Hồ sơ, thủ tục cấp mã số cơ sở đóng gói được thực hiện như thế nào?

1. Hồ sơ đề nghị cấp mã số cơ sở đóng gói theo Nghị quyết 36/2026/NQ-CP

Nghị quyết 36/2026/NQ-CP quy định hồ sơ đề nghị cấp mã số cơ sở đóng gói gồm Đơn đề nghị cấp mã số cơ sở đóng gói theo Phụ lục II ban hành kèm Nghị quyết. Trong đơn, tổ chức, cá nhân phải kê khai thông tin về chủ thể đăng ký, cơ sở đóng gói, sản phẩm và các nội dung liên quan đến hoạt động đóng gói.

1.1. Hồ sơ gồm Đơn đề nghị cấp mã số cơ sở đóng gói theo Phụ lục II

Điểm b khoản 1 Điều 4 Nghị quyết 36/2026/NQ-CP quy định:

“Đơn đề nghị cấp mã số cơ sở đóng gói theo Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị quyết này.”

Theo mẫu đơn tại Phụ lục II Nghị quyết 36/2026/NQ-CP, người đề nghị phải cung cấp các nhóm thông tin sau:

Thứ nhất, thông tin chung về tổ chức, cá nhân đề nghị cấp mã số.

Đối với tổ chức, thông tin kê khai gồm:

• Tên tổ chức đề nghị cấp mã số;
• Địa chỉ;
• Mã định danh hoặc mã số thuế của tổ chức;
• Người đại diện;
• Số điện thoại và email.

Đối với cá nhân, hộ gia đình hoặc nhóm hộ gia đình, thông tin kê khai gồm:

• Họ và tên người đại diện đề nghị cấp mã số;
• Số Căn cước công dân, ngày cấp và cơ quan cấp;
• Điện thoại, email;
• Địa chỉ.

Thứ hai, thông tin mô tả cơ sở đóng gói.

Phụ lục II yêu cầu kê khai:

• Tên cơ sở đóng gói đề nghị cấp mã số;
• Địa chỉ cơ sở đóng gói;
• Tổng diện tích cơ sở đóng gói, tính bằng m²;
• Công suất đóng gói, tính bằng tấn/ngày;
• Sản phẩm đăng ký mã số cơ sở đóng gói;
• Thông tin đăng ký tham gia xuất khẩu;
• Tình trạng có hoặc không có quy trình đóng gói;
• Tình trạng ghi chép và lưu trữ hồ sơ liên quan đến hoạt động đóng gói.

Ngoài ra, mẫu đơn còn yêu cầu kê khai các thông tin về điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị và việc kiểm soát sinh vật gây hại.

Cuối đơn, tổ chức, cá nhân phải cam đoan những thông tin đã kê khai và tài liệu kèm theo là đúng sự thật, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật.

1.2. Những thông tin về điều kiện cơ sở đóng gói cần kê khai

Tại mục II Phụ lục II Nghị quyết 36/2026/NQ-CP, ngoài tên, địa chỉ và quy mô cơ sở đóng gói, tổ chức, cá nhân còn phải kê khai các nội dung liên quan đến điều kiện hoạt động.

Cụ thể, mẫu đơn có các ô xác nhận về:

• Các phân khu chức năng: Được bố trí riêng biệt theo nguyên tắc một chiều, bảo đảm không lây nhiễm chéo.
• Điều kiện hạ tầng: Có nguồn điện, nước sạch và hệ thống thoát nước.
• Trang thiết bị: Có trang thiết bị, dụng cụ phục vụ tiếp nhận, phân loại, sơ chế, đóng gói và bảo quản sản phẩm.
• Kiểm soát sinh vật gây hại: Có biện pháp kiểm soát sinh vật gây hại.

Bên cạnh đó, mẫu đơn yêu cầu xác định việc cơ sở có hay không có hồ sơ ghi chép, lưu trữ thông tin liên quan đến:

• Nguồn gốc sản phẩm cây trồng;
• Quá trình thực hiện đóng gói, xuất khẩu hoặc tiêu thụ sản phẩm;
• Kiểm soát sinh vật gây hại;
• Theo dõi vệ sinh cơ sở đóng gói;
• Nhân sự và tập huấn nội bộ;
• Việc sử dụng hóa chất.

Trường hợp đăng ký tham gia xuất khẩu, cơ sở đóng gói phải lựa chọn các nước đăng ký xuất khẩu cụ thể theo hướng dẫn tại Phụ lục II.

2. Trình tự, thủ tục cấp mã số cơ sở đóng gói

2.1. Các bước thực hiện thủ tục cấp mã số cơ sở đóng gói

Điểm a khoản 2 Điều 4 Nghị quyết 36/2026/NQ-CP quy định:

“a) Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ đề nghị cấp mã số vùng trồng, mã số cơ sở đóng gói đến Ủy ban nhân dân cấp xã (nơi có địa chỉ vùng trồng, cơ sở đóng gói) thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia.”

Đồng thời, điểm b và điểm c khoản 2 Điều 4 quy định thời hạn giải quyết tương ứng với từng trường hợp. 

Cụ thể, thủ tục cấp mã số cơ sở đóng gói được thực hiện như sau:

2.2. Trường hợp không đăng ký xuất khẩu được giải quyết trong 03 ngày làm việc

Điểm b khoản 2 Điều 4 Nghị quyết 36/2026/NQ-CP quy định:

“Đối với trường hợp tổ chức, cá nhân không đăng ký xuất khẩu đến các thị trường có yêu cầu về mã số, trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ban hành Thông báo cấp mã số vùng trồng, mã số cơ sở đóng gói theo Mẫu tại Phụ lục III, Phụ lục IV ban hành kèm theo Nghị quyết này; trường hợp không cấp phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.”

Như vậy, thời hạn giải quyết đối với cơ sở đóng gói không đăng ký xuất khẩu đến thị trường có yêu cầu về mã số là không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.

Kết quả giải quyết là Thông báo cấp mã số cơ sở đóng gói theo Phụ lục IV.

Đáng chú ý, khoản 2 Điều 2 Nghị quyết 36/2026/NQ-CP quy định:

“Thực hiện thủ tục hành chính về cấp mã số vùng trồng, mã số cơ sở đóng gói phải gắn với cơ chế hậu kiểm, kiểm tra, giám sát, xử lý vi phạm, truy xuất nguồn gốc của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; chỉ thực hiện tiền kiểm đối với trường hợp nước nhập khẩu có yêu cầu về mã số vùng trồng, mã số cơ sở đóng gói.”

Theo đó, đối với trường hợp cấp mã số theo điểm b khoản 2 Điều 4, việc quản lý được thực hiện gắn với cơ chế hậu kiểm.

Điểm a khoản 2 Điều 6 Nghị quyết cũng quy định Chủ tịch UBND cấp xã tổ chức hậu kiểm trong thời hạn tối đa 03 tháng kể từ ngày mã số được cấp và trả lời ngay cho tổ chức, cá nhân.

2.3. Trường hợp đăng ký xuất khẩu được giải quyết trong 10 ngày làm việc

Điểm c khoản 2 Điều 4 Nghị quyết 36/2026/NQ-CP quy định:

“Đối với trường hợp tổ chức, cá nhân đăng ký xuất khẩu đến thị trường có yêu cầu về mã số, trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức kiểm tra và ban hành Thông báo cấp mã số vùng trồng, mã số cơ sở đóng gói theo Mẫu tại Phụ lục III, Phụ lục IV ban hành kèm theo Nghị quyết này; phê duyệt ngay mã số đối với trường hợp nước nhập khẩu đồng ý để cơ quan có thẩm quyền Việt Nam tự phê duyệt; trường hợp không cấp phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.”

Theo quy định này, thời hạn giải quyết không quá 10 ngày làm việc được áp dụng đối với cơ sở đóng gói đăng ký xuất khẩu đến thị trường yêu cầu mã số.

Khác với trường hợp không đăng ký xuất khẩu đến thị trường có yêu cầu về mã số, cơ sở đóng gói thuộc trường hợp này phải được kiểm tra trước khi cấp.

Nội dung kiểm tra gồm:

• Thông tin đã kê khai trong hồ sơ;
• Việc đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật của nước nhập khẩu.

Biên bản kiểm tra cơ sở đóng gói được lập theo Phụ lục VII Nghị quyết 36/2026/NQ-CP.

Theo mẫu biên bản, các nội dung kiểm tra thực tế gồm:

• Diện tích và công suất đóng gói;
• Số lượng nhân sự;
• Sản phẩm cây trồng được đóng gói tại cơ sở;
• Cơ sở hạ tầng;
• Trang thiết bị;
• Quy trình đóng gói;
• Người lao động;
• Việc ghi chép và các yêu cầu khác, nếu có.

Phụ lục VII cũng lưu ý rằng, đối với cơ sở đã có Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, HACCP, GMP, ISO 22000 và các chứng nhận tương đương thì không kiểm tra những nội dung trùng lặp đã được bên thứ ba đánh giá.

Theo ghi chú tại Phụ lục IV, mã số cơ sở đóng gói chỉ được sử dụng để xuất khẩu kể từ ngày được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

3. Các trường hợp cấp lại mã số và bổ sung thị trường xuất khẩu

3.1. Cấp lại mã số cơ sở đóng gói khi thay đổi thông tin

Điểm đ khoản 2 Điều 4 Nghị quyết 36/2026/NQ-CP quy định:

“Trường hợp thay đổi thông tin liên quan đến tên tổ chức, cá nhân đại diện mã số vùng trồng, mã số cơ sở đóng gói hoặc do việc thay đổi địa giới hành chính thì tổ chức, cá nhân nộp đơn đề nghị cấp lại theo Mẫu tại Phụ lục V ban hành kèm theo Nghị quyết này.”

Như vậy, cơ sở đóng gói thực hiện thủ tục đề nghị cấp lại mã số trong các trường hợp:

• Thay đổi thông tin liên quan đến tên tổ chức, cá nhân đại diện mã số cơ sở đóng gói;
• Thay đổi địa giới hành chính.

Hồ sơ sử dụng Đơn đề nghị cấp lại mã số cơ sở đóng gói tại Phụ lục V.

Cũng theo điểm đ khoản 2 Điều 4 Nghị quyết, trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận đơn đề nghị cấp lại, UBND cấp xã căn cứ hồ sơ lưu trữ để xem xét và thông báo cho tổ chức, cá nhân theo mẫu tại Phụ lục IV. Trường hợp không cấp lại, cơ quan giải quyết phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

3.2. Đăng ký bổ sung thị trường xuất khẩu được giữ nguyên mã số

Điểm d khoản 2 Điều 4 Nghị quyết 36/2026/NQ-CP quy định:

“Trường hợp vùng trồng, cơ sở đóng gói đã được cấp mã số muốn đăng ký bổ sung thị trường xuất khẩu thì nộp đơn theo Mẫu tại Phụ lục I, Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị quyết này; trình tự thực hiện theo điểm a, điểm c khoản 2 Điều này nhưng giữ nguyên mã số đã được cấp trong Thông báo cấp/cấp lại mã số vùng trồng, mã số cơ sở đóng gói.”

Theo đó, nếu cơ sở đóng gói đã có mã số và muốn đăng ký thêm thị trường xuất khẩu, tổ chức, cá nhân phải:

• Nộp Đơn đề nghị cấp mã số cơ sở đóng gói theo Phụ lục II;
• Thực hiện trình tự theo điểm a và điểm c khoản 2 Điều 4;
• Giữ nguyên mã số đã được cấp trong Thông báo cấp hoặc cấp lại mã số cơ sở đóng gói.

Như vậy, việc bổ sung thị trường xuất khẩu không làm thay đổi mã số cơ sở đóng gói đã được cấp.

4. Hình thức nộp hồ sơ và thời điểm áp dụng quy định

4.1. Được nộp hồ sơ giấy khi không thực hiện thủ tục trực tuyến

Khoản 3 Điều 4 Nghị quyết 36/2026/NQ-CP quy định:

“Trường hợp Cổng dịch vụ công quốc gia gặp sự cố không thể tiếp nhận và xử lý hồ sơ trên môi trường mạng hoặc tổ chức, cá nhân không thể nộp hồ sơ trên môi trường mạng, Ủy ban nhân dân cấp xã tiếp nhận hồ sơ bằng bản giấy (nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện) [...]”

Như vậy, tổ chức, cá nhân được nộp hồ sơ giấy trong các trường hợp:

• Cổng dịch vụ công quốc gia gặp sự cố, không thể tiếp nhận và xử lý hồ sơ trực tuyến;
• Tổ chức, cá nhân không thể nộp hồ sơ trên môi trường mạng.

Hồ sơ giấy được nộp trực tiếp tại UBND cấp xã hoặc gửi qua đường bưu điện.

Việc cấp mã số vẫn thực hiện theo khoản 1 và khoản 2 Điều 4. Thông tin phải được cập nhật lên Cổng dịch vụ công quốc gia ngay sau khi hệ thống hoạt động bình thường.

4.2. Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân đề nghị cấp mã số

Khoản 4 Điều 6 Nghị quyết 36/2026/NQ-CP quy định:

“Tổ chức, cá nhân đăng ký cấp mã số vùng trồng, mã số cơ sở đóng gói chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính đầy đủ, chính xác, trung thực của thông tin đã kê khai trong đơn đề nghị cấp mã số vùng trồng hoặc mã số cơ sở đóng gói.”

Theo đó, tổ chức, cá nhân phải chịu trách nhiệm về các thông tin đã kê khai khi đề nghị cấp mã số cơ sở đóng gói.

Đây cũng là nội dung phù hợp với nguyên tắc tự khai, tự chịu trách nhiệm được xác định tại khoản 1 Điều 2 Nghị quyết 36/2026/NQ-CP.

Trên đây là thông tin về Hồ sơ, thủ tục cấp mã số cơ sở đóng gói . Vui lòng xem chi tiết Nghị quyết 36/2026/NQ-CP trên LuatVietnam.vn và các tính năng liên quan như: Tình trạng hiệu lực, Lược đồ...