Thời hạn lập danh mục, nộp lưu hồ sơ kiểm toán và bàn giao vào kho lưu trữ là bao lâu?

1. Thời hạn lập danh mục, nộp lưu hồ sơ kiểm toán và bàn giao vào kho lưu trữ là bao lâu?

Theo khoản 2 và khoản 4 Điều 9 Thông tư 09/2026/TT-KTNN, thời hạn lập danh mục và nộp lưu hồ sơ kiểm toán là 30 ngày hoặc chậm nhất 45 ngày tùy loại hồ sơ. Đối với việc bàn giao vào kho lưu trữ, thời hạn được xác định là chậm nhất 01 năm hoặc ngày 31/12 năm tiếp theo, tùy từng trường hợp.

Cụ thể, thời hạn lập danh mục và nộp lưu hồ sơ như sau:

• Hồ sơ Đoàn kiểm toán: Chậm nhất 45 ngày kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm toán.
• Hồ sơ theo dõi, kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán: Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày kết thúc năm thực hiện.
• Hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị kiểm toán: Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày ra quyết định giải quyết khiếu nại hoặc ngày ký công văn về việc trả lời kiến nghị kiểm toán.

Đối với thời hạn bàn giao hồ sơ vào kho lưu trữ:

Chậm nhất 1 năm kể từ ngày Báo cáo kiểm toán được phát hành (đối với hồ sơ Đoàn kiểm toán), từ ngày ra quyết định giải quyết khiếu nại hoặc ngày ký công văn về việc trả lời kiến nghị kiểm toán (đối với hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị kiểm toán), hoặc 31/12 năm tiếp theo (đối với hồ sơ theo dõi thực hiện kiến nghị kiểm toán) đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm nộp hồ sơ vào kho lưu trữ theo quy định tại Điều 10 Thông tư này. Trường hợp cần thiết giữ lại để phục vụ công việc thì thực hiện theo quy định tại Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Kiểm toán nhà nước.

Như vậy, thời hạn lập danh mục, nộp lưu và thời hạn bàn giao vào kho lưu trữ được xác định theo các mốc khác nhau.

Loại hồ sơ	Thời hạn lập danh mục, nộp lưu
Hồ sơ Đoàn kiểm toán	Chậm nhất 45 ngày kể từ ngày phát hành Báo cáo kiểm toán
Hồ sơ theo dõi, kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán	Trong 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm thực hiện
Hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị kiểm toán	Trong 30 ngày kể từ ngày ra quyết định giải quyết khiếu nại hoặc ngày ký công văn trả lời kiến nghị

Riêng trường hợp cần thiết giữ lại hồ sơ để phục vụ công việc thì thực hiện theo Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Kiểm toán nhà nước.

 

2. Việc lập danh mục hồ sơ kiểm toán trước khi nộp lưu được thực hiện như thế nào?

Việc lập danh mục hồ sơ kiểm toán được thực hiện theo khoản 1 Điều 9 Thông tư 09/2026/TT-KTNN như sau:

• Mỗi Đoàn kiểm toán (theo Quyết định kiểm toán) lập một bộ hồ sơ kiểm toán và lưu theo năm kiểm toán (theo năm của Quyết định kế hoạch kiểm toán năm và Quyết định điều chỉnh).
• Hồ sơ theo dõi, kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán được lập và lưu theo từng năm thực hiện và chi tiết theo từng Đoàn kiểm toán.
• Hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị kiểm toán được tập hợp và lưu trữ theo từng lần giải quyết vụ việc.
• Hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý (theo trình tự thời gian và diễn biến công việc), bao gồm: Tên tài liệu, trích yếu nội dung, thời gian của văn bản, tài liệu, thứ tự, số trang của văn bản, tài liệu được sắp xếp trong hồ sơ.
• Trường hợp Đoàn kiểm toán, Tổ kiểm toán có điều chỉnh (như: Dừng hoặc tạm dừng thực hiện kiểm toán...), danh mục hồ sơ được lập theo quy định đến thời điểm cấp có thẩm quyền cho phép điều chỉnh.

3. Ai chịu trách nhiệm lập danh mục và nộp lưu hồ sơ kiểm toán?

Về trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập danh mục và nộp lưu hồ sơ kiểm toán, tại khoản 5 Điều 9 Thông tư 09/2026/TT-KTNN quy định Thủ trưởng đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc nộp lưu hồ sơ kiểm toán theo đúng quy định của Kiểm toán nhà nước.

Các chủ thể có trách nhiệm tổ chức rà soát, phân loại, lập danh mục và nộp hồ sơ gồm:

• Trưởng Đoàn kiểm toán;
• Trưởng Đoàn kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán;
• Phòng hoặc bộ phận được giao theo dõi việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán;
• Phòng hoặc bộ phận được giao giải quyết khiếu nại, kiến nghị trong hoạt động kiểm toán.

Bên cạnh đó, Thông tư còn quy định:

• Hồ sơ kiểm soát chất lượng kiểm toán được tập hợp, lưu trữ cùng hồ sơ kiểm toán của Đoàn kiểm toán, Đoàn kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán;
• Hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị và khởi kiện trong hoạt động Kiểm toán nhà nước được tập hợp, lưu trữ cùng hồ sơ theo dõi việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán.

Đối với hồ sơ kiểm toán thuộc danh mục bí mật nhà nước, việc nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ được thực hiện theo Điều 13 Thông tư 09/2026/TT-KTNN.

4. Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ ở đâu trước và sau khi bàn giao vào kho?

4.1. Nơi lưu trữ trước khi bàn giao

Theo khoản 3 Điều 9 Thông tư 09/2026/TT-KTNN:

Trước khi nộp kho lưu trữ theo quy định, hồ sơ kiểm toán được lưu trữ tại phòng/bộ phận trực thuộc đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quyết định và phải bảo đảm các điều kiện về an toàn, bảo mật theo quy định.

Theo đó, hồ sơ kiểm toán chưa đến thời điểm bàn giao vào kho lưu trữ được bảo quản tại phòng hoặc bộ phận trực thuộc đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quyết định.

Việc lưu trữ tại phòng hoặc bộ phận này phải bảo đảm điều kiện an toàn và bảo mật theo quy định.

4.2. Nơi bảo quản sau khi bàn giao

Sau khi bàn giao, khoản 2 Điều 10 Thông tư 09/2026/TT-KTNN nêu rõ:

Hồ sơ kiểm toán được bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan Kiểm toán nhà nước do Văn phòng Kiểm toán nhà nước trực tiếp quản lý (đối với hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước chuyên ngành và các đơn vị tham mưu), kho lưu trữ các Kiểm toán nhà nước khu vực (đối với hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước khu vực).

Như vậy, nơi bảo quản hồ sơ kiểm toán sau khi bàn giao được xác định theo đơn vị có hồ sơ, gồm kho lưu trữ cơ quan Kiểm toán nhà nước và kho lưu trữ các Kiểm toán nhà nước khu vực.

Trên đây là nội dung về “Thời hạn lập danh mục, nộp lưu hồ sơ kiểm toán và bàn giao vào kho lưu trữ là bao lâu?” theo Thông tư 09/2026/TT-KTNN. Vui lòng xem chi tiết văn bản trên LuatVietnam.vn cùng các tiện ích tra cứu như Tình trạng hiệu lực, Lược đồ và Nội dung hợp nhất.