Giấy chứng nhận kết hôn: Mẫu giấy, điều kiện, thủ tục cấp

Giấy chứng nhận kết hôn là giấy tờ chứng minh quan hệ vợ chồng được đăng ký đúng quy định và được cơ quan Nhà nước công nhận. Tại bài viết dưới đây, LuatVietnam sẽ trình bày cụ thể tất cả những thông tin cần biết về loại giấy tờ này.

1. Giấy chứng nhận kết hôn là gì?

1.1 Khái niệm giấy chứng nhận kết hôn

Giấy chứng nhận kết hôn là văn bản do cơ quan Nhà nước - nơi thực hiện thủ tục đăng ký kết hôn của hai bên nam, nữ cấp cho hai người này khi họ đến làm thủ tục đăng ký kết hôn (theo quy định tại khoản 7 Điều 4 Luật Hộ tịch đang có hiệu lực).

Do đó, ngay sau khi hai bên ký tên vào giấy chứng nhận kết hôn, công chức tư pháp - hộ tịch ghi việc kết hôn vào sổ hộ tịch thì việc kết hôn của nam, nữ đã được công nhận. Đây cũng là thời điểm quan hệ hôn nhân của hai bên nam, nữ chính thức có hiệu lực.

Sau khi hoàn tất các thủ tục cần thiết, hai bên nam nữ sẽ được cơ quan có thẩm quyền cấp cho hai bản giấy chứng nhận kết hôn, mỗi bên giữ một bản theo quy định tại khoản 2 Điều 18 Luật Hộ tịch đang có hiệu lực thi hành.

Theo đó, giấy chứng nhận kết hôn sẽ gồm các thông tin cơ bản của hai vợ, chồng gồm:

- Các thông tin cơ bản về nhân thân của hai bên nam nữ gồm: Họ, chữ đệm và tên; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú; số Chứng minh nhân dân (CMND)/số Căn cước công dân (CCCD)/hộ chiếu còn thời hạn sử dụng cùng ngày cấp và cơ quan cấp.

- Ngày, tháng, năm nam, nữ thực hiện đăng ký kết hôn.

- Chữ ký của hai bên nam, nữ (nếu không biết ký thì có thể điểm chỉ) và xác nhận của cơ quan đăng ký hộ tịch.

1.2 Giấy chứng nhận kết hôn tiếng Anh là gì?

Trong tiếng Anh, giấy chứng nhận kết hôn được dịch phổ biến là Certificate of marriage hoặc Marriage certificate. Cá nhân hoàn toàn có thể tự dịch giấy chứng nhận kết hôn tiếng Anh nhưng để có giá trị thì bắt buộc phải được dịch thuật công chứng bởi tổ chức hành nghề công chứng.

2. Mẫu giấy chứng nhận kết hôn

2.1 Mẫu giấy chứng nhận kết hôn bản giấy

Hiện nay, mẫu giấy chứng nhận kết hôn do Bộ Tư pháp in là mẫu giấy bản chính được ban hành kèm theo phụ lục của Thông tư số 04/2020/TT-BTP. Nếu cơ quan đăng ký hộ tịch đã dùng phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung thì được cung cấp phôi mẫu để sử dụng.

Theo đó, Điều 32 Thông tư 04/2020 cũng hướng dẫn cách ghi giấy chứng nhận kết hôn như sau:

- Ngày, tháng, năm đăng ký kết hôn là ngày nam, nữ có mặt, ký vào sổ đăng ký và giấy chứng nhận kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền.

- Quan hệ hôn nhân được xác lập từ thời điểm đăng ký kết hôn trừ trường hợp đăng ký lại kết hôn, đăng ký kết hôn thực tế thì ngày, tháng, năm xác lập quan hệ hôn nhân được ghi vào mặt sau của giấy này.

Dưới đây là hình ảnh của giấy chứng nhận kết hôn được ban hành kèm Thông tư 04/2020.

2.2 Mẫu giấy chứng nhận kết hôn bản điện tử

Không chỉ có bản giấy, giấy chứng nhận kết hôn hiện nay đã có bản điện tử. Cụ thể, bản điện tử của giấy chứng nhận kết hôn được quy định tại phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 01/2022/TT-BTP.

Trong đó, nội dung của giấy chứng nhận kết hôn bản điện tử gồm: Thông tin vợ, chồng, số định danh cá nhân của mỗi người và ngày tháng đăng ký kết hôn cùng nơi đăng ký kết hôn.

Theo đó, căn cứ khoản 2 Điều 9 Thông tư 01/2022 này, bản điện tử sẽ có giá trị như bản giấy khi thực hiện các giao dịch, thủ tục hành chính trực tuyến và khi làm trực tiếp tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

Khi sử dụng bản điện tử, mã QR là địa chỉ internet dẫn đến dữ liệu, định dạng hình ảnh của giấy tờ hộ tịch trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, cung cấp thông tin một cách chính xác, hợp lệ.

Đồng thời, khi quét mã Qrcode, sẽ có các thông tin sau đây: Ảnh (nếu có yếu tố nước ngoài), họ tên chữ đệm; ngày tháng năm sinh; dân tộc, quốc tịch, số định danh cá nhân; giấy tờ tuỳ thân; nơi cư trú và kết hôn lần thứ mấy.

Ngoài ra, mẫu giấy chứng nhận kết hôn còn ghi nhận thời gian chính xác từng giờ, phút, giây, ngày, tháng, năm hoàn tất việc cung cấp thông tin, lịch sử đăng nhập và thực hiện xác thực diện tử trước đó của người yêu cầu.

3. Thủ tục cấp giấy chứng nhận kết hôn

3.1 Điều kiện

Đăng ký kết hôn được cấp khi nam, nữ thực hiện đăng ký kết hôn. Do đó, điều kiện để hai bên nam, nữ được cấp giấy chứng nhận kết hôn là phải đáp ứng điều kiện được đăng ký kết hôn.

Cụ thể, điều kiện đăng ký kết hôn nêu tại Điều 8 Luật Hôn nhân và Gia đình gồm:

- Độ tuổi: Nam từ đủ 20 tuổi trở lên, nữ từ đủ 18 tuổi trở lên.

- Nam, nữ kết hôn hoàn toàn tự nguyện.

- Nam, nữ không bị mất năng lực hành vi dân sự.

- Không thuộc trường hợp bị cấm kết hôn: Kết hôn giả tạo, tảo hôn, cưỡng ép kết hôn, lừa dối kết hôn, cản trở kết hôn, kết hôn với người đang có vợ/chồng…

3.2 Hồ sơ cấp

- Xuất trình: Bản chính giấy tờ tùy thân để chứng minh nhân thân gồm một trong các giấy tờ hộ chiếu, CMND, CCCD hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân, còn giá trị sử dụng.

- Nộp: Tờ khai đăng ký kết hôn (theo mẫu); Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc quyết định, bản án ly hôn của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật (nếu có).

Căn cứ: Điều 18 Luật Hộ tịch và khoản 2 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP.

3.3 Cơ quan cấp

Nếu là công dân Việt Nam đăng ký kết hôn tại Việt Nam thì có thể đến Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã nơi thường trú hoặc tạm trú của một trong hai bên nam, nữ để đăng ký kết hôn theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Luật Hộ tịch.

Riêng trường hợp đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài thì đến UBND cấp huyện nơi công dân Việt Nam cư trú (thường trú hoặc tạm trú) hoặc đến nơi cư trú của người nước ngoài nếu là hai người nước ngoài đăng ký kết hôn (căn cứ khoản 1 Điều 37 Luật Hộ tịch).

3.4 Thời gian cấp

Theo khoản 2 Điều 18 Luật Hộ tịch, thời gian cấp giấy chứng nhận kết hôn sẽ được thực hiện ngay trong ngày hai bên nam, nữ nộp đủ hồ sơ. Nếu cần phải xác minh thì thời gian này se không quá 05 ngày.

Với trường hợp kết hôn có yếu tố nước ngoài, khoản 2 Điều 38 Luật Hộ tịch quy định thời gian cấp giấy chứng nhận kết hôn là trong thời hạn 15 ngày.

3.5 Lệ phí cấp

Khi công dân Việt Nam sống trong nước đăng ký kết hôn thì sẽ được miễn phí theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 11 Luật Hộ tịch năm 2014. Các trường hợp khác thì phải nộp lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh.

4. Câu hỏi thường gặp về giấy chứng nhận kết hôn

4.1 Giấy chứng nhận kết hôn có mấy bản?

Nếu đủ điều kiện và hồ sơ hợp lệ để đăng ký kết hôn thì theo khoản 3 Điều 18 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, nam nữ sẽ được cấp 02 bản chính giấy chứng nhận kết hôn. Trong đó, nam sẽ được cấp 01 bản chính và nữ sẽ được cấp 01 bản chính.

4.2 Giấy chứng nhận kết hôn với người nước ngoài có gì khác?

Khi đăng ký kết hôn với người nước ngoài, chỉ thủ tục và giấy tờ, hồ sơ đăng ky sẽ khác với khi người Việt Nam đăng ký với người Việt Nam còn giấy chứng nhận kết hôn về cơ bản là giống nhau.

Bởi khi đăng ký với người nước ngoài nhưng thực hiện tại Việt Nam thì mẫu giấy chứng nhận kết hôn được cấp và sử dụng thống nhất tại Thông tư 04/2020/TT-BTP.

Do đó, dù đăng ký kết hôn với người nước ngoài thì giấy chứng nhận kết hôn bản giấy sẽ không có sự khác biệt.

Tuy nhiên, với bản điện tử, phụ lục ban hành kèm Thông tư 01/2022/TT-BTP nêu rõ, thông tin bên nam và bên nữ sẽ có thêm nội dung ảnh trong bản điện tử và nội dung này chỉ áp dụng với việc đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài.

Do đó, về cơ bản giấy chứng nhận kết hôn với người nước ngoài không khác khi đăng ký giữa hai người nam nữ Việt Nam với nhau chỉ khác ở bản điện tử thì có thêm thông tin về ảnh của hai người nam, nữ.

4.3 Giấy chứng nhận kết hôn sai thông tin cần làm gì?

Theo quy định của Nghị định 123/2015 và hướng dẫn của Thông tư 04/2020, khi thông tin trên giấy chứng nhận kết hôn bị sai do lỗi của công chức làm công tác hộ tịch hoặc của người yêu cầu đăng ký kết hôn thì sẽ được cải chính.

Tuy nhiên, chỉ cải chính thông tin sai sót mà không cải chính nội dung trên giấy chứng nhận kết hôn đã được cấp hợp lệ để hợp thức hóa các giấy tờ, tài liệu liên quan khác.

4.4 Có giấy chứng nhận kết hôn bản sao không?

Theo quy định hiện nay, các văn bản liên quan đến việc cấp giấy chứng nhận kết hôn đều có quy định về bản sao giấy chứng nhận kết hôn. Theo đó, trích lục giấy tờ hộ tịch trong đó có trích lục bảo sao giấy chứng nhận kết hôn là nội dung được quy định trong luật.

Cụ thể, Điều 23 Thông tư 04/2020/TT-BTP nêu rõ quy định về cấp bản sao trích lục hộ tịch nói chung và bản sao giấy chứng nhận kết hôn như sau:

- Cơ quan cấp bản sao: Cơ quan đã đăng ký, quản lý hộ tịch đang lưu sổ hộ tịch hoặc quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

- Nội dung bản sao: Bản sao có nội ghi đúng theo theo các thông tin đã được lưu trong sổ hộ tịch và cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Nếu sổ hộ tịch và cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử không có nội dung nào thì nội dung đó sẽ được để trống trong bản sao.

Ngoài ra, nếu thông tin của cá nhân đã được thay đổi, cải chính hoặc bổ sung, xác định lại so với bản chính thì thông tin trong bản sao giấy chứng nhận kết hôn sẽ là thông tin đã được cập nhật theo nội dung của mục ghi chú của sổ hộ tịch.

Nếu xin bản sao trích lục kết hôn mà cặp vợ chồng đã ly hôn theo bản án hoặc quyết định ly hôn đã có hiệu lực pháp luật, sổ hộ tịch đã được ghi nhận nội dung ly hôn này được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì bản sao trích lục kết hôn sẽ ghi chú nội dung: Đã ly hôn theo bản án/quyết định số… ngày…tháng…năm của Toà án…

4.5 Giấy chứng nhận kết hôn không có chữ ký có giá trị?

Theo nội dung của khoản 2 Điều 18 Luật Hộ tịch năm 2014, một trong những công việc mà nam nữ khi muốn được cấp giấy chứng nhận kết hôn là phải cùng ký tên vào giấy chứng nhận kết hôn.

Sau khi ký tên, công chức tư pháp, hộ tích sẽ báo cáo Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc cấp huyện - người có thẩm quyền cấp chứng nhận kết hôn để trao giấy này cho hai bên nam, nữ.

Do đó, việc ký tên trong giấy chứng nhận kết hôn là thủ tục bắt buộc, không thể không có. Đồng nghĩa, nếu giấy chứng nhận kết hôn không có chữ ký của cả hai vợ chồng hoặc không có chữ ký của một trong hai người thì giấy này không có giá trị pháp lý.

Khi đó, nếu việc đăng ký kết hôn không được thực hiện đúng quy định thì pháp luật sẽ không công nhận mối quan hệ vợ chồng của hai người.

4.6 Cấp lại giấy chứng nhận kết hôn khi bị mất thế nào?

Khi mất giấy chứng nhận kết hôn sẽ có hai trường hợp sau đây:

- Khi sổ hộ tịch và bản chính đều bị mất: Người yêu cầu nộp tờ khai và bản sao giấy chứng nhận kết hôn trước đây (nếu không có thì nộp hồ sơ, giấy tờ có liên quan) để được cấp lại giấy chứng nhận kết hôn. Quan hệ hôn nhân được công nhận từ ngày đăng ký kết hôn trước đây.

- Nếu thông tin đăng ký kết hôn vẫn còn lưu trong sổ hộ tịch: Người yêu cầu sẽ được cấp bản sao trích lục. Theo đó, nam nữ cần thực hiện những quy định sau:

• Hồ sơ: Tờ khai xin cấp trích lục chứng nhận kết hôn.
• Cơ quan cấp: Cơ quan đã đăng ký kết hôn trước đây gồm Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc cấp huyện (nếu có yếu tố nước ngoài) nơi một trong hai người cư trú hoặc cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch bất cứ đâu hoặc của Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao… để yêu cầu cấp bản sao.
• Thời gian giải quyết: Nếu xét thấy đề nghị xin cấp lại bản sao trích lục kết hôn là hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ ngay lập tức cấp bản sao cho người yêu cầu sau khi đã nhận được hồ sơ hợp lệ.

Trên đây là những thông tin cần biết về giấy chứng nhận kết hôn. Nếu còn thắc mắc, độc giả có thể liên hệ 19006192 để được hỗ trợ, giải đáp.