Thủ tục chứng nhận chất lượng phụ tùng xe cơ giới thuộc Bộ Quốc phòng được thực hiện thế nào, thời hạn bao lâu?

1. Hồ sơ đề nghị chứng nhận chất lượng phụ tùng xe cơ giới 

1.1. Hồ sơ đối với phụ tùng xe cơ giới nhập khẩu

Khoản 1 Điều 13 Thông tư 137/2026/TT-BQP quy định:

"Cơ quan có thẩm quyền được giao nhiệm vụ trực tiếp mua sắm lập 01 bộ hồ sơ đề nghị chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường phụ tùng xe cơ giới theo danh mục quy định tại Phụ lục II kèm theo Thông tư này nộp trực tiếp hoặc gửi qua quân bưu hoặc dịch vụ bưu chính công ích hoặc trên môi trường điện tử về Cục Xe máy - Vận tải."

Theo khoản 2 Điều 13, hồ sơ gồm 07 thành phần:

1. Công văn đề nghị chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường theo Mẫu số 04 tại Phụ lục I.
2. Bản sao quyết định của cấp có thẩm quyền giao nhiệm vụ mua sắm.
3. Bản chụp hợp đồng mua bán phụ tùng nhập khẩu giữa cơ quan được giao nhiệm vụ trực tiếp mua sắm với đơn vị nhập khẩu.
4. Bản sao Giấy xác nhận hàng hóa nhập khẩu phục vụ nhiệm vụ quốc phòng.
5. Bản sao chứng từ nhập khẩu có xác nhận của đơn vị nhập khẩu, gồm tờ khai hàng hóa nhập khẩu và các tài liệu liên quan thể hiện danh mục phụ tùng.
6. Bản sao thông tin về phụ tùng thể hiện được các thông số kỹ thuật.
7. Chứng nhận về chất lượng phụ tùng của cơ quan có thẩm quyền nước ngoài (nếu có) hoặc báo cáo kết quả thử nghiệm phụ tùng mẫu đạt yêu cầu theo Phụ lục III của cơ sở thử nghiệm có năng lực.

Như vậy, hồ sơ đối với phụ tùng nhập khẩu phải có những tài liệu xác định nhiệm vụ mua sắm, nguồn gốc nhập khẩu, thông số kỹ thuật và tài liệu chứng minh chất lượng của phụ tùng.

1.2. Hồ sơ đối với phụ tùng sản xuất, lắp ráp trong nước

Khoản 1 Điều 14 Thông tư 137/2026/TT-BQP quy định đơn vị đặt hàng hoặc cơ sở sản xuất, lắp ráp trong Quân đội lập 01 bộ hồ sơ đề nghị chứng nhận chất lượng đối với phụ tùng thuộc danh mục tại Phụ lục II.

Theo khoản 2 Điều 14 Thông tư, hồ sơ gồm:

1. Công văn đề nghị chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường theo Mẫu số 04 tại Phụ lục I.
2. Bản sao quyết định của cấp có thẩm quyền giao nhiệm vụ mua sắm hoặc đặt hàng sản xuất.
3. Bản chụp hợp đồng mua sắm hoặc đặt hàng sản xuất giữa đơn vị đặt hàng với cơ sở sản xuất, lắp ráp.
4. Bản thông tin về phụ tùng thể hiện được các thông số kỹ thuật của đơn vị sản xuất, lắp ráp.
5. Hồ sơ thiết kế sản xuất đã được phê duyệt hoặc công nhận.
6. Kết quả kiểm tra, thử nghiệm phụ tùng; ảnh chụp tổng thể sản phẩm; bản thuyết minh các ký hiệu, số đóng trên sản phẩm. Tài liệu về ký hiệu, ký tự, số đóng trên sản phẩm được cung cấp nếu có.
7. Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng và chứng nhận chất lượng của nhà sản xuất đối với phụ tùng.

Khác với phụ tùng nhập khẩu, hồ sơ đối với phụ tùng sản xuất, lắp ráp trong nước phải có hồ sơ thiết kế đã được phê duyệt hoặc công nhận, cùng kết quả kiểm tra, thử nghiệm và tài liệu về chất lượng xuất xưởng.

1.3. Hồ sơ được nộp bằng hình thức nào?

Theo khoản 1 Điều 13 và khoản 1 Điều 14 Thông tư 137/2026/TT-BQP, cơ quan, đơn vị đề nghị chứng nhận được lựa chọn một trong 04 hình thức nộp hồ sơ:

• Nộp trực tiếp;
• Gửi qua quân bưu;
• Gửi qua dịch vụ bưu chính công ích;
• Gửi trên môi trường điện tử.

Cơ quan tiếp nhận: Cục Xe máy - Vận tải thuộc Tổng cục Hậu cần - Kỹ thuật.

2. Trình tự chứng nhận chất lượng và thời hạn cấp Giấy Chứng nhận

2.1. Các bước thực hiện thủ tục chứng nhận

Căn cứ Điều 13, Điều 14 và Điều 15 Thông tư 137/2026/TT-BQP, trình tự thực hiện được tổng hợp như sau:

 Khoản 2 Điều 15 quy định Hội đồng nghiệm thu do Cục trưởng Cục Xe máy - Vận tải quyết định thành lập. Hội đồng tiến hành kiểm tra phụ tùng, đánh giá sự phù hợp với tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và các quy định về chất lượng an toàn kỹ thuật, bảo vệ môi trường.

Kết quả kiểm tra được lập thành biên bản theo Mẫu số 08 tại Phụ lục I ban hành kèm Thông tư.

Hội đồng còn căn cứ báo cáo thử nghiệm hoặc tài liệu kỹ thuật để đối chiếu thông tin, thông số kỹ thuật với phụ tùng thực tế, xác nhận sự phù hợp với quy chuẩn tương ứng. Nếu phụ tùng đạt yêu cầu, Hội đồng trình Cục trưởng Cục Xe máy - Vận tải cấp Giấy Chứng nhận. Trường hợp phụ tùng không đạt yêu cầu, Hội đồng thông báo bằng văn bản để đơn vị liên quan khắc phục, hoàn thiện.

2.2. Thời hạn giải quyết hồ sơ 

Khoản 1 Điều 15 Thông tư 137/2026/TT-BQP quy định:

"a) Trường hợp hồ sơ hợp lệ, trong thời hạn 18 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cục trưởng Cục Xe máy - Vận tải cấp Giấy Chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường phụ tùng xe cơ giới nhập khẩu, sản xuất, lắp ráp trong nước, nếu đủ điều kiện.

b) Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc, Cục Xe máy - Vận tải thông báo bằng văn bản đến đơn vị được Bộ Quốc phòng giao nhiệm vụ trực tiếp mua sắm hoặc cơ sở sản xuất, lắp ráp hoặc đơn vị đặt hàng để bổ sung.

c) Trường hợp không thành lập Hội đồng, trong thời hạn 14 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cục trưởng Cục Xe máy - Vận tải cấp Giấy Chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường phụ tùng xe cơ giới nhập khẩu, sản xuất, lắp ráp trong nước, nếu đủ điều kiện."

Như vậy, thời hạn giải quyết được xác định như sau:

Lưu ý: Thời gian khắc phục, hoàn thiện phụ tùng chưa đạt yêu cầu không tính vào thời hạn cấp Giấy Chứng nhận

2.3. Những trường hợp được chứng nhận mà không phải thành lập Hội đồng nghiệm thu

Khoản 3 Điều 15 Thông tư 137/2026/TT-BQP quy định:

"3. Cấp Giấy Chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường, không thành lập Hội đồng đối với các trường hợp:

a) Phụ tùng nhập khẩu, sản xuất, lắp ráp trong nước để phục vụ mục đích sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hành cho xe cơ giới; số lượng phụ tùng nhập khẩu, sản xuất, lắp ráp dưới 15 sản phẩm;

b) Phụ tùng có cùng nhãn hiệu, thông số kỹ thuật, nhà sản xuất được cấp Giấy Chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường lần trước đó; phụ tùng cùng nhãn hiệu, thông số kỹ thuật, nhà sản xuất với phụ tùng lắp trên xe cơ giới đã được chứng nhận chất lượng."

Theo đó, các trường hợp không thành lập Hội đồng nghiệm thu gồm:

Thứ nhất, đối với phụ tùng phục vụ sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hành

Phụ tùng nhập khẩu, sản xuất, lắp ráp trong nước phục vụ mục đích sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hành cho xe cơ giới, với số lượng phụ tùng dưới 15 sản phẩm theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 15.

Thứ hai, đối với phụ tùng đã có cơ sở chứng nhận chất lượng trước đó

• Phụ tùng có cùng nhãn hiệu, thông số kỹ thuật, nhà sản xuất với phụ tùng đã được cấp Giấy Chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường trước đó.
• Phụ tùng có cùng nhãn hiệu, thông số kỹ thuật, nhà sản xuất với phụ tùng lắp trên xe cơ giới đã được chứng nhận chất lượng.

Đối với các trường hợp này, thời hạn cấp Giấy Chứng nhận là 14 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, nếu đáp ứng điều kiện cấp giấy.

3. Kết quả chứng nhận và thời điểm áp dụng quy định mới

3.1. Giấy Chứng nhận chất lượng phụ tùng được cấp theo mẫu nào?

Khoản 4 Điều 15 Thông tư 137/2026/TT-BQP quy định Giấy Chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường đối với phụ tùng xe cơ giới nhập khẩu, sản xuất, lắp ráp trong nước được cấp theo Mẫu số 10 tại Phụ lục I và lập thành 03 bản có giá trị pháp lý như nhau.

Trong đó:

• 01 bản lưu tại Cục Xe máy - Vận tải.
• 02 bản gửi đơn vị được Bộ Quốc phòng giao nhiệm vụ trực tiếp nhập khẩu, cơ sở sản xuất, lắp ráp hoặc đơn vị đặt hàng.

Đồng thời, tại danh mục mẫu biểu Phụ lục I, mẫu Giấy Chứng nhận đối với phụ tùng xe cơ giới được ghi là Mẫu số 11.

3.2. Trách nhiệm của đơn vị mua sắm, sản xuất, lắp ráp 

Điều 19 Thông tư 137/2026/TT-BQP quy định trách nhiệm của đơn vị mua sắm, đặt hàng và cơ sở sản xuất, lắp ráp như sau:

• Chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, chính xác của thông tin khai báo và tài liệu trong hồ sơ.
• Tuân thủ các quy định, quyết định kiểm tra của cơ quan chức năng.
• Chịu trách nhiệm về nguồn gốc, xuất xứ và chất lượng phụ tùng xe cơ giới.
• Lưu trữ thông tin liên quan đến phụ tùng để phục vụ truy xuất nguồn gốc.
• Chấp hành quy định pháp luật liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ.
• Lưu trữ hồ sơ đăng ký chứng nhận và tài liệu liên quan đến bảo đảm chất lượng theo quy định.

Do đó, trách nhiệm của đơn vị đề nghị chứng nhận không kết thúc khi được cấp Giấy Chứng nhận mà còn bao gồm việc bảo đảm tính chính xác của hồ sơ và lưu trữ tài liệu phục vụ quản lý, truy xuất nguồn gốc.

Trên đây là nội dung về thủ tục chứng nhận chất lượng phụ tùng xe cơ giới thuộc Bộ Quốc phòng và thời hạn giải quyết. Vui lòng xem chi tiết Thông tư 137/2026/TT-BQP cùng các Phụ lục kèm theo trên LuatVietnam.vn để tra cứu đầy đủ thành phần hồ sơ, mẫu biểu, trình tự thực hiện và thời hạn cấp Giấy Chứng nhận.