Nhà trường có trách nhiệm gì trong quản lý và sử dụng học bạ số?

1. Nhà trường có trách nhiệm gì trong quản lý và sử dụng học bạ số?

Căn cứ quy định Điều 22 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT, trách nhiệm của cơ sở giáo dục trong quản lý và sử dụng học bạ số gồm:

• Tổ chức thực hiện việc tạo lập, cập nhật, chuẩn hóa, kiểm tra, xác thực, ký số, phát hành, lưu trữ, khai thác và sử dụng học bạ số theo quy định của Thông tư này và quy định của pháp luật có liên quan.
• Bảo đảm dữ liệu học bạ số của người học được cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời, thống nhất với hồ sơ quản lý người học và quy định chuyên môn.
• Phân công cá nhân, bộ phận chịu trách nhiệm nhập liệu, kiểm tra, đối soát, xác nhận, ký số, phát hành, quản trị, khai thác và bảo vệ dữ liệu học bạ số.
• Tổ chức kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trước khi ký số và phát hành học bạ số; thực hiện chỉnh sửa dữ liệu theo đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục và bảo đảm lưu vết đầy đủ trên hệ thống.
• Tổ chức quản lý, lưu trữ, sao lưu, phục hồi dữ liệu học bạ số; bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, an toàn thông tin và các điều kiện cần thiết để vận hành hệ thống học bạ số.
• Ban hành và tổ chức thực hiện quy chế nội bộ về phân công trách nhiệm, phân quyền khai thác, sử dụng hệ thống học bạ số tại đơn vị.
• Hướng dẫn người học, cha mẹ hoặc người giám hộ của người học tra cứu, khai thác, sử dụng học bạ số theo quy định.
• Thực hiện cập nhật hồ sơ người học khi có đầy đủ minh chứng xác định dữ liệu học bạ số có sai sót. Thời hạn xử lý không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước cơ quan quản lý cấp trên về tính chính xác, đầy đủ, hợp lệ và an toàn của dữ liệu học bạ số do đơn vị mình tạo lập, quản lý, phát hành và khai thác.

2. Nhà trường phải tạo lập, tiếp nhận học bạ số của người học như thế nào?

2.1. Yêu cầu khi tạo lập học bạ số

Theo khoản 1, khoản 2, khoản 3 và khoản 4 Điều 7, việc tạo lập học bạ số phải đáp ứng các quy định sau:

• Mỗi người học thuộc đối tượng áp dụng của Thông tư này được tạo lập một học bạ số duy nhất gắn với mã số hồ sơ học tập suốt đời của người học.
• Việc tạo lập học bạ số được thực hiện trên hệ thống thông tin, phần mềm quản lý hoặc nền tảng số đáp ứng yêu cầu kỹ thuật theo quy định.
• Dữ liệu dùng để tạo lập học bạ số phải được kiểm tra, đối chiếu, xác thực từ hồ sơ người học, dữ liệu định danh và dữ liệu quản lý giáo dục của cơ sở giáo dục.

Việc tạo lập học bạ số được thực hiện theo từng năm học; thời điểm tạo lập trước ngày 30 tháng 6 hằng năm, trường hợp đặc biệt trước ngày 30 tháng 8 hằng năm; bảo đảm phù hợp với các hoạt động giáo dục tại địa phương.

2.2. Tiếp nhận dữ liệu của người học chuyển trường

Khoản 3 Điều 13 quy định cơ sở giáo dục có trách nhiệm tổ chức thu nhận đầy đủ, kịp thời dữ liệu học bạ số của người học thuộc phạm vi quản lý; trường hợp người học chuyển đến từ cơ sở giáo dục khác thì phải thực hiện việc tiếp nhận, đối chiếu, cập nhật và đồng bộ dữ liệu học bạ số để bảo đảm tính liên tục của quá trình học tập.

Dữ liệu học bạ số chỉ được đưa vào khai thác, chia sẻ, lưu trữ chính thức sau khi hoàn thành việc thu nhận, kiểm tra, đối chiếu và xác thực theo quy định.

3. Việc ký số và phát hành học bạ số được thực hiện ra sao?

3.1. Thẩm quyền và trình tự ký số

Căn cứ Điều 9 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT: 

“Người có thẩm quyền ký số học bạ số là giáo viên môn học, giáo viên phụ trách hoạt động giáo dục, giáo viên chủ nhiệm, người đứng đầu cơ sở giáo dục hoặc người được phân công, ủy quyền theo quy định của pháp luật.”

Cơ sở giáo dục sử dụng chữ ký số của tổ chức để xác nhận trách nhiệm của đơn vị đối với học bạ số do đơn vị tạo lập, quản lý và phát hành.

Trình tự ký số học bạ số được thực hiện như sau:

• Hoàn thiện dữ liệu học bạ số;
• Kiểm tra, đối chiếu, xác nhận dữ liệu;
• Ký số của cá nhân có thẩm quyền;
• Ký số của cơ sở giáo dục;
• Cập nhật trạng thái ký số trên hệ thống.

3.2. Điều kiện phát hành và xử lý khi chỉnh sửa dữ liệu

Theo khoản 2 Điều 8 quy định nhà trường chỉ được phát hành học bạ số sau khi hoàn thành kiểm tra, xác thực dữ liệu và ký số hợp lệ.

Mỗi lần phát hành học bạ số, bản điện tử hoặc bản trích lục điện tử phải được ghi nhận trên hệ thống, bao gồm thời gian phát hành, chủ thể phát hành, mục đích phát hành và đối tượng nhận.

Đối với học bạ số đã ký số, phát hành, không được chỉnh sửa trực tiếp trên bản đã phát hành, trừ trường hợp thu hồi và tạo lập lại theo quy định. Khi việc chỉnh sửa dữ liệu làm thay đổi nội dung đã phát hành, cơ sở giáo dục phải thực hiện lại việc xác thực, ký số và phát hành.

4. Nhà trường phải lưu trữ và bảo mật dữ liệu học bạ số như thế nào?

4.1. Lưu trữ, sao lưu và lưu lịch sử thay đổi

Quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 16 nêu rõ dữ liệu học bạ số phải được lưu trữ an toàn, đầy đủ, liên tục, có hệ thống; bảo đảm khả năng tra cứu, khai thác, xác thực trong suốt quá trình học tập và sau khi người học kết thúc quá trình học tập. Thời hạn lưu trữ thực hiện theo pháp luật về lưu trữ và các quy định khác có liên quan.

Cơ sở giáo dục có trách nhiệm tổ chức lưu trữ dữ liệu thuộc phạm vi quản lý; thực hiện sao lưu định kỳ, kiểm tra tính đầy đủ, khả năng truy cập và khả năng phục hồi dữ liệu.

Khi dữ liệu được chỉnh sửa đúng thẩm quyền, hệ thống phải lưu trữ đồng thời dữ liệu đã cập nhật và lịch sử thay đổi để phục vụ kiểm tra, đối chiếu. Việc lưu trữ phải bảo đảm kết nối, đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về giáo dục và đào tạo.

4.2. Bảo mật trong quá trình quản lý và sử dụng

Dữ liệu học bạ số phải được bảo mật trong toàn bộ quá trình tạo lập, cập nhật, lưu trữ, truyền nhận, khai thác, sử dụng và chia sẻ.

Khoản 2 Điều 17 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT quy định trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân như sau:

“2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan có trách nhiệm:
a) Bảo mật tài khoản truy cập, phương tiện xác thực và chữ ký số;
b) Thực hiện phân quyền truy cập theo vị trí việc làm, nhiệm vụ được giao;
c) Có biện pháp phòng ngừa, phát hiện, ngăn chặn và xử lý hành vi truy cập trái phép, làm sai lệch, hủy hoại hoặc tiết lộ dữ liệu;
d) Thực hiện sao lưu, phục hồi dữ liệu và bảo đảm hoạt động liên tục của hệ thống;
đ) Thông báo, phối hợp xử lý sự cố an toàn thông tin theo quy định.”

5. Khi khai thác, chia sẻ học bạ số và hỗ trợ người học, nhà trường phải tuân thủ quy định gì?

Căn cứ khoản 3 và điểm c khoản 4 Điều 11, cơ sở giáo dục được truy cập dữ liệu học bạ số theo phạm vi chức năng, nhiệm vụ và phân quyền nội bộ. Việc phân quyền khai thác phải đúng thẩm quyền, đúng phạm vi cho phép, có xác thực và có lưu vết.

Khi chia sẻ dữ liệu, phải bảo đảm đúng thẩm quyền, đúng mục đích, đúng đối tượng và chỉ chia sẻ phần dữ liệu cần thiết. Hoạt động chia sẻ phải có cơ chế xác thực, phân quyền, ghi nhận lịch sử chia sẻ và lịch sử khai thác.

Khoản 3, khoản 6 Điều 18 quy định đối với người học, các quyền liên quan đến kiểm tra và chỉnh sửa dữ liệu gồm:

• Được yêu cầu cơ sở giáo dục kiểm tra, chỉnh sửa dữ liệu học bạ số khi phát hiện sai sót.
• Được biết kết quả giải quyết yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu học bạ số theo quy định tại Thông tư này.
• Người học hoặc người đại diện theo pháp luật có quyền yêu cầu cơ sở giáo dục chuyển đổi học bạ số, bản điện tử hoặc bản trích lục điện tử sang văn bản giấy và không phải trả phí. Việc chuyển đổi thực hiện theo pháp luật về giao dịch điện tử; văn bản giấy được chuyển đổi hợp lệ có giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật.

Trên đây là thông tin về “Nhà trường có trách nhiệm gì trong quản lý và sử dụng học bạ số?”. Bạn đọc có thể xem chi tiết Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT trên LuatVietnam.vn để tra cứu các quy định liên quan.