Học bạ số được sử dụng để làm những thủ tục gì?

1. Học bạ số được sử dụng để làm những thủ tục gì?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT, học bạ số được sử dụng trong các hoạt động sau đây:

• Phục vụ việc tuyển sinh, chuyển trường, xác minh thông tin về học tập, xét hoàn thành chương trình, xét lên lớp;
• Phục vụ công tác lưu trữ, quản lý giáo dục, thống kê, phân tích, đánh giá chất lượng giáo dục, tư vấn, định hướng nghề nghiệp, xây dựng kế hoạch giáo dục của nhà trường;
• Thực hiện thủ tục hành chính và các hoạt động nghiệp vụ khác liên quan trong lĩnh vực giáo dục và đào tạo.

Khoản 4 Điều 18 quy định người học được sử dụng học bạ số hợp pháp của mình trong các giao dịch, thủ tục hành chính và hoạt động khác theo quy định của pháp luật.

Đối với việc giải quyết công việc tại địa phương, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm tiếp nhận, khai thác, sử dụng học bạ số hoặc dữ liệu trích xuất hợp pháp từ hệ thống học bạ số trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn để phục vụ việc giải quyết thủ tục hành chính, xác nhận thông tin và thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước tại địa phương theo quy định của pháp luật.

2. Học bạ số có giá trị pháp lý như học bạ giấy khi nào?

Căn cứ quy định tại Điều 4 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT, giá trị pháp lý của học bạ số và các bản điện tử, bản trích lục điện tử như sau:

“1. Học bạ số có giá trị pháp lý khi được tạo lập, cập nhật, xác thực, ký số và phát hành theo đúng quy định của pháp luật và quy định tại Thông tư này.
2. Học bạ số được tạo lập đúng thẩm quyền, đúng quy trình, đúng chuẩn dữ liệu, có đầy đủ nội dung theo quy định và được ký số theo quy định tại Điều 9 của Thông tư này thì có giá trị pháp lý như học bạ giấy và được sử dụng trong hoạt động quản lý giáo dục và đào tạo, thực hiện thủ tục hành chính và các giao dịch hợp pháp có liên quan.
3. Bản điện tử học bạ số, bản trích lục điện tử học bạ số được tạo lập, trích xuất từ hệ thống học bạ số và được cơ sở giáo dục xác nhận thì có giá trị sử dụng đối với thông tin được thể hiện trên bản điện tử hoặc bản trích lục điện tử theo quy định của pháp luật và quy định của Thông tư này.”

Khoản 1 và khoản 2 Điều 5 quy định việc sử dụng học bạ số phải đúng mục đích, đúng thẩm quyền, đúng đối tượng và đúng phạm vi được phép khai thác. Dữ liệu phải được tạo lập, cập nhật, xác nhận, ký số đúng quy định; bảo đảm chính xác, đầy đủ, kịp thời, khách quan, thống nhất và có khả năng kiểm tra, xác thực, truy xuất nguồn gốc 

Khi khai thác, chia sẻ và sử dụng, phạm vi dữ liệu phải giới hạn ở những thông tin cần thiết, phù hợp với mục đích sử dụng và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chủ thể được phép khai thác. 

3. Sử dụng học bạ số có phải nộp thêm học bạ giấy không?

Theo Điều 12 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT, việc tiếp nhận, xác thực học bạ số, yêu cầu nộp học bạ giấy và chuyển đổi sang văn bản giấy được quy định như sau:

• Cơ quan tiếp nhận dữ liệu học bạ số có trách nhiệm kiểm tra, xác thực dữ liệu trước khi sử dụng để giải quyết công việc.
• Khi học bạ số, bản điện tử học bạ số, trích lục điện tử học bạ số đã đáp ứng điều kiện quy định tại Thông tư 70, cơ quan, tổ chức tiếp nhận không được yêu cầu nộp thêm học bạ giấy, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• Trường hợp hệ thống tiếp nhận chưa đủ điều kiện kết nối trực tuyến, cơ quan, tổ chức tiếp nhận được sử dụng bản điện tử hoặc bản trích lục điện tử có xác thực theo quy định.
• Học bạ số, bản điện tử học bạ số và bản trích lục điện tử học bạ số được chuyển đổi sang văn bản giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Văn bản giấy được chuyển đổi hợp lệ có giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật. Người học hoặc người đại diện theo pháp luật của người học có quyền yêu cầu cơ sở giáo dục thực hiện việc chuyển đổi và không phải trả phí.

4. Ai được khai thác học bạ số và được truy cập những thông tin nào?

4.1. Những chủ thể được khai thác dữ liệu học bạ số

Căn cứ khoản 1 Điều 11, các chủ thể được khai thác dữ liệu học bạ số gồm:

• Người học là chủ thể của dữ liệu học bạ số;
• Cha, mẹ hoặc người giám hộ của người học theo quy định của pháp luật;
• Cơ sở giáo dục, cơ quan quản lý giáo dục trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định;
• Cơ quan, tổ chức khác khi được pháp luật cho phép hoặc được sự đồng ý hợp lệ của chủ thể dữ liệu học bạ số.

4.2. Phạm vi truy cập của từng nhóm chủ thể

Mức độ truy cập của từng nhóm chủ thể được quy định như sau:

• Người học được truy cập, tra cứu, khai thác, sử dụng học bạ số và thực hiện các quyền liên quan theo quy định của pháp luật. Đối với người học chưa thành niên hoặc trường hợp pháp luật quy định phải thực hiện thông qua người đại diện hợp pháp thì thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.
• Cha, mẹ hoặc người giám hộ của người học chưa thành niên được xem dữ liệu học bạ số của người học, theo dõi kết quả học tập, rèn luyện và đề nghị cơ sở giáo dục kiểm tra dữ liệu khi có căn cứ;
• Cơ sở giáo dục và cơ quan quản lý giáo dục được truy cập dữ liệu học bạ số theo phạm vi chức năng, nhiệm vụ và phân quyền nội bộ;
• Cơ quan tiếp nhận dữ liệu học bạ số chỉ được truy cập phần dữ liệu cần thiết để giải quyết thủ tục hành chính hoặc công việc theo thẩm quyền;
• Các chủ thể khác chỉ được khai thác khi có căn cứ pháp lý hoặc sự đồng ý hợp lệ của chủ thể dữ liệu học bạ số.

4.3. Các nền tảng khai thác học bạ số

Việc khai thác học bạ số được thực hiện thông qua hệ thống thông tin, phần mềm quản lý giáo dục; cổng Dịch vụ công quốc gia, ứng dụng định danh quốc gia VNeID và các nền tảng số khác khi đáp ứng các điều kiện kết nối, xác thực, bảo đảm an toàn thông tin và được cơ quan có thẩm quyền cho phép.

Phân quyền khai thác học bạ số được thực hiện theo nguyên tắc đúng thẩm quyền, đúng phạm vi cho phép, có xác thực và có lưu vết.

5. Học bạ giấy đã lập trước khi Thông tư có hiệu lực còn được sử dụng không?

Học bạ giấy đã được lập trước ngày Thông tư này có hiệu lực vẫn tiếp tục có giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật.

Theo Điều 24, Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT có hiệu lực thi hành từ ngày 08/10/2026. Kể từ thời điểm này, cơ sở giáo dục thực hiện tạo lập học bạ số đối với người học đang theo học và người học mới theo quy định tại Thông tư 70.

Trên đây là thông tin về “Học bạ số được sử dụng để làm những thủ tục gì?”. Bạn đọc có thể xem chi tiết Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT trên LuatVietnam.vn để tra cứu các quy định về quản lý và sử dụng học bạ số.