Thương nhân phải cung cấp giấy tờ, chứng từ gì khi mua ngoại tệ, thanh toán tiền hàng chuyển khẩu?

1. Những loại giấy tờ, chứng từ thương nhân cần phải cung cấp khi mua ngoại tệ, thanh toán tiền hàng chuyển khẩu

Thứ nhất, phải cung cấp hợp đồng mua hàng hóa

Khoản 1 Điều 5 Thông tư 43/2026/TT-NHNN yêu cầu ngân hàng được phép khi thực hiện chuyển tiền ra nước ngoài phải:

“...kiểm tra đồng thời cả hợp đồng mua hàng hóa và hợp đồng bán hàng hóa trong cùng một giao dịch kinh doanh chuyển khẩu...” 

Do đó, khi thương nhân đề nghị ngân hàng bán ngoại tệ hoặc chuyển tiền ra nước ngoài để thanh toán tiền hàng, hợp đồng mua hàng hóa với thương nhân nước ngoài là một trong những chứng từ ngân hàng phải có để kiểm tra giao dịch.

Hợp đồng này là căn cứ để ngân hàng xác định việc chuyển tiền ra nước ngoài có gắn với giao dịch mua hàng trong hoạt động chuyển khẩu hay không.

Thứ hai, phải cung cấp hợp đồng bán chính hàng hóa đó

Ngân hàng không chỉ kiểm tra hợp đồng mua mà phải kiểm tra đồng thời hợp đồng bán hàng hóa trong cùng giao dịch chuyển khẩu.

Khoản 1 Điều 3 Thông tư 43/2026/TT-NHNN xác định hoạt động thanh toán chuyển khẩu gồm hai giao dịch riêng:

• Chuyển tiền thanh toán theo hợp đồng mua hàng hóa;
• Nhận tiền theo hợp đồng bán hàng hóa. 

Hợp đồng mua và hợp đồng bán phải liên quan đến chính hàng hóa đó trong cùng một giao dịch kinh doanh chuyển khẩu.  

Vì vậy, thương nhân phải cung cấp hồ sơ để ngân hàng đối chiếu được ít nhất:

• Hàng hóa theo hợp đồng mua;
• Hàng hóa theo hợp đồng bán;
• Mối liên hệ giữa hai hợp đồng trong cùng một giao dịch chuyển khẩu;
• Dòng tiền chuyển ra theo hợp đồng mua và dòng tiền nhận về theo hợp đồng bán.

Thương nhân không thể chỉ xuất trình hợp đồng mua hàng để yêu cầu chuyển tiền mà không có hồ sơ giúp ngân hàng xác định hợp đồng bán tương ứng của chính lô hàng chuyển khẩu đó.

Thứ ba, cung cấp các chứng từ khác theo yêu cầu của ngân hàng

Khoản 1 Điều 6 Thông tư 43/2026/TT-NHNN không giới hạn hồ sơ chỉ ở hai hợp đồng trên mà yêu cầu thương nhân:

“Xuất trình các loại giấy tờ, chứng từ theo quy định của ngân hàng được phép...” 

Đồng thời, khoản 2 Điều 5 yêu cầu ngân hàng:

“...xem xét, kiểm tra, lưu giữ các giấy tờ và chứng từ phù hợp với các giao dịch thực tế...” 

Ngoài hợp đồng mua và hợp đồng bán, ngân hàng có thể yêu cầu các giấy tờ, chứng từ khác phù hợp với giao dịch thực tế để kiểm tra việc mua ngoại tệ, thanh toán và chuyển tiền. Việc cần nộp thêm chứng từ nào sẽ căn cứ vào quy định của ngân hàng được phép và đặc điểm của giao dịch thực tế.

2. Ngoài hồ sơ, thương nhân phải cung cấp thông tin gì về tiền bán hàng?

Bên cạnh giấy tờ, chứng từ phục vụ giao dịch mua ngoại tệ và chuyển tiền ra nước ngoài, thương nhân còn phải cung cấp cho ngân hàng thông tin về nguồn tiền nhận về từ hợp đồng bán hàng hóa.

2.1. Phải cung cấp thông tin về nguồn tiền nhận từ hợp đồng bán

Khoản 2 Điều 6 Thông tư 43/2026/TT-NHNN quy định:

“Cung cấp thông tin nguồn tiền nhận về từ hợp đồng bán hàng hóa để ngân hàng được phép thống kê, theo dõi số liệu chuyển tiền ra và nhận tiền về trong cùng một giao dịch kinh doanh chuyển khẩu...” 

Theo đó, trong cùng một giao dịch chuyển khẩu, ngân hàng phải theo dõi được hai chiều của dòng tiền:

• Tiền chuyển ra nước ngoài để thanh toán hợp đồng mua hàng;
• Tiền nhận về theo hợp đồng bán hàng.

Vì vậy, thương nhân phải cung cấp cho ngân hàng thông tin để xác định khoản tiền nhận về đó phát sinh từ hợp đồng bán hàng nào và thuộc giao dịch chuyển khẩu nào.

2.2. Thông tin, chứng từ cung cấp phải chính xác và trung thực

Khoản 1 và khoản 2 Điều 6 đều đặt trách nhiệm trực tiếp lên thương nhân.

Đối với giấy tờ, chứng từ, thương nhân phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của hồ sơ đã xuất trình. 

Đối với thông tin về nguồn tiền nhận từ hợp đồng bán hàng, thương nhân cũng phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của thông tin đã cung cấp cho ngân hàng. Như vậy, hồ sơ và thông tin phải phản ánh đúng giao dịch chuyển khẩu thực tế.

3. Một bộ hồ sơ chuyển khẩu có được sử dụng tại nhiều ngân hàng không?

Khoản 4 Điều 6 Thông tư 43/2026/TT-NHNN quy định:

“Không được sử dụng bộ hồ sơ chứng từ của một giao dịch kinh doanh chuyển khẩu hàng hóa để mua ngoại tệ, thanh toán và chuyển tiền tại nhiều ngân hàng được phép...” 

Quy định này gắn với nguyên tắc tại khoản 4 Điều 3, theo đó hợp đồng mua và hợp đồng bán chính hàng hóa đó trong cùng một giao dịch chuyển khẩu phải được thanh toán, chuyển tiền tại cùng một ngân hàng được phép. 

Do đó, thương nhân không được lấy cùng một bộ hợp đồng và chứng từ của một giao dịch để:

• Mua ngoại tệ tại ngân hàng A;
• Chuyển một phần tiền tại ngân hàng B;
• Tiếp tục dùng chính bộ hồ sơ đó để thanh toán tại ngân hàng C.

Về nguyên tắc, dòng tiền của cùng một giao dịch chuyển khẩu phải được tập trung tại một ngân hàng để ngân hàng có thể theo dõi đầy đủ tiền chuyển ra và tiền nhận về.

Khoản 4 Điều 3 Thông tư 43/2026/TT-NHNN quy định:

“Trường hợp ngân hàng được phép đó không được thực hiện thanh toán, chuyển tiền quốc tế theo quy định của pháp luật thì thương nhân được thanh toán và chuyển tiền trong cùng một giao dịch kinh doanh chuyển khẩu tại một ngân hàng được phép khác.” 

Như vậy, chỉ khi ngân hàng đang thực hiện giao dịch không được phép thực hiện thanh toán, chuyển tiền quốc tế, thương nhân mới được chuyển sang một ngân hàng được phép khác để tiếp tục thực hiện giao dịch.

Trên đây là thông tin về những  giấy tờ, chứng từ thương nhân phải cung cấp khi mua ngoại tệ, thanh toán tiền hàng chuyển khẩu.. Vui lòng xem chi tiết Thông tư 43/2026/TT-NHNN trên LuatVietnam.vn và các tính năng liên quan như: Tình trạng hiệu lực, Lược đồ...