Mẫu Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch mới nhất [2024]

Người có nhu cầu phải nộp Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền khi làm thủ tục xác nhận. Dưới đây là mẫu Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch mới nhất hiện nay.

1. Mẫu Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch mới nhất

Mẫu Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch đan áp dụng hiện nay được ban hành kèm theo Thông tư 03/2023/TT-BTP.

2. Hướng dẫn điền mẫu Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch

Người làm thủ tục cần điền đầy đủ, chính xác các thông tin trong Tờ khai đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết điền mẫu Tờ khai:

(1) Ghi rõ tên cơ quan đề nghị cấp Xác nhận thông tin hộ tịch.

(2) Ghi số định danh cá nhân hoặc thông tin về CCCD/CMND/Hộ chiếu/Giấy tờ hợp lệ thay thế.

• Trong đó ghi rõ số, ngày, tháng, năm cấp, cơ quan cấp; bản chụp đính kèm;
• Trường hợp cơ quan, tổ chức đề nghị ghi tên, giấy tờ của người đại diện theo pháp luật.

(3) Trường hợp đề nghị cấp xác nhận thông tin hộ tịch của mình thì ghi Bản thân; trường hợp đề nghị cấp xác nhận thông tin hộ tịch của người khác thì ghi rõ mối quan hệ với người được cấp xác nhận.

Ví dụ: Vợ/chồng/con/thực hiện theo ủy quyền;

(4) Mục này dành cho cơ quan, tổ chức đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch;

(5) Nêu rõ, đầy đủ nội dung, thời điểm đăng ký ban đầu; nội dung, căn cứ và thời gian thực hiện các việc thay đổi, điều chỉnh thông tin hộ tịch tính đến thời điểm cấp văn bản xác nhận.

Ví dụ: Xác nhận thông tin về việc kết hôn mà cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền đã cho phép thực hiện việc thay đổi họ, chữ đệm, tên, cải chính năm sinh của người vợ hoặc người chồng hoặc hai vợ chồng đã ly hôn.

(6) Trường hợp chủ thể yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch là cơ quan, tổ chức thì ký, đóng dấu của cơ quan, tổ chức theo quy định.

(7) Ghi rõ số lượng đề nghị cấp.

(8) Ghi rõ phương thức nhận kết quả: Trực tiếp/trực tuyến/bưu chính. Nếu nhận kết quả qua đường bưu chính thì phải cung cấp địa chỉ nơi nhận và nộp phí dịch vụ bưu chính.

3. Thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch thực hiện thế nào?

Theo Quyết định 2228/QĐ-BTP, thủ tục xác nhận thông tin hộ tịch thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

- Người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch nộp 01 bộ hồ sơ đề nghị cấp xác nhận thông tin hộ tịch hoặc cấp xác nhận thông tin hộ tịch tại:

• Cổng dịch vụ công quốc gia ( https://dichvucong.gov.vn ); hoặc
• Cổng dịch vụ công cấp tỉnh.

- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

- Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp

• Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ, có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu;
• Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa thực hiện số hóa (sao chụp, chuyển thành tài liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu) và ký số vào tài liệu, hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính đã được số hóa theo quy định.

- Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến

• Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu, đồng thời chuyển hồ sơ để công chức làm công tác hộ tịch xử lý.
• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Sau khi hồ sơ được bổ sung, thực hiện lại bước tiếp nhận hồ sơ nêu trên.

- Trường hợp người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì báo cáo Trưởng bộ phận một cửa có thông báo từ chối giải quyết yêu cầu xác nhận thông tin hộ tịch.

Bước 3: Thẩm tra hồ sơ và xác nhận thông tin hộ tịch

Công chức làm công tác hộ tịch thẩm tra hồ sơ, theo đó:

• Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ – thực hiện lại bước 2;
• Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả đúng thời gian đã hẹn thì công chức làm công tác hộ tịch lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả.

Nếu thấy hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định, thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và thông tin đề nghị xác nhận là đúng:

• Trường hợp tiếp nhận hồ sơ theo hình thức trực tiếp: Công chức làm công tác hộ tịch in Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch, trình Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử ký, chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu.
• Trường hợp tiếp nhận hồ sơ theo hình thức trực tuyến: Công chức làm công tác hộ tịch gửi lại biểu mẫu Xác nhận thông tin hộ tịch điện tử với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.

Người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu Xác nhận thông tin hộ tịch điện tử và xác nhận (tối đa 01 ngày).

Nếu người có yêu cầu xác nhận thông tin đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức làm công tác hộ tịch in Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch, trình Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử ký cấp Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch, chuyển Bộ phận một cửa trả kết quả cho người có yêu cầu.

Bước 4: Nhận kết quả xác nhận thông tin hộ tịch

Người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch được nhận kết quả theo một trong các phương thức sau đây:

• Nhận bản điện tử Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch gửi qua thư điện tử, Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó;
• Nhận bản điện tử Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin;
• Nhận kết quả là Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch thông qua hệ thống bưu chính;
• Nhận kết quả là Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch.