Chi phí in, sao, chụp thông tin khi yêu cầu cơ quan Nhà nước cung cấp thông tin bao nhiêu?

 

1. Quy định về mức chi phí in, sao, chụp thông tin

Luật Tiếp cận thông tin 2026 quy định công dân được cung cấp thông tin không phải trả phí, lệ phí, trừ trường hợp pháp luật có liên quan quy định khác. Tuy nhiên, đối với việc in, sao, chụp thông tin thì phải trả phí.

 Khoản 2 Điều 25 Luật Tiếp cận thông tin 2026 quy định:

“Người yêu cầu cung cấp thông tin có trách nhiệm thanh toán chi phí thực tế để in, sao, chụp, gửi thông tin.” 

Để cụ thể hóa quy định này, Điều 3 Thông tư 126/2026/TT-BTC quy định:

“Chi phí in, sao, chụp thông tin thực hiện theo mức thu quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này.” 

Theo Phụ lục ban hành kèm Thông tư 126/2026/TT-BTC, mức chi cụ thể như sau:

1.1. Phô tô tài liệu giấy

Đối với việc sao, chụp tài liệu giấy, mức thu đã bao gồm vật tư:

• Phô tô đen trắng khổ A4: 3.000 đồng/trang;
• Phô tô màu khổ A4: 18.000 đồng/trang. 

Đối với tài liệu có khổ lớn hơn A4, Phụ lục quy định:

• Khổ A3: bằng 2 lần mức A4;
• Khổ A2: bằng 4 lần mức A4;
• Khổ A1: bằng 8 lần mức A4;
• Khổ A0: bằng 16 lần mức A4. 

Từ đó, có thể xác định:

• Phô tô đen trắng A3: 6.000 đồng/trang;
• Phô tô màu A3: 36.000 đồng/trang;
• Phô tô đen trắng A2: 12.000 đồng/trang;
• Phô tô màu A2: 72.000 đồng/trang.

Các khổ A1, A0 tiếp tục tính theo hệ số tương ứng nêu trên.

1.2. In từ phim, ảnh gốc

Đối với trường hợp in từ phim, ảnh gốc, mức thu đã bao gồm vật tư được quy định như sau:

• Cỡ từ 15x21cm trở xuống: 36.000 đồng/tấm;
• Cỡ từ 20x25cm đến 20x30cm: 54.000 đồng/tấm;
• Cỡ từ 25x35cm đến 30x40cm: 135.000 đồng/tấm. 

Như vậy, mức thu không tính theo trang như tài liệu giấy mà căn cứ vào kích thước của tấm ảnh được in.

1.3. In sao tài liệu ghi âm, phim điện ảnh

Phụ lục Thông tư 126/2026/TT-BTC quy định:

• In sao tài liệu ghi âm: 27.000 đồng/phút nghe;
• In sao phim điện ảnh: 54.000 đồng/phút chiếu. 

Đối với hai trường hợp này, mức thu không bao gồm vật tư.

1.4. In tài liệu đã số hóa

Đối với tài liệu đã được số hóa toàn văn, mức thu thấp hơn so với phô tô tài liệu giấy.

Cụ thể:

• In đen trắng khổ A4: 2.000 đồng/trang;
• In màu khổ A4: 14.000 đồng/trang. 

Tương tự tài liệu giấy, nếu in khổ A3, A2, A1 hoặc A0 thì mức chi phí lần lượt bằng 2 lần, 4 lần, 8 lần và 16 lần mức áp dụng đối với khổ A4. 

Như vậy, cần phân biệt rõ phô tô tài liệu giấy và in tài liệu đã số hóa, bởi mức thu giữa hai hình thức này không giống nhau.

2. Khi nào người yêu cầu phải trả và khi nào được miễn chi phí?

2.1. Người yêu cầu phải thanh toán chi phí thực tế

Khoản 2 Điều 25 Luật Tiếp cận thông tin 2026 quy định:

“Người yêu cầu cung cấp thông tin có trách nhiệm thanh toán chi phí thực tế để in, sao, chụp, gửi thông tin.” 

Như vậy, nếu cơ quan phải thực hiện việc in, sao, chụp hoặc gửi thông tin theo yêu cầu thì người yêu cầu về nguyên tắc phải thanh toán phần chi phí thực tế phát sinh.

Luật Tiếp cận thông tin quy định tại khoản 6 Điều 27, đơn vị có thể từ chối cung cấp thông tin nếu:

“Người yêu cầu cung cấp thông tin không thanh toán chi phí thực tế để in, sao, chụp, gửi thông tin theo quy định tại Điều 25 của Luật này.” 

Do đó, đối với trường hợp thuộc diện phải trả chi phí, việc thanh toán là một nghĩa vụ của người yêu cầu.

2.2. Người yêu cầu không phải thanh toán chi phí 

Khoản 2 Điều 25 Luật Tiếp cận thông tin 2026 quy định người yêu cầu không phải trả chi phí nếu thuộc trường hợp tại điểm a khoản 1 Điều 23.

Điểm a khoản 1 Điều 23 quy định:

“Thông tin trong thời hạn công khai nhưng chưa được công khai;” 

Theo đó, nếu pháp luật quy định thông tin phải được cơ quan, đơn vị công khai nhưng trong thời hạn công khai mà thông tin đó chưa được công khai, công dân có quyền yêu cầu cung cấp và không phải trả chi phí in, sao, chụp, gửi thông tin.

Trường hợp thứ hai được miễn chi phí là trường hợp tại điểm c khoản 1 Điều 23 Luật Tiếp cận thông tin 2026:

“Thông tin đang được công khai nhưng vì lý do bất khả kháng người yêu cầu không thể tiếp cận được;” 

Nếu thông tin đã được công khai nhưng người yêu cầu không thể tiếp cận do lý do bất khả kháng, họ có thể yêu cầu cơ quan cung cấp lại mà không phải trả chi phí.

3. Chi phí gửi thông tin và việc thu, quản lý khoản tiền này được thực hiện thế nào?

3.1. Chi phí gửi thông tin tính theo giá dịch vụ bưu chính

Khoản 2 Điều 3 Thông tư 126/2026/TT-BTC quy định:

“Chi phí gửi thông tin yêu cầu cung cấp: Mức thu chi phí thực hiện theo mức giá cước dịch vụ nhận, gửi hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính và dịch vụ chuyển trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc theo mức chi phí gửi chuyển bưu phẩm, chuyển phát nhanh theo quy định hiện hành.” 

Chi phí gửi được xác định theo:

• Giá cước dịch vụ nhận, gửi hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính;
• Giá dịch vụ chuyển trả kết quả qua bưu chính công ích; hoặc
• Chi phí chuyển bưu phẩm, chuyển phát nhanh theo mức đang áp dụng.

Vì vậy, tổng số tiền người yêu cầu phải thanh toán có thể gồm chi phí in, sao, chụp cộng với chi phí gửi thông tin, tùy hình thức cung cấp được lựa chọn.

3.2. Tiền thu được quản lý theo quy định về ngân sách nhà nước

Khoản 1 Điều 4 Thông tư 126/2026/TT-BTC quy định:

“Việc thu, nộp, lập dự toán, quyết toán, quản lý và sử dụng chi phí in, sao, chụp và gửi thông tin được thực hiện theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước, pháp luật về đơn vị sự nghiệp công lập, pháp luật về tiếp cận thông tin và các quy định của pháp luật có liên quan.” 

Như vậy, khoản tiền mà người yêu cầu nộp là chi phí thực tế cho việc cung cấp thông tin, việc thu và quản lý phải thực hiện theo cơ chế ngân sách và các quy định pháp luật có liên quan.

Trên đây là thông tin về chi phí in, sao, chụp thông tin khi yêu cầu cơ quan Nhà nước cung cấp thông tin. Vui lòng xem chi tiết Luật Tiếp cận thông tin 2026 và Thông tư 126/2026/TT-BTC trên LuatVietnam.vn và các tính năng liên quan như: Tình trạng hiệu lực, Lược đồ...