Công đoàn cơ sở tại doanh nghiệp phải xây dựng quy chế thu, chi tài chính như thế nào?

1. Căn cứ và trình tự xây dựng quy chế thu, chi tài chính công đoàn

Theo Điều 3 Quy định ban hành kèm Quyết định 502/QĐ-TLĐ, Ban Chấp hành công đoàn cơ sở có trách nhiệm xây dựng, ban hành quy chế thu, chi, quản lý tài chính, tài sản công đoàn nội bộ trên cơ sở các quy định hiện hành và tình hình thực tế tại đơn vị.

Đối với công đoàn cơ sở tại doanh nghiệp, việc xây dựng quy chế còn phải có sự tham gia ý kiến của đoàn viên, người lao động trước khi Ban Chấp hành thảo luận, thống nhất ban hành.

1.1. Những căn cứ phải sử dụng khi xây dựng quy chế

Theo Khoản 3 Điều 3 Quy định ban hành kèm Quyết định 502/QĐ-TLĐ nêu:

"Căn cứ chế độ chi tiêu tài chính của Nhà nước, của Tổng Liên đoàn, nguồn tài chính được sử dụng và tình hình thực tế hoạt động công đoàn tại đơn vị, ban chấp hành công đoàn cơ sở xây dựng, ban hành quy chế thu, chi, quản lý tài chính, tài sản công đoàn nội bộ để thực hiện, báo cáo công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý."

Như vậy, việc xây dựng quy chế phải dựa trên bốn căn cứ:

• Chế độ chi tiêu tài chính của Nhà nước: Các quy định có liên quan đến hoạt động quản lý, sử dụng tài chính.
• Quy định của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam: Bao gồm nội dung chi, tỷ lệ phân bổ, chế độ phụ cấp và yêu cầu quản lý tài chính công đoàn.
• Nguồn tài chính được sử dụng: Phần đoàn phí, kinh phí công đoàn được phân phối và các khoản thu hợp pháp khác.
• Tình hình thực tế tại đơn vị: Điều kiện hoạt động, nhu cầu thực hiện nhiệm vụ và khả năng cân đối nguồn tài chính.

Công đoàn cơ sở tại doanh nghiệp được vận dụng định mức chi của doanh nghiệp để xây dựng quy chế phù hợp với điều kiện thực tế.

Tuy nhiên, khoản 4 Điều 3 Quy định yêu cầu việc vận dụng phải bảo đảm đúng quy định của pháp luật và Tổng Liên đoàn. Do đó, định mức chi của doanh nghiệp không thay thế các giới hạn hoặc điều kiện chi đã được quy định đối với tài chính công đoàn.

1.2. Trình tự lấy ý kiến và ban hành quy chế

Về trách nhiệm của Ban Chấp hành công đoàn cơ sở, khoản 4 Điều 3 Quy đinh trên xác định:

"Ban chấp hành công đoàn cơ sở tổ chức lấy ý kiến đoàn viên, người lao động theo hình thức phù hợp. Trên cơ sở ý kiến tham gia, ban chấp hành công đoàn cơ sở thảo luận, thống nhất ban hành quy chế thu, chi, quản lý tài chính công đoàn cơ sở theo thẩm quyền."

Từ các yêu cầu tại quy định, trình tự xây dựng và ban hành quy chế có thể tổng hợp như sau:

2. Những nội dung cần xác định trong quy chế thu, chi tài chính

2.1. Các nguồn thu và tỷ lệ được sử dụng

Ba nguồn thu tài chính công đoàn cơ sở theo Điều 4 Quy định ban hành kèm Quyết định 502/QĐ-TLĐ được xác định gồm đoàn phí công đoàn, kinh phí công đoàn và các khoản thu khác.

Tỷ lệ được giữ lại, sử dụng đối với từng nguồn như sau:

Đối với đoàn phí công đoàn, 30% tổng số thu thông thường phải nộp lên công đoàn cấp trên. Riêng phần đoàn phí thu tăng thêm được để lại toàn bộ nhằm bổ sung chi hoạt động. Khi quyết toán tài chính năm, công đoàn cơ sở phải theo dõi và hạch toán riêng khoản thu này theo hướng dẫn của công đoàn cấp trên.

Về kinh phí công đoàn, mức đóng được quy định bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động.

2.2. Tỷ lệ phân bổ tài chính cho từng nhóm chi

Theo khoản 1 Điều 5 Quy định ban hành kèm Quyết định 502, tài chính công đoàn cơ sở được phân bổ cho ba nhóm nhiệm vụ chính.

Đối với phần kinh phí chưa sử dụng hết tại các nhóm chi có tỷ lệ tối đa, điểm 1.4 khoản 1 Điều 5 Quy định này xác định:

"Các nội dung được quy định tỷ lệ chi tối đa nếu không sử dụng hết thì phần kinh phí còn lại được bổ sung cho các nội dung chi quy định tỷ lệ tối thiểu tại điểm 1.1 khoản 1 Điều này."

Theo đó, phần kinh phí còn lại từ chi lương, phụ cấp hoặc quản lý hành chính được bổ sung cho nhóm chi đại diện, bảo vệ và chăm lo đoàn viên, người lao động.

Riêng nguồn thu khác, cho phép công đoàn cơ sở quyết định việc sử dụng và phân bổ cho các nội dung, mức chi, trừ các khoản thu thuộc hành vi bị nghiêm cấm quy định.

2.3. Nội dung và mức chi cụ thể đối với đoàn viên, người lao động

Các nhiệm vụ được sử dụng tài chính công đoàn cơ sở  trong khoản 2 Điều 5 Quy định ban hành kèm Quyết định 502/QĐ-TLĐ được liệt kê như sau: 

• Chi thăm hỏi: Đoàn viên và thân nhân khi ốm đau, thai sản, tai nạn, việc hiếu, việc hỷ.
• Chi tặng quà: Dịp lễ, Tết, ngày thành lập Công đoàn Việt Nam, sinh nhật đoàn viên và các trường hợp được quy định.
• Chi trợ cấp: Hỗ trợ đoàn viên, người lao động gặp khó khăn, mắc bệnh hiểm nghèo, bị tai nạn lao động hoặc chịu ảnh hưởng bởi thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh.
• Chi đào tạo: Tổ chức bồi dưỡng, tập huấn, hỗ trợ tài liệu và công tác phí đối với hoạt động đào tạo thuộc nhiệm vụ công đoàn.
• Chi khen thưởng: Khen thưởng đoàn viên, người lao động có thành tích và con của đoàn viên, người lao động đạt thành tích tiêu biểu.
• Chi hoạt động công đoàn: Tuyên truyền, bảo vệ quyền lợi người lao động, tổ chức phong trào thi đua, hoạt động văn hóa, thể thao và các nhiệm vụ được phép khác.

Đối với mức chi thăm hỏi, trợ cấp, điểm d mục 2.1.3 khoản 2 Điều 5 quy định:

"Mức chi thăm hỏi, trợ cấp đối với đoàn viên công đoàn và người lao động do ban chấp hành công đoàn cơ sở quy định trong Quy chế chi tiêu nội bộ, phù hợp với khả năng tài chính của đơn vị."

Do đó, Ban Chấp hành công đoàn cơ sở có thẩm quyền xác định mức chi thăm hỏi, trợ cấp cụ thể trong quy chế nội bộ trên cơ sở khả năng tài chính.

3. Các yêu cầu riêng đối với công đoàn cơ sở tại doanh nghiệp

Bên cạnh các nội dung thu, chi, công đoàn cơ sở tại doanh nghiệp phải lưu ý việc phân định trách nhiệm tài chính với người sử dụng lao động và quy định đối với hoạt động mua sắm.

3.1. Phân biệt khoản chi công đoàn với trách nhiệm của người sử dụng lao động

Tại điều 6 Quy định ban hành kèm Quyết định 502/QĐ-TLĐ đã xác định một số khoản chi thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động, thủ trưởng cơ quan, tổ chức, đơn vị.

Trong đó, các nội dung chính gồm:

• Tổ chức phong trào thi đua, học văn hóa, hoạt động văn hóa, thể thao, tham quan, du lịch, phúc lợi, trợ cấp và chăm lo con của người lao động theo trách nhiệm của người sử dụng lao động.
• Bố trí, cung cấp không thu tiền nơi làm việc, phương tiện làm việc và điều kiện cần thiết cho hoạt động công đoàn cơ sở.
• Chi thu nhập tăng thêm cho cán bộ công đoàn chuyên trách theo quy định áp dụng đối với từng loại hình doanh nghiệp.

Đồng thời, khoản 4 Điều 6 của Quy định nêu:

"Phụ cấp kiêm nhiệm của Chủ tịch công đoàn cơ sở đã được chi trả từ nguồn kinh phí khác thì tài chính công đoàn cơ sở không chi trùng nội dung này."

Ngoài ra, tài chính công đoàn cơ sở không chi các nhiệm vụ đã thuộc trách nhiệm bảo đảm của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, đơn vị theo quy định, như khám sức khỏe định kỳ, khám bệnh nghề nghiệp, mua sắm phương tiện bảo vệ cá nhân và đào tạo nâng cao kỹ năng nghề.

Vì vậy, việc xác định nội dung chi trong quy chế phải bảo đảm đúng trách nhiệm của công đoàn, không chi thay hoặc chi trùng khoản thuộc trách nhiệm của chủ thể khác theo quy định.

3.2. Quy định về mua sắm hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ

Đối với hoạt động mua sắm, khoản 8 Điều 3 Quy định ban hành kèm Quyết định 502/QĐ-TLĐ quy định riêng cho công đoàn cơ sở tại doanh nghiệp sử dụng đoàn phí, kinh phí công đoàn và không sử dụng vốn ngân sách nhà nước.

Đồng thời, Điều 3 Quy định này yêu cầu Ban Chấp hành công đoàn cơ sở có trách nhiệm bổ sung nội dung này vào trong quy chế thu, chi, quản lý tài chính công đoàn cơ sở để đảm bảo việc mua sắm hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ công khai, minh bạch, hiệu quả.

4. Trách nhiệm gửi quy chế và thực hiện kiểm tra, giám sát

Sau khi ban hành quy chế thu, chi tài chính, công đoàn cơ sở còn phải thực hiện trách nhiệm báo cáo, công khai và chịu sự kiểm tra của công đoàn cấp trên.

4.1. Thời điểm gửi quy chế đến công đoàn cấp trên

Theo khoản 4 Điều 3 Quy định ban hành kèm Quyết định 502/QĐ-TLĐ, công đoàn cơ sở phải gửi quy chế đã ban hành đến công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý theo phân cấp.

Các cơ quan được nêu tại quy định này gồm:

• Liên đoàn Lao động cấp tỉnh;
• Công đoàn ngành trung ương;
• Công đoàn tập đoàn kinh tế;
• Công đoàn tổng công ty trực thuộc Tổng Liên đoàn.

Việc gửi quy chế được thực hiện ngay sau khi ban hành để công đoàn cấp trên theo dõi, kiểm tra.

4.2. Xử lý khi quy chế có nội dung không phù hợp

Cũng theo khoản 4 Điều 3 Quy định, nếu phát hiện nội dung quy chế không phù hợp với pháp luật hoặc quy định của Tổng Liên đoàn, công đoàn cấp trên có trách nhiệm yêu cầu công đoàn cơ sở sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ nội dung không phù hợp.

Bên cạnh đó, Điều 8 Quy định ban hành kèm Quyết định 502/QĐ-TLĐ yêu cầu:

• Công khai dự toán, quyết toán thu, chi tài chính công đoàn;
• Phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu, chi vào sổ kế toán;
• Bảo đảm việc quản lý, sử dụng tài chính, tài sản chịu sự giám sát của đoàn viên, người lao động;
• Thực hiện kiểm tra việc xây dựng, thực hiện dự toán, quyết toán và thu, chi tài chính công đoàn hằng năm.

Trong đó, Ủy ban Kiểm tra công đoàn cơ sở có trách nhiệm kiểm tra các nội dung quản lý tài chính, tài sản công đoàn theo quy định.

Như vậy, việc ban hành quy chế nội bộ phải gắn với trách nhiệm tổ chức thực hiện, công khai và kiểm tra, không chỉ dừng lại ở việc hoàn thành một văn bản quy định về thu, chi.

Trên đây là nội dung về việc xây dựng quy chế thu, chi tài chính của công đoàn cơ sở tại doanh nghiệp. Vui lòng xem chi tiết Quyết định 502/QĐ-TLĐ trên LuatVietnam.vn  để tra cứu các quy định về nguồn thu, tỷ lệ chi, trách nhiệm ban hành quy chế, kiểm tra tài chính và tình trạng hiệu lực của văn bản.