Chứng thực chữ ký ở đâu? Cần chuẩn bị những giấy tờ gì?

1. Chứng thực chữ ký là gì?

Chứng thực chữ ký là một trong những hoạt động mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực về chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký do chính người yêu cầu chứng thực ký tên trước mặt người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức đó.

Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều có thể chứng thực chữ ký bởi nếu thuộc một trong các trường hợp nêu tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP dưới đây, độc giả sẽ không được chứng thực chữ ký:

- Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình bởi một trong những điều kiện khi yêu cầu chứng thực là người yêu cầu phải minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.

- Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc Căn cước công dân mà người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình không còn giá trị sử dụng (hết hạn sử dụng) hoặc bị giả mạo.

- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, trái đạo đức xã hội; có nội dung chống phá cách mạng; xuyên tạc lịch sử; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức khác; kích động chiến tranh…

- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch trừ giấy uỷ quyền không có thù lao, bên được uỷ quyền không có nghĩa vụ bồi thường, không liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

2. Chứng thực chữ ký ở đâu?

Cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký được quy định cụ thể tại Nghị định 23 năm 2015 gồm:

• Phòng Tư pháp cấp huyện thuộc tỉnh
• Uỷ ban nhân dân cấp xã với người có thẩm quyền chứng thực là Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã.
• Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự, cơ quan khác được uỷ quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài với người có thẩm quyền chứng thực là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự.
• Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng (văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng).

Lưu ý: Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải đến trực tiếp trụ sở của các cơ quan, tổ chức nêu trên trừ trường hợp chứng thực chữ ký của người yêu cầu chứng thực nhưng già yếu, không thể đi lại được hoặc đang bị tạm giam, tạm giữ, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.

Trong văn bản chứng thực chữ ký, bắt buộc phải ghi rõ địa điểm chứng thực, nếu thực hiện chứng thực ngoài trụ sở cơ quan, tổ chức nêu trên thì phải ghi rõ thời gian đến giờ, phút chứng thực.

Khi chứng thực chữ ký ngoài trụ sở, người yêu cầu công chứng có thể phải nộp thêm chi phí và thù lao chứng thực theo thoả thuận với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực nêu trên.

3. Cần chuẩn bị hồ sơ gì để chứng thực chữ ký?

Sau khi đã xác định được chứng thực chữ ký ở đâu thì người yêu cầu cần phải chuẩn bị các hồ sơ, giấy tờ sau đây:

- Giấy tờ nhân thân của người yêu cầu: Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng.

- Văn bản, giấy tờ mà người yêu cầu chứng thực chữ ký sẽ thực hiện ký tên và nhận được sự chứng thực đến từ cơ quan có thẩm quyền. Nội dung trong giấy tờ, văn bản chứng thực chữ ký, người yêu cầu phải chịu hoàn toàn trách nhiệm.

Riêng văn bản, giấy tờ được sử dụng để yêu cầu chứng thực chữ ký nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung (văn bản bằng tiếng nước ngoài…) thì người này có quyền yêu cầu nộp kèm bản dịch ra tiếng Việt của giấy tờ, văn bản đó.

4. Thời gian chứng thực chữ ký là bao lâu?

Thời gian thực hiện chứng thực chữ ký được quy định tại Điều 7 Nghị định 23 là thực hiện ngay trong ngày làm việc sau khi cơ quan, tổ chức tiếp nhận được yêu cầu chứng thực chữ ký.

Nếu yêu cầu được gửi đến sau 15 giờ của ngày hôm đó thì cơ quan, tổ chức phải giải quyết chứng thực chữ ký ngay trong ngày làm việc tiếp theo.

Khi tiếp nhận yêu cầu chứng thực chữ ký, cơ quan tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ ngày, giờ sẽ trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

Trên đây là giải đáp chi tiết về: Chứng thực chữ ký ở đâu? Nếu còn thắc mắc, độc giả vui lòng liên hệ 19006192 để được hỗ trợ, giải đáp chi tiết.