Học bạ số là gì? Học bạ số có giá trị pháp lý như thế nào?

1. Khái niệm và cách tạo lập học bạ số

1.1. Học bạ số là dữ liệu điện tử ghi nhận quá trình học tập của người học

Khoản 1 Điều 3 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT về Quy định về quản lý và sử dụng học bạ số trong các cơ số giáo dục phổ thông và cơ sở giáo dục thường xuyên đã đưa ra khái niệm của học bạ số như sau:

“Học bạ số là dữ liệu điện tử ghi nhận có hệ thống quá trình học tập, kết quả học tập, kết quả rèn luyện, nhận xét, đánh giá và các thông tin liên quan của người học trong quá trình học tập tại cơ sở giáo dục.” 

Như vậy, học bạ số không đơn thuần là bản chụp hoặc bản scan của học bạ giấy. Đây là dữ liệu điện tử được tạo lập và quản lý trên hệ thống, ghi nhận có hệ thống các thông tin về quá trình học tập của người học, gồm:

• Kết quả học tập;
• Kết quả rèn luyện;
• Nhận xét, đánh giá;
• Các thông tin khác liên quan trong quá trình học tại cơ sở giáo dục.

Thông tư cũng phân biệt bản điện tử học bạ số là hình thức thể hiện của học bạ số trên môi trường số, có khả năng hiển thị, truy cập, khai thác và kiểm tra tính hợp lệ. 

1.2. Mỗi người học được tạo lập một học bạ số duy nhất

Theo khoản 1 Điều 7 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT quy định:

“Mỗi người học thuộc đối tượng áp dụng của Thông tư này được tạo lập một học bạ số duy nhất gắn với mã số hồ sơ học tập suốt đời của người học.” 

Học bạ số được tạo lập trên hệ thống thông tin, phần mềm quản lý hoặc nền tảng số đáp ứng yêu cầu kỹ thuật. Dữ liệu sử dụng để tạo lập phải được kiểm tra, đối chiếu và xác thực từ:

• Hồ sơ của người học;
• Dữ liệu định danh;
• Dữ liệu quản lý giáo dục của cơ sở giáo dục. 

Tại khoản 4 Điều 7 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT quy định :

“Việc tạo lập học bạ số được thực hiện theo từng năm học; thời điểm tạo lập trước ngày 30 tháng 6 hằng năm, trường hợp đặc biệt trước ngày 30 tháng 8 hằng năm; bảo đảm phù hợp với các hoạt động giáo dục tại địa phương.”

Việc tạo lập được thực hiện theo từng năm học, trước ngày 30 tháng 6 hằng năm; trường hợp đặc biệt thì trước ngày 30 tháng 8 hằng năm. 

1.3. Học bạ số chỉ được phát hành sau khi hoàn thành xác thực và ký số

Điều 8 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT quy định việc ký số học bạ số phải gồm chữ ký số của cá nhân có thẩm quyền và chữ ký số của cơ sở giáo dục.

Trình tự ký số theo khoản 3 Điều 9 Thông tư, gồm:

• Hoàn thiện dữ liệu học bạ số;
• Kiểm tra, đối chiếu và xác nhận dữ liệu;
• Ký số của cá nhân có thẩm quyền;
• Ký số của cơ sở giáo dục;
• Cập nhật trạng thái ký số trên hệ thống. 

Do đó, dữ liệu học tập được nhập trên phần mềm chưa đương nhiên trở thành học bạ số có giá trị pháp lý. Học bạ phải hoàn thành đúng quy trình xác thực, ký số và phát hành theo quy định.

2. Giá trị pháp lý và phạm vi sử dụng của học bạ số

2.1. Học bạ số hợp lệ có giá trị pháp lý như học bạ giấy

Khoản 2 Điều 4 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT chỉ rõ:

“Học bạ số được tạo lập đúng thẩm quyền, đúng quy trình, đúng chuẩn dữ liệu, có đầy đủ nội dung theo quy định và được ký số theo quy định tại Điều 9 của Thông tư này thì có giá trị pháp lý như học bạ giấy...” 

Như vậy, để có giá trị pháp lý tương đương học bạ giấy, học bạ số phải đồng thời bảo đảm:

• Được tạo lập đúng thẩm quyền;
• Đúng quy trình;
• Đúng chuẩn dữ liệu;
• Có đầy đủ nội dung theo quy định;
• Được ký số đúng quy định;
• Được xác thực và phát hành hợp lệ.

Khi đáp ứng các điều kiện này, học bạ số không phải là tài liệu chỉ có giá trị tham khảo mà được pháp luật thừa nhận tương đương học bạ giấy.

2.2. Học bạ số được dùng trong tuyển sinh, chuyển trường và thủ tục hành chính

Theo khoản 1 Điều 12 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT, học bạ số được sử dụng để:

• Phục vụ tuyển sinh;
• Chuyển trường;
• Xác minh thông tin về học tập;
• Xét hoàn thành chương trình;
• Xét lên lớp;
• Lưu trữ và quản lý giáo dục;
• Thống kê, phân tích, đánh giá chất lượng giáo dục;
• Tư vấn, định hướng nghề nghiệp;
• Xây dựng kế hoạch giáo dục của nhà trường;
• Thực hiện thủ tục hành chính và các hoạt động nghiệp vụ liên quan trong lĩnh vực giáo dục, đào tạo. 

Khoản 3 Điều 12 Thông tư quy định:

“Khi học bạ số, bản điện tử học bạ số, trích lục điện tử học bạ số đã đáp ứng điều kiện quy định tại Thông tư này, cơ quan, tổ chức tiếp nhận không được yêu cầu nộp thêm học bạ giấy, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.” 

Khi học bạ số đã hợp lệ theo quy định, về nguyên tắc cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận không được yêu cầu người học phải nộp thêm học bạ giấy, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2.3. Học bạ số có thể được chuyển đổi sang văn bản giấy

Khoản 5 Điều 12 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT quy định:

“Học bạ số, bản điện tử học bạ số và bản trích lục điện tử học bạ số được chuyển đổi sang văn bản giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Văn bản giấy được chuyển đổi hợp lệ có giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật.” 

Người học hoặc người đại diện theo pháp luật của người học có quyền yêu cầu cơ sở giáo dục thực hiện việc chuyển đổi này và không phải trả phí. 

Như vậy, việc áp dụng học bạ số không đồng nghĩa người học không thể có bản giấy khi cần. Pháp luật vẫn cho phép chuyển đổi hợp lệ từ học bạ số sang văn bản giấy.

3. Học bạ giấy vẫn tiếp tục có giá trị sử dụng

Việc áp dụng học bạ số không làm mất giá trị của toàn bộ học bạ giấy đã được lập trước đó. Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT có quy định chuyển tiếp riêng để xử lý trường hợp này.

3.1. Học bạ giấy lập trước ngày 08/10/2026 vẫn được sử dụng

Theo Điều 24 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT, Thông tư có hiệu lực từ ngày 08/10/2026. 

Đồng thời, khoản 1 Điều 25 Thông tư quy định:

“Học bạ giấy đã được lập trước ngày Thông tư này có hiệu lực vẫn tiếp tục có giá trị sử dụng theo quy định của pháp luật.” 

Như vậy, các học bạ giấy được lập trước ngày 08/10/2026 không bị mất giá trị chỉ vì cơ chế học bạ số được triển khai.

Người học vẫn có thể tiếp tục sử dụng các học bạ giấy này theo quy định pháp luật.

3.2. Từ ngày 08/10/2026, cơ sở giáo dục thực hiện tạo lập học bạ số cho người học

Khoản 2 Điều 25 Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT quy định:

“Kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực, cơ sở giáo dục thực hiện tạo lập học bạ số đối với người học đang theo học và người học mới theo quy định tại Thông tư này.” 

Theo đó, từ ngày Thông tư có hiệu lực, việc triển khai học bạ số áp dụng đối với:

• Người học đang theo học;
• Người học mới.

Đối với dữ liệu học bạ giấy và dữ liệu học tập đã có, khoản 4 Điều 25 quy định việc số hóa, chuẩn hóa và cập nhật để tạo lập học bạ số được thực hiện theo lộ trình do Bộ Giáo dục và Đào tạo hướng dẫn, trong đó ưu tiên người học đang theo học và các trường hợp thường xuyên phát sinh thủ tục hành chính. 

Như vậy, việc chuyển sang học bạ số được thực hiện theo lộ trình, chứ không đồng nghĩa toàn bộ học bạ giấy trước đây phải lập tức được thay thế hoặc không còn sử dụng được.

Trên đây là thông tin về Học bạ số và giá trị pháp lý của học bạ số. Vui lòng xem chi tiết Thông tư 70/2026/TT-BGDĐT trên LuatVietnam.vn  và các tính năng liên quan như: Tình trạng hiệu lực, Lược đồ...