Hồ sơ nhập khẩu máy móc, thiết bị đã qua sử dụng gồm những giấy tờ gì?

​1. Hồ sơ nhập khẩu máy móc, thiết bị đã qua sử dụng gồm những giấy tờ gì?

Theo khoản 1 Điều 9 Thông tư 56/2026/TT-BKHCN, ngoài hồ sơ nhập khẩu theo Luật Hải quan, doanh nghiệp phải bổ sung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy xác nhận của nhà sản xuất hoặc chứng thư giám định, tùy từng trường hợp.

Các tài liệu cần bổ sung gồm:

• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có đóng dấu của doanh nghiệp trong trường hợp cơ quan có thẩm quyền không khai thác được thông tin hoặc thông tin khai thác không đầy đủ, không chính xác;
• Văn bản ủy thác nhập khẩu nếu nhập khẩu theo ủy thác;
• Bản chính giấy xác nhận của nhà sản xuất được hợp pháp hóa lãnh sự, kèm bản dịch tiếng Việt về năm sản xuất và tiêu chuẩn sản xuất; hoặc
• Chứng thư giám định do tổ chức giám định được chỉ định cấp trong trường hợp phải thực hiện giám định.

Như vậy, không phải mọi trường hợp đều phải có đồng thời giấy xác nhận của nhà sản xuất và chứng thư giám định. Việc sử dụng loại giấy tờ nào phụ thuộc vào quốc gia sản xuất và việc doanh nghiệp có giấy xác nhận của nhà sản xuất hay không.

1.1. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Theo điểm a khoản 1 Điều 9 Thông tư 56/2026/TT-BKHCN, hồ sơ gồm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có đóng dấu của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, cơ quan có thẩm quyền phải chủ động khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu được công bố để thay thế giấy tờ này. Chỉ khi không khai thác được thông tin hoặc thông tin không đầy đủ, không chính xác, cơ quan có thẩm quyền mới yêu cầu doanh nghiệp bổ sung bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có đóng dấu.

Nếu nhập khẩu theo ủy thác, doanh nghiệp phải có thêm văn bản ủy thác nhập khẩu.

1.2. Giấy xác nhận của nhà sản xuất hoặc chứng thư giám định

Theo điểm b khoản 1 Điều 9 Thông tư 56/2026/TT-BKHCN, đối với máy móc, thiết bị được sản xuất tại quốc gia thuộc G7 hoặc Hàn Quốc, doanh nghiệp có thể sử dụng bản chính giấy xác nhận của nhà sản xuất.

Giấy xác nhận phải:

• Được hợp pháp hóa lãnh sự;
• Kèm bản dịch tiếng Việt;
• Có thông tin về năm sản xuất và tiêu chuẩn sản xuất;
• Thể hiện máy móc, thiết bị đáp ứng các tiêu chí tại Điều 6 Thông tư 56/2026/TT-BKHCN.

Doanh nghiệp phải sử dụng chứng thư giám định trong các trường hợp:

• Máy móc, thiết bị được sản xuất tại quốc gia thuộc G7 hoặc Hàn Quốc nhưng không có giấy xác nhận của nhà sản xuất;
• Máy móc, thiết bị được sản xuất tại quốc gia không thuộc G7 hoặc Hàn Quốc.

Chứng thư phải do tổ chức giám định được chỉ định đáp ứng yêu cầu tại Điều 12 Thông tư 56/2026/TT-BKHCN cấp. Nội dung chứng thư thực hiện theo các điểm a, b, c, d, e khoản 1 Điều 11.

Theo điểm e khoản 1 Điều 11, chứng thư phải nhận xét, đánh giá kết quả giám định so với từng tiêu chí tại khoản 1, khoản 2 Điều 6 và kết luận máy móc, thiết bị đã qua sử dụng đáp ứng hay không đáp ứng tiêu chí nhập khẩu.

Theo điểm b khoản 2 Điều 11, chứng thư giám định có hiệu lực không quá 06 tháng tính từ thời điểm cấp đến thời điểm máy móc, thiết bị đến cửa khẩu Việt Nam.

2. Hồ sơ nhập khẩu máy móc, thiết bị đã qua sử dụng nộp ở đâu?

Theo khoản 2 Điều 9 Thông tư 56/2026/TT-BKHCN, doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ nhập khẩu cùng các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều 9 cho cơ quan hải quan nơi đăng ký tờ khai hải quan.

Cơ quan hải quan chỉ làm thủ tục thông quan khi hồ sơ và các tài liệu kèm theo đầy đủ, đúng quy định.

Trường hợp phải có chứng thư giám định theo điểm b khoản 1 Điều 9, chứng thư phải kết luận máy móc, thiết bị đã qua sử dụng đáp ứng tiêu chí nhập khẩu tại Điều 6.

Theo Điều 6, máy móc, thiết bị đã qua sử dụng được phép nhập khẩu khi đáp ứng các tiêu chí về:

• Tuổi thiết bị: Thông thường không quá 10 năm; đối với một số lĩnh vực, thực hiện theo Phụ lục I ban hành kèm Thông tư;
• Tiêu chuẩn sản xuất: Phù hợp QCVN về an toàn, tiết kiệm năng lượng và bảo vệ môi trường. Nếu không có QCVN liên quan thì phải phù hợp với chỉ tiêu kỹ thuật của TCVN hoặc tiêu chuẩn quốc gia của một trong các nước G7, Hàn Quốc về các nội dung này.

Do đó, khi chứng thư giám định là thành phần hồ sơ, kết quả giám định phải thể hiện việc đáp ứng các tiêu chí nhập khẩu nêu trên.

3. Chưa có giấy xác nhận của nhà sản xuất hoặc chứng thư giám định thì có được đưa hàng về bảo quản?

Có. Theo điểm a khoản 3 Điều 9 Thông tư 56/2026/TT-BKHCN, nếu tại thời điểm nộp hồ sơ nhập khẩu, doanh nghiệp không có giấy xác nhận của nhà sản xuất và chưa cung cấp được chứng thư giám định thì được đưa hàng hóa về bảo quản theo pháp luật hải quan.

Để đưa hàng về bảo quản, doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan hải quan văn bản đăng ký dịch vụ giám định máy móc, thiết bị có xác nhận của tổ chức giám định được chỉ định theo Thông tư 56/2026/TT-BKHCN.

Theo điểm b khoản 3 Điều 9, trong thời hạn không quá 30 ngày kể từ ngày đưa máy móc, thiết bị về bảo quản, doanh nghiệp phải nộp chứng thư giám định cho cơ quan hải quan.

Cơ quan hải quan chỉ thông quan khi:

• Hồ sơ nhập khẩu đầy đủ, đúng quy định;
• Các tài liệu tại khoản 1 Điều 9 đầy đủ, đúng quy định;
• Chứng thư giám định kết luận máy móc, thiết bị đã qua sử dụng đáp ứng tiêu chí nhập khẩu tại Điều 6.
• Nếu kết quả giám định xác định máy móc, thiết bị không đáp ứng tiêu chí nhập khẩu tại Điều 6, doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định.

4. Hồ sơ nhập khẩu máy móc, thiết bị quá tuổi quy định gồm những gì?

Đối với máy móc, thiết bị đã qua sử dụng vượt quá giới hạn tuổi tại khoản 1 Điều 6, hồ sơ và thủ tục có sự khác biệt.

Theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 56/2026/TT-BKHCN, trường hợp doanh nghiệp đang sản xuất tại Việt Nam và có nhu cầu nhập khẩu thiết bị quá tuổi để duy trì hoạt động sản xuất thì thiết bị phải:

• Có công suất hoặc hiệu suất còn lại đạt từ 85% trở lên so với công suất hoặc hiệu suất thiết kế;
• Có mức tiêu hao nguyên, vật liệu, năng lượng không vượt quá 15% so với thiết kế.
• Doanh nghiệp phải nộp 01 bộ hồ sơ đề nghị cho phép nhập khẩu trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc qua Cổng dịch vụ công trực tuyến về Bộ Khoa học và Công nghệ.

4.1. Thành phần hồ sơ đối với máy móc, thiết bị quá tuổi

Theo khoản 2 Điều 10 Thông tư 56/2026/TT-BKHCN, hồ sơ gồm:

Một là, văn bản đề nghị cho phép nhập khẩu theo Mẫu số 05 Phụ lục II ban hành kèm Thông tư. Văn bản phải giải trình sự cần thiết nhập khẩu để duy trì hoạt động sản xuất, phương án sử dụng và sự cần thiết của thiết bị trong dây chuyền công nghệ.

Hai là, bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có đóng dấu. Cơ quan tiếp nhận phải chủ động khai thác dữ liệu để thay thế giấy tờ này; chỉ yêu cầu bổ sung khi không khai thác được hoặc thông tin không đầy đủ, không chính xác.

Ba là, chứng thư giám định do tổ chức giám định được chỉ định theo Điều 12 cấp. Nội dung chứng thư thực hiện theo các điểm a, b, c, d, g khoản 1 Điều 11.

Theo điểm g khoản 1 Điều 11, chứng thư phải đánh giá thông số kỹ thuật, tình trạng hoạt động, bảo trì, bảo dưỡng; công suất hoặc hiệu suất còn lại; mức tiêu hao nguyên, vật liệu, năng lượng; thời gian sử dụng còn lại và các nội dung khác theo quy định.

Sau khi được chấp thuận, theo khoản 4 Điều 10, khi thực hiện nhập khẩu, ngoài hồ sơ theo Luật Hải quan, doanh nghiệp phải nộp thêm văn bản của Bộ Khoa học và Công nghệ chấp thuận việc nhập khẩu máy móc, thiết bị đã qua sử dụng.

Như vậy, đối với trường hợp nhập khẩu thông thường, thành phần hồ sơ bổ sung thực hiện theo Điều 9 Thông tư 56/2026/TT-BKHCN. Riêng máy móc, thiết bị vượt quá tuổi quy định thuộc trường hợp tại Điều 10, doanh nghiệp phải đề nghị Bộ Khoa học và Công nghệ cho phép nhập khẩu trước khi thực hiện thủ tục nhập khẩu.

Trên đây là thông tin về “Hồ sơ nhập khẩu máy móc, thiết bị đã qua sử dụng gồm những giấy tờ gì?”. Vui lòng xem chi tiết Thông tư 56/2026/TT-BKHCN trên LuatVietnam.vn và các tính năng liên quan như: Tình trạng hiệu lực, Lược đồ...