Thông tư 09/2026/TT-KTNN quy định việc quản lý, nộp lưu và khai thác hồ sơ kiểm toán như thế nào?

1. Thông tư 09/2026/TT-KTNN quy định việc quản lý, nộp lưu và khai thác hồ sơ kiểm toán như thế nào?

Theo Thông tư 09/2026/TT-KTNN, hồ sơ kiểm toán được quản lý từ khâu lập danh mục, sắp xếp, nộp lưu, bảo quản đến khai thác, sử dụng và hủy hồ sơ. Thông tư này áp dụng cho các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước và các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến hoạt động kiểm toán nhà nước.

Danh mục hồ sơ kiểm toán gồm 05 nhóm theo Điều 3 Thông tư 09/2026/TT-KTNN:

• Hồ sơ kiểm toán chung của Đoàn kiểm toán;
• Hồ sơ kiểm toán chi tiết của Tổ kiểm toán;
• Hồ sơ theo dõi, kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán;
• Hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị và khởi kiện trong hoạt động kiểm toán;
• Hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán, gồm kiểm soát chất lượng của đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán và các hồ sơ, tài liệu liên quan đến thanh tra, kiểm soát chất lượng kiểm toán của các cấp.

Đối với việc quản lý hồ sơ, mỗi Đoàn kiểm toán theo Quyết định kiểm toán lập một bộ hồ sơ và lưu theo năm kiểm toán. Đối với hồ sơ theo dõi, kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán được lập và lưu theo từng năm thực hiện và chi tiết theo từng Đoàn kiểm toán. Hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị kiểm toán được tập hợp và lưu trữ theo từng lần giải quyết vụ việc. (khoản 1 Điều 9 Thông tư 09/2026/TT-KTNN)

Hồ sơ kiểm toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn, bảo mật và dễ quản lý. Thời hạn lưu trữ hồ sơ kiểm toán thực hiện theo quy định về thời hạn lưu trữ hồ sơ tài liệu lĩnh vực kiểm toán nhà nước. Đối tượng được khai thác, sử dụng hồ sơ kiểm toán phải tuân theo quy định của pháp luật và Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước. (khoản 1 Điều 10 Thông tư 09/2026/TT-KTNN)

Việc khai thác, sử dụng hồ sơ kiểm toán được thực hiện theo quy định của pháp luật và Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Kiểm toán nhà nước.  (khoản 1 Điều 11 Thông tư 09/2026/TT-KTNN)

2. Hồ sơ kiểm toán được bảo quản như thế nào?

Theo Điều 10 Thông tư 09/2026/TT-KTNN, hồ sơ kiểm toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn, bảo mật, sắp xếp khoa học để dễ quản lý, khai thác, sử dụng.

Đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ số phải được bảo quản an toàn, xác thực, bảo mật trên các phương tiện lưu trữ, bảo đảm giá trị pháp lý, tính đầy đủ, toàn vẹn, bảo đảm an toàn và bảo mật trong quá trình quản lý, khai thác, sử dụng theo quy định của pháp luật và của Kiểm toán nhà nước về bảo quản tài liệu lưu trữ số.

Hồ sơ kiểm toán được bảo quản tại:

• Kho lưu trữ cơ quan Kiểm toán nhà nước do Văn phòng Kiểm toán nhà nước trực tiếp quản lý đối với hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước chuyên ngành và các đơn vị tham mưu;
• Kho lưu trữ các Kiểm toán nhà nước khu vực đối với hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước khu vực.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ kiểm toán thực hiện theo quy định về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu lĩnh vực kiểm toán nhà nước. Đối với hồ sơ có chứa bí mật nhà nước, thời hạn lưu trữ thực hiện theo quy định của pháp luật và của Kiểm toán nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Ai được khai thác hồ sơ kiểm toán và thẩm quyền cho phép thuộc về ai?

Đối tượng được khai thác, sử dụng hồ sơ kiểm toán được thực hiện theo quy định của pháp luật và Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Kiểm toán nhà nước.

Thẩm quyền cho phép và thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ kiểm toán được xác định như sau:

- Hồ sơ kiểm toán đã bàn giao về kho lưu trữ của Kiểm toán nhà nước và các Kiểm toán nhà nước khu vực: Thẩm quyền cho phép và thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ kiểm toán thực hiện theo quy định tại Quy chế công tác văn thư lưu trữ Kiểm toán nhà nước.

- Hồ sơ kiểm toán chưa được bàn giao về kho lưu trữ của Kiểm toán nhà nước và các Kiểm toán nhà nước khu vực:

+ Đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân ngoài Kiểm toán nhà nước phải được sự đồng ý của Tổng Kiểm toán nhà nước;

+ Đối với công chức, viên chức và người lao động thuộc Kiểm toán nhà nước do Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán quyết định.

(theo Điều 11 Thông tư 09/2026/TT-KTNN)

4. Hồ sơ kiểm toán điện tử được quản lý, lưu trữ như thế nào?

Việc số hóa, tạo lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ kiểm toán điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật và của Kiểm toán nhà nước.

Các hồ sơ, tài liệu kiểm toán được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử nếu đảm bảo yêu cầu pháp lý về tài liệu điện tử theo quy định của pháp luật và Kiểm toán nhà nước thì được công nhận tính hợp pháp đại diện cho tài liệu gốc và tích hợp lưu trữ vào hồ sơ kiểm toán điện tử của Kiểm toán nhà nước.
(theo khoản 7 Điều 9 Thông tư 09/2026/TT-KTNN)

5. Hồ sơ kiểm toán hết thời hạn lưu trữ được xử lý thế nào?

Đối với hồ sơ kiểm toán đã hết thời hạn lưu trữ, Điều 12 Thông tư 09/2026/TT-KTNN quy định nếu không có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được huỷ theo quy định của pháp luật và Quy chế công tác văn thư lưu trữ Kiểm toán nhà nước. 

Quy trình tiêu huỷ hồ sơ kiểm toán được thực hiện theo quy định của Kiểm toán nhà nước.

6. Hồ sơ kiểm toán thuộc danh mục bí mật nhà nước được quản lý ra sao?

Căn cứ Điều 13 Thông tư 09/2026/TT-KTNN, chế độ nộp lưu, bảo quản, cung cấp, sao, chụp, chuyển giao, thống kê, khai thác và huỷ hồ sơ kiểm toán thuộc danh mục bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của Kiểm toán nhà nước và các quy định văn bản pháp luật có liên quan.

Trường hợp trong hồ sơ kiểm toán có một hoặc một số tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước thì chỉ những tài liệu này được thực hiện theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, các tài liệu kiểm toán còn lại thực hiện theo quy định hiện hành.

Trên đây là nội dung về “Thông tư 09/2026/TT-KTNN quy định việc quản lý, nộp lưu và khai thác hồ sơ kiểm toán như thế nào?”. Thông tư 09/2026/TT-KTNN có hiệu lực từ ngày 01/11/2026. Vui lòng xem chi tiết văn bản trên LuatVietnam.vn và các tính năng liên quan như: Tình trạng hiệu lực, Lược đồ, Nội dung hợp nhất…