7 thủ tục đăng ký hộ tịch tại UBND cấp xã [từ 01/3/2027 theo Luật Hộ tịch 2026]

1. Thủ tục đăng ký khai sinh

Tại khoản 1 Điều 15 Luật Hộ tịch 2026 quy định Uỷ ban nhân dân(UBND) cấp xã thực hiện đăng ký khai sinh cho các trường hợp sau đây:

• Trẻ em được sinh ra tại Việt Nam;
• Trẻ em được sinh ra ở nước ngoài chưa được đăng ký khai sinh, về cư trú tại Việt Nam và có ít nhất một bên cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam;
• Công dân Việt Nam, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, người gốc Việt Nam chưa xác định được quốc tịch đang sinh sống tại Việt Nam, được sinh ra tại Việt Nam mà chưa được đăng ký khai sinh, đã có hồ sơ, giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, xác nhận.

Ngoài ra, UBND cấp xã theo yêu cầu của người đăng ký khai sinh có trách nhiệm chủ động thực hiện đăng ký khai sinh cho trẻ em khi dữ liệu của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh được kết nối, chia sẻ tự động tới hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử và việc đăng ký phải đáp ứng đủ 02 điều kiện sau:

• Trẻ em được sinh ra tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh;
• Người yêu cầu đăng ký khai sinh đã cung cấp đủ nội dung đăng ký khai sinh theo quy định.

Bên cạnh đó, trường hợp trẻ em sinh ra tại Việt Nam không được đăng ký khai sinh theo quy định tại khoản 2 Điều 15 Luật Hộ tịch thì trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày trẻ em được sinh ra cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho con; trường hợp cha, mẹ không thể đăng ký khai sinh cho con thì ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại, anh ruột, chị ruột, bác ruột, chú ruột, cậu ruột, cô ruột, dì ruột hoặc cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ em có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho trẻ em.

Trong khi đó, Điều 13 Luật hiện hành quy định UBND cấp xã nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ thực hiện đăng ký khai sinh.

2. Đăng ký kết hôn

Căn cứ Điều 16 Luật Hộ tịch 2026, ubnd cấp xã thực hiện thủ tục đăng ký kết hôn cho các trường hợp dưới đây:

“a) Đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam cư trú ở trong nước với nhau;

b) Đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam cư trú ở trong nước với người nước ngoài, với công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài, với người gốc Việt Nam chưa xác định được quốc tịch đang sinh sống tại Việt Nam;

c) Đăng ký kết hôn cho người gốc Việt Nam chưa xác định được quốc tịch đang sinh sống tại Việt Nam, người nước ngoài thường trú tại Việt Nam.”

Và khoản 2 Điều 16 quy định nội dung đăng ký kết hôn, ubnd có thẩm quyền bao gồm:

• Họ, chữ đệm (nếu có), tên; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú; số định danh cá nhân; thông tin giấy tờ chứng minh về nhân thân của bên nam và bên nữ;
• Ngày, tháng, năm đăng ký kết hôn; ngày, tháng, năm xác lập quan hệ hôn nhân.

Đồng thời, khi đăng ký kết hôn cả hai bên nam và bên nữ phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào sổ đăng ký kết hôn và Giấy chứng nhận hôn nhân.

Trong khi đó, Luật Hộ tịch 2014 quy định chỉ UBND cấp xã nơi cư trú của một trong hai bên nam, nữ thực hiện đăng ký kết hôn.

3. Thực hiện thủ tục đăng ký, chấm dứt, thay đổi giám hộ

Theo khoản 1 Điều 17 Luật Hộ tịch 2026, UBND cấp xã có thẩm quyền thực hiện đăng ký giám hộ, chấm dứt giám hộ, thay đổi giám hộ trong các trường hợp sau đây:

• Giữa công dân Việt Nam cư trú ở trong nước với nhau;
• Giữa công dân Việt Nam cư trú ở trong nước và người nước ngoài cư trú tại Việt Nam với nhau;
• Giữa công dân Việt Nam cư trú ở trong nước và người gốc Việt Nam chưa xác định được quốc tịch đang sinh sống tại Việt Nam với nhau;
• Giữa người gốc Việt Nam chưa xác định được quốc tịch đang sinh sống tại Việt Nam với nhau;
• Giữa pháp nhân với công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, người nước ngoài cư trú tại Việt Nam, người gốc Việt Nam chưa xác định được quốc tịch đang sinh sống tại Việt Nam.

Bên cạnh đó, UBND cấp xã thực hiện đăng ký giám sát việc giám hộ, chấm dứt giám sát việc giám hộ liên quan đến quản lý tài sản của người được giám hộ. 

Đồng thời, người giám hộ phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào sổ đăng ký giám hộ.

Trước đây, tại Luật Hộ tịch 2014 quy định đăng ký giám hộ tại UBND cấp xã nơi cư trú của người được giám hộ hoặc người giám hộ. Trường hợp chấm dứt giám hộ được thực hiện tại UBND đã đăng ký. Và người đăng ký giám hộ phải nộp tờ khai theo mẫu và văn bản bản cử người giám hộ cho cơ quan đăng ký hộ tịch.

4. Thực hiện thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ con

Tại Điều 18 Luật Hộ tịch 2026 quy định UBND cấp xã thực hiện đăng ký nhận cha, mẹ, con trong các trường hợp sau:

• Giữa công dân Việt Nam với nhau mà ít nhất một bên cư trú ở trong nước;
• Giữa công dân Việt Nam và người nước ngoài với nhau mà ít nhất một bên cư trú tại Việt Nam;
• Giữa công dân Việt Nam và người gốc Việt Nam chưa xác định được quốc tịch đang sinh sống tại Việt Nam với nhau;
• Giữa người gốc Việt Nam chưa xác định được quốc tịch đang sinh sống tại Việt Nam với nhau;
• Giữa người gốc Việt Nam chưa xác định được quốc tịch đang sinh sống tại Việt Nam và người nước ngoài với nhau;
• Giữa người nước ngoài với nhau mà ít nhất một bên thường trú tại Việt Nam.

Trong khi đó, luật hiện hành quy định chỉ UBND cấp xã nơi cư trú của người nhận hoặc người được nhận là cha, mẹ, con mới có thẩm quyền thực hiện đăng ký nhận cha, mẹ, con.

5. Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện thay đổi thông tin hộ tịch

Thay đổi thông tin hộ tịch là việc cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền ghi nhận biến động thông tin nhân thân của cá nhân khi có lý do chính đáng, đủ điều kiện theo quy định của Luật này, quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Theo đó, tại khoản 2 Điều 19 quy định phạm vi thay đổi thông tin hộ tịch gồm:

STT	Phạm vi thay đổi
1	Thay đổi họ, chữ đệm, tên của cá nhân trong nội dung khai sinh khi có đủ căn cứ, điều kiện theo quy định của pháp luật về dân sự
2	Thay đổi thông tin về quê quán trong nội dung đăng ký khai sinh của người thành niên theo yêu cầu của người đó hoặc trong nội dung đăng ký khai sinh của con chưa thành niên theo yêu cầu của cha đẻ, mẹ đẻ
3	Thay đổi thông tin về cha, mẹ, dân tộc, quê quán trong nội dung khai sinh của cá nhân khi được nhận làm con nuôi hoặc sau khi chấm dứt việc nuôi con nuôi
4	Xác định lại dân tộc theo quy định của pháp luật về dân sự; xác định lại dân tộc của trẻ em bị bỏ rơi sau khi xác định được cha đẻ, mẹ đẻ
5	Cải chính thông tin hộ tịch đã đăng ký do có sai sót hoặc thông tin không đúng thực tế
6	Bổ sung thông tin hộ tịch còn thiếu trên bản chính giấy tờ hộ tịch, trong sổ hộ tịch giấy, Cơ sở dữ liệu hộ tịch
7	Điều chỉnh thông tin hộ tịch của cá nhân đã đăng ký do chính cá nhân hoặc cha, mẹ hoặc vợ, chồng của cá nhân đó được thay đổi thông tin hộ tịch
8	Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Như vậy, UBND cấp xã thực hiện thay đổi thông tin hộ tịch cho:

• Công dân Việt Nam đã đăng ký hộ tịch tại Việt Nam;
• Công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài đã đăng ký hộ tịch tại Việt Nam.

Đăng ký thay đổi thông tin hộ tịch quy định tại các trường hợp (2), (3), (5), (6) và (7) cho người nước ngoài, người gốc Việt Nam chưa xác định được quốc tịch đang sinh sống tại Việt Nam đã đăng ký hộ tịch tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.

Đồng thời, UBND cấp xã thực hiện đăng ký thay đổi thông tin hộ tịch khi còn bản chính giấy tờ hộ tịch hoặc có thông tin trong sổ hộ tịch giấy hoặc Cơ sở dữ liệu hộ tịch.

Trong khi đó, tại Điều 26 và Điều 27 Luật Hộ tịch 2014 quy định UBND cấp xã nơi cư trú hoặc nơi đã đăng ký thực hiện thay đổi hộ tịch trong phạm vi thay đổi về:

“1. Thay đổi họ, chữ đệm và tên của cá nhân trong nội dung khai sinh đã đăng ký khi có căn cứ theo quy định của pháp luật dân sự.

2. Thay đổi thông tin về cha, mẹ trong nội dung khai sinh đã đăng ký sau khi được nhận làm con nuôi theo quy định của Luật nuôi con nuôi.”

6. Thực hiện đăng ký khai tử

Theo Điều 20 Luật Hộ tịch 2026, trường hợp cá nhân chết ở trong nước hoặc công dân Việt Nam chết ở nước ngoài, đã đưa thi thi, tro cốt về Việt Nam chưa được đăng ký khai tử thì UBND cấp xã có thẩm quyền thực hiện việc đăng ký khai tử.

Bên cạnh đó, UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết có trách nhiệm chủ động thực hiện đăng ký khai tử khi dữ liệu của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh được kết nối, chia sẻ tự động tới hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử. 

7. Thủ tục ghi vào sổ hộ tịch sự kiện, thông tin hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài 

Tại Điều 21 Luật Hộ tịch 2026 quy định UBND cấp xã thực hiện ghi vào sổ hộ tịch sự kiện, thông tin hộ tịch khi nhận được giấy tờ, văn bản hợp lệ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, xác nhận cho các trường hợp như sau:

• Khai sinh của công dân Việt Nam;
• Việc khai sinh của trẻ em có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam còn người kia là công dân nước ngoài, cha và mẹ thỏa thuận lựa chọn quốc tịch Việt Nam tại thời điểm ghi vào sổ hộ tịch việc khai sinh theo quy định của pháp luật về quốc tịch Việt Nam;
• Việc kết hôn; khai tử; giám hộ; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi thông tin hộ tịch;
• Việc ly hôn; hủy việc kết hôn trái pháp luật.

Trong khi đó, Luật hiện hành quy định UBND cấp huyện thực hiện thủ tục ghi vào sổ hộ tịch sự kiện, thông tin hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

Trên đây là nội dung bài viết: 7 thủ tục đăng ký hộ tịch tại UBND cấp xã từ 01/3/2027...