Hồ sơ, thủ tục thông báo thành lập tổ hợp tác không đăng ký được quy định thế nào?

1. Hồ sơ, thủ tục thông báo thành lập tổ hợp tác không đăng ký được quy định thế nào?

Theo khoản 3 Điều 17 Nghị định 294/2026/NĐ-CP, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ thời điểm các thành viên ký tên vào hợp đồng hợp tác, tổ hợp tác không đăng ký phải thực hiện thông báo thành lập. 

Người thực hiện thông báo thành lập tổ hợp tác không đăng ký là tổ trưởng hoặc người đại diện theo ủy quyền của các thành viên... 

Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ được gửi đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi tổ hợp tác hoạt động theo điểm a khoản 3 Điều 17 Nghị định này.

Riêng trường hợp tổ hợp tác hoạt động trên địa bàn nhiều xã, hướng dẫn tại Mẫu số 1 ban hành kèm Nghị định yêu cầu ghi tên xã nơi hoạt động chủ yếu.

Lưu ý: Trước thời điểm thực hiện thủ tục này, việc thành lập do các cá nhân, pháp nhân có nhu cầu đứng ra vận động. Sau đó, các nội dung chính về thành lập, tổ chức và hoạt động được các thành viên bàn bạc, thống nhất và ghi vào hợp đồng hợp tác.

Hồ sơ thông báo thành lập bao gồm:

• Thông báo thành lập tổ hợp tác theo Mẫu số 1;
• Hợp đồng hợp tác;
• Bản sao hoặc bản chính biên bản họp về việc bầu tổ trưởng, nếu tổ trưởng là người nộp;
• Bản sao hoặc bản chính văn bản ủy quyền có sự đồng ý của 100% tổng số thành viên, nếu người đại diện theo ủy quyền là người nộp.

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tổ hợp tác có thể lựa chọn phương thức gửi hồ sơ phù hợp. Điểm c khoản 3 Điều 17 Nghị định 294/2026/NĐ-CP cho phép thực hiện theo một trong các hình thức:

• Trực tiếp;
• Qua dịch vụ bưu chính;
• Qua môi trường điện tử.

2. Hồ sơ thông báo thành lập được xử lý như thế nào?

Cách xử lý hồ sơ phụ thuộc vào phương thức mà tổ hợp tác lựa chọn khi gửi thông báo. Khoản 3 Điều 17 Nghị định 294/2026/NĐ-CP quy định riêng đối với hồ sơ gửi trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính và hồ sơ gửi qua môi trường điện tử.

2.1. Xử lý hồ sơ gửi trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

Với hồ sơ được gửi trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, điểm d khoản 3 Điều 17 Nghị định 294/2026/NĐ-CP quy định Ủy ban nhân dân cấp xã cập nhật thông tin vào Hệ thống thông tin về đăng ký hợp tác xã khi nhận hồ sơ.

Trường hợp kê khai không đầy đủ, chính xác theo quy định, cơ quan tiếp nhận thông báo bằng văn bản cho người gửi ngay khi nhận hồ sơ. Trong thông báo phải ghi rõ lý do và nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

2.2. Xử lý hồ sơ gửi qua môi trường điện tử

điểm a khoản 3 Điều 16 Nghị định 294/2026/NĐ-CP yêu cầu chủ thể nộp hồ sơ đăng nhập Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử để truy cập Hệ thống thông tin về đăng ký hợp tác xã.

Sau khi truy cập, các giấy tờ được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử hoặc dữ liệu điện tử theo quy định của pháp luật. Hồ sơ gửi theo phương thức này có giá trị pháp lý tương đương hồ sơ bằng bản giấy.

Trong quá trình giải quyết, điểm đ khoản 3 Điều 17 Nghị định 294/2026/NĐ-CP quy định thông tin của tổ hợp tác được cập nhật vào Hệ thống thông tin về đăng ký hợp tác xã.

Nếu nội dung kê khai chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác, Ủy ban nhân dân cấp xã gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho người gửi hồ sơ. Nội dung thông báo phải nêu rõ lý do và phần cần sửa đổi, bổ sung.

Riêng trong thời gian Hệ thống thông tin về đăng ký hợp tác xã được nâng cấp, khoản 3 Điều 37 Nghị định 294/2026/NĐ-CP quy định việc thông báo đối với tổ hợp tác không đăng ký được thực hiện bằng văn bản giấy hoặc gửi thư điện tử.

2.3. Trường hợp hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung

Sau khi nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ, tổ hợp tác phải hoàn thiện và nộp lại hồ sơ trong thời hạn quy định.

Cụ thể, khoản 2 Điều 16 Nghị định 294/2026/NĐ-CP quy định thời hạn sửa đổi, bổ sung là 10 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp xã ra thông báo.

Trong thời hạn này, người gửi hồ sơ phải bổ sung đầy đủ những nội dung còn thiếu hoặc chỉnh sửa những thông tin chưa chính xác theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

Nếu hết thời hạn 10 ngày mà tổ hợp tác không nộp hồ sơ đã sửa đổi, bổ sung thì hồ sơ thông báo không còn giá trị và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện hủy hồ sơ.

3. Tổ hợp tác không đăng ký được thành lập từ thời điểm nào?

Về thời điểm thành lập, điểm e khoản 3 Điều 17 Nghị định 294/2026/NĐ-CP quy định tổ hợp tác không đăng ký được thành lập kể từ thời điểm toàn bộ thành viên ký kết hợp đồng hợp tác. 

Nội dung của hợp đồng hợp tác phải ghi nhận các nội dung như mục đích, thời hạn hợp tác, thông tin thành viên, phần đóng góp, phương thức phân chia hoa lợi, lợi tức, quyền và nghĩa vụ của các thành viên,...

Bên cạnh đó, khoản 6 Điều 3 Nghị định 294/2026/NĐ-CP quy định mỗi tổ hợp tác không đăng ký được cấp một mã duy nhất trên Hệ thống thông tin về đăng ký hợp tác xã. Mã này được sử dụng trong suốt quá trình hoạt động, kể cả khi có thay đổi thông tin và không được cấp cho tổ khác.

4. Nghị định 294/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày nào?

Khoản 1 Điều 37 Nghị định 294/2026/NĐ-CP quy định Nghị định có hiệu lực từ ngày 23/7/2026 và thay thế Nghị định 77/2019/NĐ-CP ngày 10/10/2019 của Chính phủ về tổ hợp tác.

Đối với các tổ hợp tác được thành lập trước ngày 23/7/2026, khoản 2 Điều 37 Nghị định này quy định được tiếp tục hoạt động theo hợp đồng hợp tác đã ký kết. 

Việc cập nhật thông tin lên Hệ thống thông tin về đăng ký hợp tác xã chỉ thực hiện khi có thay đổi thông tin theo Nghị định này. 

Trên đây là nội dung về “Hồ sơ, thủ tục thông báo thành lập tổ hợp tác không đăng ký được quy định thế nào?”. LuatVietnam sẽ tiếp tục cập nhật các quy định liên quan đến thành lập, tổ chức và hoạt động của tổ hợp tác để bạn đọc thuận tiện theo dõi và áp dụng.