Record Webinar: Pháp lý về Hợp đồng lao động điện tử cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh Chính phủ đang thúc đẩy mạnh mẽ chuyển đổi số, việc áp dụng Hợp đồng lao động điện tử không chỉ là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu tất yếu để tối ưu hóa quản trị nhân sự. Hội thảo đã cung cấp góc nhìn toàn diện, cập nhật nhất về hành lang pháp lý và những lưu ý thực tiễn để doanh nghiệp triển khai hiệu quả Hợp đồng lao động điện tử.

Diễn giả của chương trình là các Luật sư giàu kinh nghiệm đến từ Công ty Luật TNHH Asia Legal:

- Th.s/Luật sư Lưu Xuân Vĩnh

Luật sư Điều hành Asia Legal, Trọng tài viên & Hoà giải viên thương mại, Giảng viên Học viện Tư pháp.

- Luật sư Trần Đại Phong

Luật sư tại Asia Legal - nhiều năm kinh nghiệm tư vấn sở hữu trí tuệ & chuyển giao công nghệ.

- Luật sư Nguyễn Hồng Thơm

Luật sư tại Asia Legal - nhiều năm kinh nghiệm tư vấn doanh nghiệp, xử lý tranh chấp lao động, thương mại.

Dưới đây là một số nội dung chính của Webinar: Pháp lý về Hợp đồng lao động điện tử cho doanh nghiệp:

1. Pháp lý về Hợp đồng lao động điện tử

Các diễn giả đã làm rõ hành lang pháp lý hiện hành, khẳng định Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy, miễn là đáp ứng các điều kiện chặt chẽ về mặt kỹ thuật và nội dung.

Cơ sở pháp lý:

• Bộ luật Lao động 2019: Công nhận hình thức giao kết qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu. Giá trị pháp lý tương đương hợp đồng văn bản giấy
• ​Luật Giao dịch điện tử 2023: Quy định về giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu, chữ ký điện tử và các dịch vụ tin cậy (dấu thời gian, chứng thực hợp đồng điện tử,…)
• Nghị định 13/2023/NĐ-CP & Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân: Quy định về trách nhiệm của doanh nghiệp khi xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động, quyền của người lao động với dữ liệu cá nhân
• Các văn bản pháp luật khác Luật Căn cước 2023, Luật Dữ liệu 2024, Luật An toàn thông tin mạng 2015, Luật An ninh mạng 2018,….

2. Ưu nhược điểm, thực tiễn và xu hướng áp dụng Hợp đồng lao động điện tử

• Tốc độ: Có thể ký kết hàng loạt, tức thời, xóa bỏ khoảng cách địa lý. 

• Tiết kiệm: Giảm chi phí vận hành (giấy tờ, nhân sự quản lý hồ sơ).

• Quản trị: Dễ dàng tra cứu, trích xuất báo cáo tự động. 

Nhược điểm

• Rủi ro công nghệ: Có rủi ro bị lộ lọt dữ liệu, tấn công mạng nếu bảo mật kém. 

• Xác thực: Có rủi ro mạo danh nếu quy trình eKYC, xác thực danh tính không an toàn

• Thói quen: Người lao động phổ thông, cao tuổi thường e ngại khi sử dụng công nghê.

Thực tiễn và Xu hướng

Hợp đồng lao động điện tử đang là giải pháp được ưa chuộng tại các tập đoàn lớn, các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và các doanh nghiệp vừa và nhỏ mong muốn chuẩn hóa quy trình quản trị nhân sự.

3. Nội dung đáng chú ý trong Dự thảo Nghị định về Hợp đồng lao động điện tử

Dự thảo Nghị định hướng dẫn Hợp đồng lao động điện tử hướng tới mục tiêu sử dụng tối đa Hợp đồng lao động điện tử thay thế bản giấy trong quản trị và thủ tục hành chính, đồng thời tuân thủ các quy định về an toàn thông tin và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

• Có tài khoản định danh điện tử theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
• Có chứng thư chữ ký số còn hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp hoặc có chữ ký điện tử khác theo quy định của pháp luật.

Lợi ích của nền tảng Hợp đồng lao động điện tử Quốc gia:

• Đối với Nhà nước: Quản lý chặt chẽ thị trường lao động; kết nối trực tiếp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (VNeID), Bảo hiểm xã hội (VssID), Thuế (eTax).
• Đối với Doanh nghiệp: Hỗ trợ tuân thủ các báo cáo định kỳ; tiết kiệm thời gian, chi phí, tạo thuận lợi trong lưu trữ, truy xuất.

Lưu ý cho Doanh nghiệp:

• Rà soát, chu ẩn hóa dữ liệu nhân sự, thông tin của người lao động.
• Đảm bảo thông tin người lao động khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (VNeID, CCCD gắn chip).
• Rà soát nhu cầu sử dụng hợp đồng lao động điện tử.
• Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử, chữ ký số đã được cấp phép và có lộ trình kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
• Tổ chức đào tạo, hướng dẫn người lao động sử dụng chữ ký số.

4. Hỏi đáp với người tham gia

Trả lời: Mục đích của chữ ký điện tử là thể hiện ý chí chấp thuận và đảm bảo yêu cầu về hình thức theo pháp luật dân sự và pháp luật Việt Nam.

Hình thức ký (điện tử hay ký tươi) không tự làm mất giá trị pháp lý của hợp đồng.

Hợp đồng chỉ vô hiệu khi rơi vào các trường hợp vô hiệu theo pháp luật (không do hình thức ký).

Trả lời: Hiện nay tồn tại hai loại dịch vụ:

• Dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu (11 đơn vị)
• Dịch vụ chứng thực chữ ký số (26 đơn vị)

Về mặt bản chất, muốn ký kết, tạo lập hợp đồng lao động điện tử thì thường doanh nghiệp phải kết nối với nền tảng thứ 3, theo đó cần các phần mềm, kỹ thuật chuyên dụng, đặc thù. Bởi vậy, trước khi nghị định ban hành hoàn chỉnh thì doanh nghiệp không thể tự upload lên nền tảng, mà phải thông qua các đơn vị có chuyên môn.

Doanh nghiệp hiện nay chủ yếu tự scan hợp đồng và lưu trên đám mây. Khi Nghị định có hiệu lực, doanh nghiệp không bắt buộc phải upload lên nền tảng của Bộ Nội vụ, nhưng được khuyến khích.

Việc chuyển đổi ngay không phải là bắt buộc, nhưng nếu doanh nghiệp muốn chuẩn hoá từ đầu, doanh nghiệp nên sử dụng 11 đơn vị được cấp phép chứng thực hợp đồng điện tử và thực hiện chuyển đổi, vì khi đó hợp đồng có thể được upload và liên thông tự động.

Trả lời: Về bản chất, hợp đồng điện tử vẫn có giá trị tương đương so với bản giấy cứng. Chỉ cần hợp đồng lao động điện tử đáp ứng đủ các điều kiện có hiệu lực của hợp đồng theo quy định của pháp luật, thì giá trị pháp lý của hợp đồng được bảo toàn.

Nếu doanh nghiệp muốn in hợp đồng để làm việc với các cơ quan thì có các yêu cầu, điều kiện khi chuyển đổi từ hợp đồng điện tử sang bảngiấy, quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2023 => không đương nhiên được chấp nhận.

Bên cạnh đó, việc chấp thuận hay không, hay có thêm yêu cầu gì, còn phụ thuộc nhiều vào cơ quan mà doanh nghiệp muốn làm việc cùng, điều này chủ yếu do khác biệt về cơ sửo hạ tầng kỹ thuật, quy trình làm việc nội bộ, nội quy,... Ví dụ khi làm việc với ngân hàng thì bắt buộc phải có bản giấy cùng chữ ký tươi.

Khi người lao động nghỉ việc, pháp luật không quy định thời hạn tối đa về việc lưu trữ hợp đồng lao động. Việc lưu trữ trong bao lâu phụ thuộc vào quy định nội bộ doanh nghiệp, hạ tầng kỹ thuật và phần mềm mà doanh nghiệp sử dụng. Pháp luật chỉ đặt ra thời hạn lưu trữ tối thiểu đối với một số loại chứng từ kế toán liên quan (thường là 10 năm).

Trả lời: Hợp đồng điện tử vẫn có giá trị tương đương so với bản giấy cứng. Chỉ cần hợp đồng lao động điện tử đáp ứng đủ các điều kiện có hiệu lực của hợp đồng theo quy định của pháp luật, thì giá trị pháp lý của hợp đồng được bảo toàn. Quan trọng nhất là:

Tính toàn vẹn của hợp đồng (không bị sửa đổi), khả năng chứng minh nguồn gốc.

=> Nếu không đáp ứng được, hồ sơ và chứng cứ có thể sẽ không được Toà án chấp thuận

Ví dụ trên thực tế, một số trường hợp hồ sơ là bản in từ email, tin nhắn (Zalo, Messenger…), nhiều tòa án không chấp nhận, hoặc yêu cầu chứng minh, xác thực nguồn gốc bằng các biện pháp khác (như lập vi bằng).

Xem đầy đủ Hội thảo: