Mã vạch hải quan: Cách in và tra cứu mã vạch hải quan

1. Mã vạch hải quan là gì?

1.1 Khái niệm 

Mã vạch hải quan là một dãy các ký hiệu được mã hoá thông tin về hàng hoá, nhà sản xuất, xuất xứ… được in trực tiếp lên tờ khai hải quan. Mã vạch hải quan giúp cho việc kiểm tra của cán bộ hải quan được nhanh chóng, thuận tiện, rút ngắn thủ tục hải quan.

1.2 Phân loại mã vạch hải quan

Mã vạch hải quan loại 1: là mã vạch được in trực tiếp lên tờ khai hải quan. Mã vạch này không thay thế tờ khai mà là việc mã hoá để nhận diện số tờ khai được dễ dàng hơn. 

Các cán bộ hải quan khi nhận tờ khai sẽ quét mã vạch và kiểm soát trên hệ thống tự động. Khi kiểm tra đối chiếu xong, nếu tờ khai được thông qua thì hệ thống sẽ tích hợp chữ ký số của cơ quan hải quan vào và tạo ra mã vạch hải quan loại 2.

Mã vạch hải quan loại 2: mã vạch này chứa các thông tin chi tiết về số lượng, danh sách container/hàng hóa đủ điều kiện thông quan. Doanh nghiệp cần in mã vạch này cùng với hồ sơ hải quan để làm thủ tục thông quan và lấy hàng.

2. Sự cần thiết của mã vạch hải quan

Trong thời đại công nghệ số thì việc tự động hoá các khâu trong thủ tục hành chính là hết sức cần thiết. Mã vạch hải quan đã góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, đơn giản hoá thủ tục hành chính, giảm thời gian thông quan.

- Việc sử dụng mã vạch giúp giảm áp lực công việc cho cán bộ hải quan khi giám sát hàng hoá xuất nhập khẩu, hỗ trợ cán bộ trong các khâu kiểm tra hồ sơ, thực tế hàng hoá… được chính xác và đúng quy định.

- Việc kiểm tra tờ khai tự động thông qua mã vạch còn tránh được việc các doanh nghiệp giả mạo hồ sơ, giấy tờ.

- Mã vạch hải quan còn giúp cơ quan hải quan kiểm soát được giá trị hàng hoá nhập khẩu (giá trị thực tế và thuế nhập khẩu), giúp xác định thuế nhập khẩu được đúng và chính xác.

- Đối với doanh nghiệp, việc sử dụng mã vạch hải quan cũng dễ dàng, thuận tiện và không phức tạp. Doanh nghiệp rút ngắn được thời gian và thủ tục hải quan, tiết kiệm chi phí hoạt động (chi phí kho bãi, tồn đọng hồ sơ giấy tờ…).

3. Hướng dẫn đăng ký mã vạch hải quan

Để đăng ký mã vạch hải quan, trước hết doanh nghiệp cần phải đăng ký sử dụng hệ thống hải quan điện tử và thực hiện khai báo trên hệ thống để lấy mã vạch. Muốn sử dụng hệ thống kê khai trực tuyến này, doanh nghiệp cần có chữ ký số (token).

Hiện tại, có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ chứng thư số như: VNPT, Viettel, FPT… Doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng các gói với thời hạn khác nhau, và lưu ý gia hạn chữ ký số trước khi hết hạn.

Các bước thực hiện đăng ký mã vạch hải quan cụ thể như sau:

Bước 1: Đăng ký kê khai điện tử

- Đăng ký chữ ký số:

• Truy cập website https://www.customs.gov.vn/

• Chọn mục đăng ký sử dụng chữ ký số

• Điền thông tin kê khai và nhấn nút “Xem thông tin”

- Đăng ký mở tài khoản trên hệ thống VNACCS:

• Truy cập website https://www.customs.gov.vn/

• Chọn mục “Đăng ký/cập nhật tài khoản quản trị”: chọn chữ ký số hệ thống sẽ tự cập nhật thông tin chữ ký số. Tiếp theo điền các thông tin tài khoản (Mã số thuế, email, mật khẩu) và nhấn “Đăng ký mới”.

• Sau khi đăng ký thành công, quay lại trang trủ và tiến hành đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản vừa tạo.

• Vào mục “Đăng ký” chọn “Đăng ký mới người sử dụng” và kê khai tại 2 tab là thông tin chung và thông tin người khai hải quan, sau đó nhấn ghi và thêm mới.

• Vào mục “Tra cứu” tìm kiếm đăng ký mới và gửi đến hệ thống hải quan sau đó nhận kết quả đăng ký thành công.

Bước 2: Khai báo tờ khai

Thực hiện khai báo tờ khai trên website https://www.customs.gov.vn/ và gửi lên hệ thống.

Bước 3: Nhận kết quả

Sau khi gửi tờ khai hải quan vào mục “Tra cứu thông tin đăng ký”. Hệ thống hải quan sẽ phân luồng kết quả thành 3 luồng như sau:

- Luồng xanh: hàng hoá được phân vào luồng này sẽ được miễn kiểm tra hồ sơ giấy tờ và kiểm tra thực tế. Doanh nghiệp có thể lấy mã được luôn mã vạch, in mã vạch và lấy hàng.

- Luồng vàng: hàng hoá phân vào luồng này, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra giấy tờ doanh nghiệp đăng ký hàng hoá. Trường hợp có yêu cầu sửa đổi, bổ sung từ phía cơ quan hải quan, doanh nghiệp phải thực hiện mới hoàn tất được hồ sơ.

- Luồng đỏ: nếu doanh nghiệp lần đầu tiên khai báo tờ khai hải quan sẽ được phân vào luồng đỏ. Ở luồng này, hàng hoá sẽ được kiểm tra kỹ hơn về hồ sơ giấy tờ và thực tế hàng hoá.

Bước 4: Lấy mã vạch hải quan

Sau khi tờ khai hải quan được phân luồng, và doanh nghiệp có thể lấy mã vạch hải quan để thực hiện các bước tiếp theo.

4. Hướng dẫn tra cứu mã vạch hải quan 

Thời gian để nhận được mã vạch hải quan là 8 tiếng kể từ lúc đăng ký, do đó doanh nghiệp lưu ý sau thời gian này  mới có thể tra cứu được mã vạch. Để tra cứu ta thực hiện như sau:

• Truy cập website https://www.customs.gov.vn/ chọn mục “In bảng kê mã vạch, phương tiện chứa hàng”.

• Điền thông tin: mã số doanh nghiệp, số tờ khai, mã hải quan, ngày tờ khai.

• Nhập mã xác nhận hệ thống cung cấp, bấm “Lấy thông tin” và nhận kết quả danh sách mã vạch.

5. Hướng dẫn in mã vạch hải quan

5.1 In mã vạch trên website

Để in mã vạch trên website của hải quan, sau khi thực hiện bước tra cứu nêu trên, hệ thống sẽ tải về danh sách các mã vạch tương ứng với hàng hoá và tờ khai đã tra cứu. Bạn chỉ cần lựa chọn trang in và sử dụng lệnh in của máy tính.

5.2 In mã vạch trên phần mềm

Ngoài việc in mã vạch trực tiếp trên trang web của hải quan, bạn có thể in trên phần mềm khai báo hải quan VNACCS hay VICS. Đây là phần mềm miễn phí, thao tác trên phần mềm phức tạp hơn so với trên website.

• Bước 1: Sau khi đăng nhập vào hệ thống, chọn thẻ “Kết quả xử lý tờ khai”.

• Bước 2: Chọn mục “Lấy danh sách mã vạch phương tiện”, tiếp theo chọn mục “Lấy danh sách container của tờ khai”, chọn “Ghi”.

• Bước 3: Chọn mục “Lấy thông tin”, nhấn nút “Lấy thông tin”. Sau đó, cung cấp thông tin doanh nghiệp, cắm chứng thư số (token) thực hiện khai báo và nhận kết quả phản hồi.

• Bước 4: Tại thẻ “Lấy danh sách mã vạch phương tiện qua khu vực giám sát” chọn nút “In”. Lúc này, hệ thống sẽ xuất ra danh sách mã vạch và đặt lệnh in trên máy tính.

Hiện nay, có nhiều phần mềm hỗ trợ khai hải quan của các đơn vị khác nhau, doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng những phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng hơn và đi kèm dịch vụ hỗ trợ. 

6. Lưu ý về mã vạch hải quan

Khi in mã vạch hải quan có thể sẽ gặp lỗi, thông thường nguyên nhân là do thiếu cài đặt font FREE3OF9.TTF (font này là font chữ chuẩn để đọc mã vạch). Để khắc phục lỗi này, chỉ cần cài đặt thêm font chữ trên về máy.

Ngoài ra, khi lấy mã vạch hải quan bạn cần lưu ý nhập đúng thông tin hàng hoá để mã vạch in ra được chính xác, tránh nhầm lẫn.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về mã vạch hải quan cũng như cách đăng ký, tra cứu và in mã vạch để làm thủ tục hải quan. Hy vọng bài viết này đã mang lại những thông tin hữu ích cho công việc kinh doanh của bạn liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu.