Hồ sơ, thủ tục tiếp nhận vào làm viên chức được thực hiện thế nào?

1. Hồ sơ tiếp nhận vào làm viên chức gồm những giấy tờ gì?

1.1. Các thành phần hồ sơ bắt buộc

Khoản 3 Điều 15 Nghị định 259/2026/NĐ-CP quy định hồ sơ của người được đề nghị tiếp nhận vào viên chức gồm các giấy tờ sau:

Thứ nhất, sơ yếu lý lịch cá nhân.

Người được đề nghị tiếp nhận tự khai sơ yếu lý lịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của nội dung kê khai.

Thứ hai, bản sao các văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ khác theo yêu cầu của vị trí việc làm dự kiến tiếp nhận.

Thành phần này được xác định căn cứ vào yêu cầu của vị trí việc làm mà người được đề nghị tiếp nhận dự kiến đảm nhiệm.

Do đó, các văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ cần chuẩn bị phải phù hợp với yêu cầu cụ thể của vị trí việc làm dự kiến tiếp nhận.

Thứ ba, bản tự nhận xét, đánh giá của người được đề nghị tiếp nhận.

Bản tự nhận xét, đánh giá phải thể hiện những nội dung sau:

• Phẩm chất chính trị;
• Phẩm chất đạo đức;
• Trình độ và năng lực chuyên môn, nghiệp vụ;
• Quá trình công tác.

Đây là tài liệu do người được đề nghị tiếp nhận lập để thể hiện quá trình công tác và các nội dung đánh giá theo yêu cầu của Nghị định.

Thứ tư, Phiếu xác định lý lịch tư pháp.

Điểm d khoản 3 Điều 15 Nghị định 259/2026/NĐ-CP quy định thành phần này áp dụng đối với các trường hợp trong hồ sơ trước đây chưa có.

Như vậy, không phải mọi trường hợp tiếp nhận vào làm viên chức đều phải bổ sung Phiếu xác định lý lịch tư pháp nếu hồ sơ trước đây đã có giấy tờ này.

1.2. Có được sử dụng dữ liệu điện tử thay thế hồ sơ giấy không?

Ngoài các thành phần hồ sơ nêu trên, khoản 3 Điều 15 Nghị định 259/2026/NĐ-CP quy định về việc sử dụng dữ liệu thay thế bản giấy tương ứng.

Cụ thể, các thành phần hồ sơ tiếp nhận được sử dụng thay thế bản giấy khi:

• Đã tồn tại trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức;
• Được trích xuất từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức;
• Được trích xuất từ cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác.

Theo đó, đối với thành phần hồ sơ đã có dữ liệu đáp ứng quy định, dữ liệu này có thể được sử dụng thay thế bản giấy tương ứng.

Riêng đối với sơ yếu lý lịch cá nhân, Nghị định vẫn xác định trách nhiệm của người được đề nghị tiếp nhận là tự khai và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của nội dung.

2. Thủ tục tiếp nhận vào làm viên chức được thực hiện theo trình tự nào?

Điều 16 Nghị định 259/2026/NĐ-CP quy định thủ tục tiếp nhận vào làm viên chức, trong đó xác định trách nhiệm nghiên cứu, đề xuất tiếp nhận và thẩm quyền quyết định tiếp nhận.

2.1. Nghiên cứu, đề xuất tiếp nhận vào làm viên chức

Khoản 1 Điều 16 Nghị định 259/2026/NĐ-CP quy định:

Căn cứ nhu cầu sử dụng nhân lực đáp ứng được ngay yêu cầu công việc của đơn vị sự nghiệp công lập, người phụ trách công tác tổ chức cán bộ của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng nghiên cứu, đề xuất tiếp nhận đối với người đáp ứng đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định tại Điều 15 Nghị định này.

Như vậy, việc nghiên cứu, đề xuất tiếp nhận được thực hiện trên cơ sở hai nội dung:

• Nhu cầu sử dụng nhân lực của đơn vị sự nghiệp công lập: Việc tiếp nhận nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng người có khả năng thực hiện ngay yêu cầu công việc.
• Tiêu chuẩn, điều kiện của người được đề nghị tiếp nhận: Người được đề xuất phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện tương ứng tại Điều 15 Nghị định 259/2026/NĐ-CP.

Người phụ trách công tác tổ chức cán bộ của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng là chủ thể thực hiện việc nghiên cứu và đề xuất tiếp nhận.

2.2. Quyết định tiếp nhận vào làm viên chức

Sau khi thực hiện việc nghiên cứu, đề xuất, thẩm quyền quyết định tiếp nhận được xác định tại khoản 2 Điều 16 Nghị định 259/2026/NĐ-CP.

Theo đó:

Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng quyết định tiếp nhận viên chức theo thẩm quyền.

Như vậy, người phụ trách công tác tổ chức cán bộ thực hiện việc nghiên cứu, đề xuất; còn việc quyết định tiếp nhận thuộc thẩm quyền của người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng.

Việc phân định trách nhiệm này được áp dụng đối với thủ tục tiếp nhận vào làm viên chức theo Điều 16 Nghị định 259/2026/NĐ-CP.

2.3. Trường hợp tiếp nhận để bổ nhiệm giữ chức vụ quản lý

Đối với người được tiếp nhận vào viên chức để bổ nhiệm giữ chức vụ quản lý, khoản 3 Điều 16 Nghị định 259/2026/NĐ-CP quy định việc tiếp nhận phải thực hiện theo quy trình bổ nhiệm đối với nguồn nhân sự từ nơi khác.

Trong trường hợp này, quyết định bổ nhiệm đồng thời là quyết định tiếp nhận vào làm viên chức.

Ngoài ra, nếu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền bổ nhiệm là cấp dưới của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng thì phải thực hiện thêm yêu cầu sau:

• Báo cáo cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng về việc tiếp nhận;
• Được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng đồng ý về việc tiếp nhận trước khi ban hành quyết định bổ nhiệm.

Như vậy, thủ tục tiếp nhận để bổ nhiệm giữ chức vụ quản lý có sự khác biệt so với trường hợp tiếp nhận thông thường, đặc biệt về quy trình bổ nhiệm và yêu cầu chấp thuận của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng trong trường hợp được Nghị định quy định.

3. Những đối tượng nào được xem xét tiếp nhận vào làm viên chức?

Để thực hiện thủ tục tiếp nhận, trước hết cần xác định người được đề nghị tiếp nhận có thuộc đối tượng được xem xét theo quy định hay không.

Khoản 1 Điều 15 Nghị định 259/2026/NĐ-CP quy định người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng được xem xét, tiếp nhận các đối tượng sau căn cứ vào nhu cầu sử dụng nhân lực đáp ứng được ngay yêu cầu công việc:

• Chuyên gia, nhà khoa học, luật gia, luật sư giỏi, doanh nhân tiêu biểu, xuất sắc đang công tác tại cơ quan, tổ chức, đơn vị ngoài khu vực công lập.
• Người đang làm công việc chuyên môn, nghiệp vụ tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị được thành lập theo quy định của pháp luật hoặc theo quyết định của cấp có thẩm quyền, có công việc phù hợp với vị trí việc làm dự kiến tiếp nhận.
• Người đã từng là cán bộ, công chức, viên chức, sau đó chuyển công tác đến làm việc tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác.
• Người có tài năng, năng khiếu đặc biệt trong các lĩnh vực văn hóa, nghệ thuật, thể dục thể thao, các nghề truyền thống theo quy định của pháp luật về ngành, lĩnh vực.
• Người đang ký hợp đồng làm công việc ở vị trí việc làm viên chức tại đơn vị sự nghiệp công lập.

Tuy nhiên, thuộc một trong các nhóm đối tượng nêu trên chưa phải là điều kiện duy nhất để được tiếp nhận.

3.1. Các điều kiện chung đối với người được tiếp nhận

Điểm a, b và c khoản 2 Điều 15 Nghị định 259/2026/NĐ-CP quy định người được tiếp nhận phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn, điều kiện đăng ký dự tuyển viên chức quy định tại Điều 19 Luật Viên chức số 129/2025/QH15.
• Không thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 19 Luật Viên chức số 129/2025/QH15; không đang trong thời hạn xử lý kỷ luật, thời gian thi hành quyết định kỷ luật hoặc thời gian thực hiện các quy định liên quan đến kỷ luật theo quy định của Đảng và pháp luật.
• Đáp ứng tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, chuyên ngành đào tạo theo vị trí việc làm dự kiến tiếp nhận.

Đây là các điều kiện áp dụng chung đối với những người thuộc diện được xem xét tiếp nhận vào làm viên chức.

3.2. Điều kiện riêng đối với từng nhóm đối tượng

Bên cạnh điều kiện chung, điểm d, đ và e khoản 2 Điều 15 Nghị định 259/2026/NĐ-CP quy định thêm các yêu cầu đối với một số nhóm đối tượng.

Đối với chuyên gia, nhà khoa học, luật gia, luật sư giỏi, doanh nhân tiêu biểu, xuất sắc:

Người được tiếp nhận phải có kết quả, sản phẩm, công trình, sáng kiến hoặc giải pháp khoa học được ứng dụng thực tế, đem lại hiệu quả rõ rệt, phù hợp với vị trí việc làm dự kiến tiếp nhận; đồng thời là người có uy tín được cộng đồng khoa học, cơ quan quản lý chuyên ngành công nhận.

Đối với người đang làm công việc chuyên môn, nghiệp vụ tại cơ quan, tổ chức, đơn vị và người đang ký hợp đồng làm công việc ở vị trí việc làm viên chức tại đơn vị sự nghiệp công lập:

Phải có thời gian công tác từ đủ 05 năm trở lên, làm công việc có yêu cầu trình độ đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp với vị trí việc làm dự kiến tiếp nhận.

Thời gian công tác được xác định theo quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 15, trong đó có yêu cầu về thời gian công tác liên tục trước khi tiếp nhận, không tính thời gian tập sự, thử việc nếu có và có đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc.

Nghị định cũng cho phép cộng dồn thời gian công tác trong một số trường hợp có quá trình làm việc tại các vị trí khác nhau được quy định, nếu bảo đảm điều kiện về sự phù hợp của công việc.

Đối với người đã từng là cán bộ, công chức, viên chức sau đó chuyển công tác đến cơ quan, tổ chức, đơn vị khác:

Phải có quyết định bằng văn bản của cấp có thẩm quyền về việc chuyển đến làm việc tại cơ quan, tổ chức, đơn vị khác theo yêu cầu nhiệm vụ; đồng thời bảo đảm thời gian chuyển đến vẫn làm công việc phù hợp với vị trí việc làm dự kiến tiếp nhận.

Như vậy, trước khi thực hiện thủ tục tiếp nhận, cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cần xác định đúng nhóm đối tượng và các tiêu chuẩn, điều kiện tương ứng tại Điều 15 Nghị định 259/2026/NĐ-CP.

4. Cơ quan nào có thẩm quyền quyết định tiếp nhận vào làm viên chức?

Về thẩm quyền, khoản 2 Điều 16 Nghị định 259/2026/NĐ-CP xác định người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng là người quyết định tiếp nhận viên chức theo thẩm quyền.

Đối với trường hợp tiếp nhận để bổ nhiệm giữ chức vụ quản lý, khoản 3 Điều 16 quy định quyết định bổ nhiệm đồng thời là quyết định tiếp nhận.

Nếu thẩm quyền bổ nhiệm thuộc cơ quan, đơn vị cấp dưới so với cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng thì phải được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng đồng ý trước khi ban hành quyết định bổ nhiệm.

Theo đó, việc xác định thẩm quyền tiếp nhận phụ thuộc vào cơ quan, đơn vị có thẩm quyền tuyển dụng và trường hợp tiếp nhận cụ thể.