Điều kiện, phương thức thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử [theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP]

Về điều kiện và phương thức thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử, được quy định tại Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP cụ thể như sau:

1. Điều kiện giao kết hợp đồng lao động điện tử được thực hiện thông qua eContract

Việc giao kết hợp đồng lao động điện tử thông qua eContract phải đảm bảo một số điều kiện quan trọng.

Trước hết, phần mềm ký số và kiểm tra chữ ký số phải đáp ứng yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử. Điều này đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho các giao dịch điện tử.

Ngoài ra, cần có biện pháp bảo mật để bảo vệ thông tin khách hàng và dữ liệu hợp đồng, cùng với phương án kỹ thuật để duy trì và khắc phục hoạt động chứng thực khi có sự cố.

Một yếu tố quan trọng khác là phương án lưu trữ, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu của chứng từ điện tử và khả năng tra cứu hợp đồng đã được giao kết.

Hệ thống cũng cần có chức năng định danh đúng chủ thể và thực hiện xác thực danh tính theo quy định pháp luật. Để đảm bảo tính hợp pháp, cần có biện pháp kỹ thuật để xác nhận việc tổ chức, cá nhân đã được định danh đồng ý với các nội dung trong hợp đồng.

Hợp đồng lao động điện tử cần được chứng thực theo quy định pháp luật trước khi gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID.

Ngoài ra, hệ thống phải có khả năng chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy, cung cấp tài khoản giao dịch điện tử tuân thủ các điều kiện quy định tại Điều 46 Luật Giao dịch điện tử.

Hệ thống cũng cần hỗ trợ người sử dụng lao động báo cáo tình hình sử dụng lao động và có chức năng tổng hợp, thống kê, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất. Cuối cùng, hệ thống phải kết nối qua API với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử và đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật về an toàn thông tin.

2. Điều kiện đối với người sử dụng lao động và người lao động

Người sử dụng lao động và người lao động cũng phải đáp ứng một số điều kiện nhất định. Đối với cá nhân, cần có giấy tờ tùy thân như thẻ Căn cước công dân, Căn cước điện tử, hoặc hộ chiếu còn thời hạn.

Đối với người nước ngoài, cần có thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh.

Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hoặc hộ gia đình, cần có quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cùng với giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật.

Ngoài ra, cả người lao động và người sử dụng lao động cần có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

3. Điều kiện đối với nhà cung cấp eContract

Nhà cung cấp eContract cũng phải đáp ứng các điều kiện nghiêm ngặt. Trước hết, eContract phải đáp ứng các điều kiện đã nêu tại (1) được đề cập ở trên.

Nhà cung cấp cần có giải pháp công nghệ để thu thập, kiểm tra, đối chiếu thông tin nhận biết tổ chức, cá nhân và dữ liệu sinh trắc học của người đại diện theo pháp luật. Điều này đảm bảo sự khớp đúng giữa thông tin trên giấy tờ tùy thân và thông tin sinh trắc học.

Ngoài ra, nhà cung cấp eContract cần có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy, cho phép cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo pháp luật giao dịch điện tử.

Hợp đồng lao động điện tử phải được tạo lập, xác thực định danh chủ thể, ký số, và gắn dấu thời gian kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết. Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ.

Trên đây là thông tin về điều kiện, phương thức thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử.