Hướng dẫn thủ tục xin cấp bản sao trích lục hộ tịch nhanh nhất

Thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch được quy định tại Quyết định 2228/QĐ-BTP ngày 14/11/2022 của Bộ Tư pháp như sau:

1. Thành phần hồ sơ

- Tờ khai đề nghị bản sao Trích lục hộ tịch theo mẫu trong trường hợp người yêu cầu là cá nhân hoặc Văn bản yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức (nếu nộp hồ sơ trực tiếp).

- Biểu mẫu điện tử tương tác cấp bản sao Giấy khai sinh, bản sao Trích lục hộ tịch (nếu nộp hồ sơ trực tuyến).

Người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch thực hiện việc nộp/xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến) các giấy tờ sau:

* Giấy tờ phải nộp: Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

* Giấy tờ phải xuất trình: Hộ chiếu hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp xác nhận thông tin hộ tịch.

Trường hợp các thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, được hệ thống điền tự động thì không phải xuất trình (theo hình thức trực tiếp) hoặc tải lên (theo hình thức trực tuyến);

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

* Lưu ý:

- Đối với hồ sơ nộp trực tiếp:

• Đối với giấy tờ xuất trình, người tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu với thông tin trong tờ khai, chụp lại hoặc ghi lại thông tin để lưu trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó.

• Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ để đối chiếu.

• ​Trường hợp nộp bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký xác nhận, không được yêu cầu nộp bản sao giấy tờ đó.

• Người tiếp nhận không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ mà pháp luật hộ tịch không quy định phải nộp.

- Đối với hồ sơ nộp trực tuyến:

• Bản chụp các giấy tờ gửi kèm phải rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng.

• Nếu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

• Trường hợp nhận kết quả tại cơ quan đăng ký hộ tịch, phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân; nộp các giấy tờ, tài liệu là thành phần hồ sơ cấp bản sao Trích lục hộ tịch theo quy định pháp luật hộ tịch.

• ​Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.

2. Trình tự các bước thực hiện

Sau đây là quy trình thực hiện thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch:

Bước 1: Nộp hồ sơ, lệ phí:

- Nộp hồ sơ trực tiếp:

• Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tiếp, người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch nộp hồ sơ tại Bộ phận một cửa/Trung tâm hành chính công của Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền.

• Nộp phí, lệ phí.

- Nộp online:

• Nếu lựa chọn hình thức nộp hồ sơ trực tuyến, truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh.

• Đăng ký tài khoản (nếu chưa có tài khoản), xác thực người dùng theo hướng dẫn, đăng nhập vào hệ thống, xác định đúng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có thẩm quyền.

• Cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu liên quan đến nội dung đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch.

• Nộp phí, lệ phí trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật, hoàn tất việc nộp hồ sơ.

Bước 2: Kiểm tra hồ sơ

- Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp:

• Cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận một cửa kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ.

• Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ; nếu tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ thì có Phiếu hẹn, trả kết quả cho người có yêu cầu trong ngày làm việc tiếp theo.

• Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Nếu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì chối giải quyết yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch.

- Trường hợp nộp hồ sơ online:

• Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì gửi ngay Phiếu hẹn, trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu.

• Nội dung biểu mẫu Trích lục hộ tịch điện tử được gửi lại cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số để xác nhận.

• Người yêu cầu kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu Trích lục hộ tịch điện tử và xác nhận (tối đa 01 ngày). Nếu không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức làm công tác hộ tịch in bản sao Trích lục hộ tịch, trình Thủ trưởng Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử ký, chuyển tới Bộ phận một cửa để trả kết quả cho người có yêu cầu.

• Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có thông báo cho người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. Nếu không bổ sung, hoàn thiện được hồ sơ thì chối giải quyết yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch.

Bước 3: Nhận kết quả

Người có yêu cầu cấp bản sao Trích lục hộ tịch được nhận kết quả theo một trong các phương thức sau đây:

- Nhận bản điện tử qua thư điện tử, Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó;

- Nhận bản điện tử gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin;

- Nhận kết quả qua hệ thống bưu chính;

- Nhận kết quả tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

3. Thời hạn giải quyết

Ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ; trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

4. Lệ phí

- 8.000 đồng/bản sao.

- Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật.

Trên đây là hướng dẫn thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch. Nếu gặp vướng mắc liên quan, bạn đọc vui lòng gọi tới tổng đài 1900.6192 để được chúng tôi hỗ trợ nhanh nhất.