Thông tư 11/2025/TT-BNG về biểu mẫu và hướng dẫn chứng nhận lãnh sự

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định chi tiết điểm g khoản 2 Điều 18 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 196/2025/NĐ-CP ngày 04 tháng 7 năm 2025 của Chính phủ (sau đây gọi tắt là Nghị định) và hướng dẫn chi tiết một số biện pháp để tổ chức thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 18 Nghị định.

Điều 2. Cơ quan được phân cấp thực hiện thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước

Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và cơ quan được phân cấp thẩm quyền theo quy định của pháp luật là cơ quan được phân cấp thực hiện thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước.

Điều 3. Giấy tờ, tài liệu có thể được chứng nhận lãnh sự

Các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan, tổ chức của Đảng, Nhà nước có thẩm quyền và các tổ chức khác được phân cấp, ủy quyền thực hiện dịch vụ công cấp, công chứng, chứng thực, chứng nhận bao gồm:

1. Văn bản, quyết định hành chính do cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan, tổ chức được giao thực hiện quản lý hành chính nhà nước ban hành hoặc người có thẩm quyền trong cơ quan, tổ chức đó ban hành.

2. Giấy tờ hộ tịch, quốc tịch do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định pháp luật về hộ tịch, quốc tịch.

3. Phiếu lý lịch tư pháp, quyết định thi hành án, bản án, quyết định của Tòa án nhân dân, vi bằng và các loại văn bản tố tụng khác.

4. Giấy tờ, văn bản đã được công chứng, chứng thực theo quy định pháp luật về công chứng, chứng thực.

5. Văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ, tài liệu xác nhận quá trình, kết quả học tập, nghiên cứu do các cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân cấp theo quy định của pháp luật.

 6. Giấy khám sức khỏe, giấy chứng nhận y tế, kết luận giám định y khoa và các giấy tờ y tế khác do cơ sở y tế hoặc cơ quan y tế có thẩm quyền của Việt Nam cấp theo quy định của pháp luật.

 7. Giấy tờ, chứng từ thương mại được cơ quan nhà nước hoặc tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp, chứng nhận theo quy định của pháp luật.

 8. Các giấy tờ, tài liệu khác nếu được lập, cấp, chứng nhận bởi các cơ quan, tổ chức của Đảng, Nhà nước có thẩm quyền và các tổ chức khác được phân cấp, ủy quyền thực hiện dịch vụ công.

Điều 4. Giấy tờ, tài liệu có con dấu, chữ ký và chức danh không thể xác định được

Giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm a khoản 2 Điều 12 Nghị định bao gồm:

1. Giấy tờ, tài liệu có con dấu, chữ ký và chức danh chưa được giới thiệu chính thức.

2. Giấy tờ, tài liệu có con dấu, chữ ký và chức danh không thể xác định được trên cơ sở đối chiếu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh được giới thiệu chính thức hoặc trên cơ sở kết quả xác minh.

Điều 5. Gửi hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự qua dịch vụ bưu chính

Việc gửi hồ sơ qua đường bưu điện cho Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định được thực hiện tại tất cả các bưu điện thuộc hệ thống bưu chính Việt Nam theo thỏa thuận dịch vụ giữa Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính.

Điều 6. Giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh

1. Việc giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh và thời hạn ủy quyền (nếu có) của cơ quan, tổ chức lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu theo quy định tại khoản 4 Điều 11 Nghị định được thực hiện như sau:

a) Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giới thiệu mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, mẫu chữ ký, chức danh và thời hạn ký của cá nhân liên quan; đồng thời cung cấp đầu mối tiếp nhận và xử lý trong trường hợp cần xác minh.

b) Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm định kỳ hàng năm rà soát mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh của cơ quan, tổ chức, cá nhân và thông báo kết quả rà soát trước ngày 01 tháng 02 của năm tiếp theo.

c) Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh tiếp nhận việc giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan, tổ chức Trung ương và cơ quan, tổ chức địa phương và các Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam.

Cơ quan ngoại vụ địa phương tiếp nhận việc giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan, tổ chức địa phương và cơ quan, tổ chức Trung ương đặt tại địa phương được gửi tới cơ quan ngoại vụ; chuyển bản gốc văn bản giới thiệu cho Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được giới thiệu và lưu bản chụp của văn bản này.

2. Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh có trách nhiệm giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của đơn vị mình cho các Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam và các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Cơ quan được phân cấp thực hiện thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có trách nhiệm giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của đơn vị mình cho Cục Lãnh sự để thông báo, giới thiệu cho các Cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam và các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

3. Các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của Cơ quan đại diện cho Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài đồng thời thông báo cho Cục Lãnh sự.

4. Trong trường hợp có sự thay đổi về mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh nêu tại khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều này thì cơ quan liên quan phải giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh mới trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày có sự thay đổi.

Điều 7. Lưu trữ mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh được giới thiệu chính thức

Cơ quan được phân cấp thực hiện thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và cơ quan ngoại vụ địa phương có trách nhiệm bảo quản và lưu trữ vĩnh viễn, khoa học và hệ thống các mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh được giới thiệu chính thức.

Điều 8. Giấy tờ, tài liệu không cần kèm theo bản dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh

1. Giấy tờ, tài liệu không cần kèm theo bản dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh theo quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 15 và điểm b khoản 1 Điều 15a Nghị định là giấy tờ, tài liệu được lập bằng tiếng Nga, tiếng Pháp, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Trung, tiếng Đức đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện tương ứng ở Nga, Pháp, Tây Ban Nha, Trung Quốc, Đức. Quy định này cũng áp dụng đối với giấy tờ, tài liệu được lập bằng các thứ tiếng khác, đề nghị hợp pháp hóa tại các Cơ quan đại diện khác, nếu Cơ quan đại diện này có cán bộ tiếp nhận hồ sơ hiểu được thứ tiếng đó.

2. Bản dịch giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm đ khoản 1 các Điều 14, Điều  15 và điểm b khoản 1 Điều 15a Nghị định không phải chứng thực; người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch theo mẫu LS/HPH-2025/CK quy định tại Phụ lục của Thông tư này.

Điều 9. Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ, tài liệu chỉ có con dấu hoặc chỉ có chữ ký và chức danh

1. Cơ quan được phân cấp thực hiện thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự chỉ chứng nhận con dấu hoặc chỉ chứng nhận chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự trong các trường hợp sau đây:

a) Giấy tờ, tài liệu chỉ có con dấu hoặc chỉ có chữ ký và chức danh.

b) Giấy tờ, tài liệu chỉ có con dấu là con dấu gốc hoặc chỉ có chữ ký là chữ ký gốc.

2. Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh cấp chứng nhận về việc giấy tờ, tài liệu đã được xuất trình tại Bộ Ngoại giao đối với giấy tờ, tài liệu thuộc diện nêu tại khoản 2 Điều 12 Nghị định.

Điều 10. Biểu mẫu sử dụng trong chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

1. Ban hành kèm theo Thông tư này Phụ lục quy định các biểu mẫu sau đây:

a) Tờ khai chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (mẫu LS/HPH-2025/TK) và biểu mẫu điện tử tương tác (mẫu LS/HPH-2025/TKĐT);

b) Tem chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (mẫu LS/HPH-2025/CN);

c) Tem chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự điện tử (mẫu LS/HPH-2025/CNĐT).

d) Tem chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình (mẫu LS/HPH-2025/XT);

đ) Cam kết của người dịch (mẫu LS/HPH-2025/CK);

e) Văn bản giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh (mẫu LS/HPH-2025/GT);

g) Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (mẫu LS/HPH-2025/SĐK).

2. Tem chứng nhận quy định tại điểm b, c, d khoản 1 điều này là văn bản chuyên ngành phục vụ công tác hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự. Bộ Ngoại giao in, phát hành biểu mẫu Tem chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và biểu mẫu Tem chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình để sử dụng ở trong nước. Các Cơ quan đại diện được trực tiếp sử dụng các biểu mẫu tem ban hành kèm theo Thông tư này hoặc đặt in tem ở nước ngoài để sử dụng theo biểu mẫu quy định.

3. Các biểu mẫu Tờ khai chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, Văn bản giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh, Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Ngoại giao tại địa chỉ https://mofa.gov.vn để các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu tải xuống sử dụng.

Điều 11. Quy định chuyển tiếp

1. Hồ sơ được tiếp nhận trước ngày Thông tư này có hiệu lực mà chưa giải quyết xong thì tiếp tục được giải quyết theo quy định của Thông tư số 01/2012/TT-BNG ngày 20 tháng 3 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày ngày 05 tháng 12 năm 2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

2. Mẫu Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ban hành kèm theo Thông tư số 01/2012/TT-BNG ngày 20 tháng 3 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2025.

3. Việc cấp tem chứng nhận theo các mẫu quy định tại điểm b, c, d khoản 1 Điều 10 và việc triển khai biểu mẫu điện tử tương tác được thực hiện từ ngày 01 tháng 01 năm 2026.

Điều 12. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 03 tháng 8 năm 2025 và thay thế Thông tư 01/2012/TT-BNG ngày 20 tháng 3 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

2. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan kịp thời thông báo tới Bộ Ngoại giao để có hướng dẫn./.