủ, chính xác thông tin của Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc tài liệu tương đương thì cá nhân, tổ chức phải bổ sung bản sao điện tử từ sổ gốc hoặc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính của các hồ sơ này để được giải quyết.

Về thời gian giải quyết, khoản 1 Điều 31 Nghị định 37/2026/NĐ-CP quy định, nếu hồ sơ đầy đủ, thời gian giải quyết là 07 ngày làm việc. Ngược lại, nếu hồ sơ không đầy đủ thì cá nhân, tổ chức phải sửa đổi, bổ sung trong thời hạn 03 ngày kể từ ngày có thông báo của cơ quan xử lý. 

Thời gian cơ quan xử lý thông báo cho cá nhân tổ chức qua Cổng dịch vụ công quốc gia là 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ.

Về nghĩa vụ tài chính, theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 232/2016/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính, tổ chức, cá nhân khi đăng ký sử dụng MSMV phải nộp phí cấp mã ban đầu và phí duy trì sử dụng hàng năm.

Mức phí cụ thể được xác định căn cứ vào số lượng mã đăng ký và quy mô sử dụng, đồng thời là điều kiện để duy trì hiệu lực của mã số mã vạch.

Trong quá trình sử dụng, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm quản lý và sử dụng MSMV đúng mục đích. Trường hợp vi phạm quy định, mã số mã vạch có thể bị thu hồi theo quy định tại Khoản 3, Điều 31 Nghị định 37/2026/NĐ-CP. 

Thực tế cho thấy, một số doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ hoặc chưa nắm rõ quy định pháp luật liên quan. Vì vậy, bên cạnh việc tự thực hiện, doanh nghiệp có thể tham khảo các đơn vị cung cấp dịch vụ đăng ký mã số mã vạch để được hỗ trợ về quy trình, hồ sơ và hạn chế sai sót trong quá trình đăng ký.

Hiện nay, một số nền tảng như iCheck cung cấp giải pháp hỗ trợ đăng ký mã vạch trực tuyến, phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Thông tin chi tiết có thể tham khảo tại https://icheck.com.vn/dich-vu-dang-ky-ma-so-ma-vach.

Có thể thấy, việc đăng ký mã số mã vạch không chỉ giúp tổ chức, cá nhân tuân thủ quy định về quản lý hàng hóa mà còn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh. Trong bối cảnh chuyển đổi số, MSMV ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối thông tin sản phẩm và nâng cao tính minh bạch trên thị trường.

(*) Bài viết tài trợ. Nội dung do doanh nghiệp cung cấp.